Tools und Software
Digitale Dokumentenlenkung sorgt für Effizienzsteigerung und Compliance
Nutzung von Software treibt die Digitalisierung voran – Revisionssicherheit und Datenintegrität
Von einer Digitalisierung des Personalwesen profitiert mitunter das gesamte Unternehmen. ► Erfahren Sie hier mehr zu den Vorteilen der HR-Digitalisierung.
Der digitale Wandel wirkt sich mit seinen Innovationen auf jeden Bereich der Arbeitswelt aus – so auch auf die Digitalisierung des Personalmanagements. Dennoch scheint die digitale Transformation in der HR hier eher schleppend vonstattenzugehen. Wir haben in diesem Artikel sieben gute Gründe zusammengestellt, warum Sie das Thema Personalmanagement 4.0 jetzt angehen sollten.
Was bedeutet Digitalisierung im Personalmanagement?
Die Digitalisierung in der HR beschreibt den Einsatz von digitalen Technologien in den Kernbereichen der Human Resources von Unternehmen. Das heißt, dass beispielsweise Softwares wiederkehrende und zeitaufwändige Prozesse im Personalmanagement verändern, indem sie sie automatisiert bearbeiten. Dazu gehören beispielsweise HR-Prozesse wie die Urlaubs- und Dienstplanung, aber auch das Bewerbermanagement und viele weitere Workflows, die es zu digitalisieren gilt. Eines der Ziele: Das Personalmanagement 4.0 soll künftig mehr Zeit für strategische Aufgaben haben, zu denen etwa die Gewinnung von Talenten und Fachkräften zählt.
Wozu dient die Digitalisierung im Personalmanagement?
Personalabteilungen haben eine zentrale Rolle in Unternehmen. Sie sorgen dafür, dass die Belegschaft der Zukunft ins Unternehmen wächst, dass Mitarbeiter geschult werden und die Mitarbeiterzufriedenheit sichergestellt ist. Zusätzlich sind Personalabteilungen mit buchhalterischen Aufgaben wie dem Anlegen und Führen von Personalakten, Entgeltabrechnungen sowie der allgemeinen Personaldatenverwaltung betraut.
Viele Gründe für die Digitalisierung in der Personalabteilung
All diese Aktivitäten stellen Kernprozesse im Unternehmen dar, die mit wachsender Komplexität und Schnelligkeit analog nur schwerlich zu bewältigen sind. Somit gibt es eine Menge Gründe für die Digitalisierung der HR-Abteilung. Durch sie tritt nämlich eine Verbesserung bei den administrativen Aufgaben wie auch einer ganzen Menge weiterer Prozesse ein, von der Talent-Akquise bis zur Personalentwicklung.
7 Vorteile der Digitalisierung im Personalmanagement
Obwohl die Digitalisierung im Personalwesen und den HR-Services einige Herausforderungen mit sich bringt, so profitieren Unternehmen dennoch auf den verschiedensten Ebenen von der Umstellung:
1. Schnellere Prozesse durch zentrale Ablage
Die ewige Suche nach dem richtigen Dokument im überfüllten Aktenschrank – in Deutschland tritt dieses Szenario noch immer häufig auf. Lange Suchen kosten Zeit und sorgen für Frustration unter Mitarbeitern. Auch Informationssilos und eigenbrötlerisches Informationsmanagement ziehen Prozesse in die Länge und beeinträchtigen im Worst Case das gesamte Unternehmen.
Personalakten digitalisieren und Dokumente schnell finden
Durch die Digitalisierung von Personalakten und die Ablage in einem zentralen DMS beispielsweise reduziert sich die Suche nach Informationen auf wenige Klicks. Davon profitieren neben den Mitarbeitern in der Personalabteilung auch die restlichen Mitarbeiter im Unternehmen, die flexibel jederzeit auf ihre Personalakte zugreifen können.
2. Höhere Mitarbeiterzufriedenheit
Gerade im Rahmen von „New Work“ und des stärker werdenden „War for Talent“ nimmt die Digitalisierung des Personalmanagements an Bedeutung zu. Digitale Unternehmen, die flexible Formen der Arbeit, beispielsweise durch ein zentrales Dokumentenmanagementsystem möglich machen, erfreuen sich unter Arbeitnehmern großer Beliebtheit.
Digitale Transformation fördert Arbeit im Personalmanagement
Die Mitarbeiter in der Personalabteilung profitieren dabei besonders im administrativen Bereich von der Digitalisierung. Automatische Workflows, Übersichtlichkeit und Transparenz sorgen dafür, dass die tägliche Arbeit angenehmer wird und Ihre Mitarbeiter sich auf die Aufgaben konzentrieren können, die wichtig sind.
3. Rechtssichere Einhaltung von Compliance-Vorgaben
Gerade im Personalbereich ist das Thema Compliance eines der größten Anliegen. Mit der Einführung eines Dokumentenmanagementsystems müssen Unternehmen keine Angst mehr davor haben, dass wichtige Dokumente, z.B. Personalakten, digital verloren gehen könnten. Auch bezüglich Revisionssicherheit und Nachvollziehbarkeit sind Unternehmen mit einem DMS bestens gerüstet.
4. Übersichtliches Fristenmanagement
Durch die Digitalisierung der Prozesse in der HR-Abteilung wird das Einhalten von Fristen zum Kinderspiel. Die meisten Versäumnisse von Fristen finden statt, weil Prozesse aufgrund von unübersichtlicher Zettelwirtschaft vergessen oder übersehen werden. Auch dezentrale Kalender sind ein Problem.
Digitalisierung für mehr Transparenz
Digitales Workflowmanagement bringt Übersicht in diesen Prozess. Jeder Mitarbeiter kann einsehen, welchen Status ein Projekt hat, sodass die Prozesse reibungslos und transparent ablaufen. Tools wie die digitale Signatur steigern die Effizienz zusätzlich durch eine Minimierung von Medienbrüchen.
5. Eliminierung von Fehlerquellen
Bei der analogen Bearbeitung von Dokumenten passieren regelmäßig Fehler, denn Menschen unterlaufen natürlicherweise Irrtümer. Digitale Tools und ein automatisiertes Workflowmanagement schaffen Abhilfe, indem sie repetitive und besonders fehleranfällige Aufgaben übernehmen und im Rahmen der Prozessoptimierung verbessern.
Automatisierte Prozesse sind effizienter
Durch die Optimierung haben Unternehmen die Sicherheit, dass Prozesse reibungslos ablaufen und Fehler minimiert werden. Verantwortliche nehmen Mitarbeitern so zusätzliche Last von den Schultern. Zudem sind automatisierte Arbeitsabläufe deutlich effizienter als die händische Verarbeitung von Daten.
6. Zukunftsorientierung des Personalmanagements
Die digitale Transformation des Personalmanagements wirkt sich auf alle Prozesse des Personalwesens aus: Onboarding, Recruiting, Bewerbermanagement, Trainings von Mitarbeitern und auf die allgemeinen, administrativen Aufgaben. Mit einer Digitalisierung stellen Sie Ihr Unternehmen für die Anforderungen der Zukunft auf. Dazu gehört beispielsweise der Wunsch von Arbeitnehmer nach flexiblen Arbeitszeiten und -orten.
Digitale HR kann bei jungen Talenten punkten
Im Gegensatz zu früheren Anforderungen stehen heute mitunter nachhaltige Beziehungen zu Mitarbeitern im Mittelpunkt der Bemühungen von Unternehmen. Wer im „War for Talents“ bestehen will, muss potenziellen Mitarbeitern Vorteile bieten – die Digitalisierung der Personalabteilung ist dafür der erste Schritt.
7. Einsparung von Lagerplatz, Papier und Kosten
Wie viel Platz rauben Ihnen die Aktenschränke in Ihrem Büro? Wie viel Papier wird tagtäglich verschwendet, und wie hoch sind die Kosten für diese Ressourcen? Fakt ist: Ein Mitarbeiter druckt rund 25 Seiten am Tag aus. Auf ein Jahr gerechnet sind das 5.570 Seiten. Rechnet man das auf das ganze Unternehmen hoch, ist der Papierverbrauch und der dafür benötigte Lagerplatz immens.
Digitale Personalakte hilft, Ressourcen zu schonen
Ein digitales Archiv optimiert jeden dieser drei Faktoren. Es spart Platz, minimiert den Papierbedarf und spart Geld, das Unternehmen alternativ häufig für überflüssige Ausdrucke ausgeben. Mit einer digitalen Lösung, wie beispielsweise durch das Digitalisieren von Personalakten, sparen Sie also nicht nur Kosten, sondern tun gleichzeitig auch etwas für die Umwelt.
Fazit
Die Digitalisierung der Personalabteilung ist ein großes Projekt mit vielen Herausforderungen, das aber umso größere Vorteile für Unternehmen bereithält – für nahezu alle Bereiche einer Unternehmung. Das Personalmanagement 4.0 sollte heutzutage bei Unternehmen jeder Branche und Größe auf der Agenda stehen.
