Aufbewahrungspflicht digital umsetzen

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Für viele Unternehmensdokumente gilt eine Aufbewahrungspflicht

Aufbewahrungspflicht digital umsetzen

Wie Unternehmen ihre Geschäftspapiere GoBD-konform elektronisch archivieren

 Eine saubere Buchhaltung steht für ein solide wirtschaftendes Unternehmen. Deshalb ist Unternehmern sehr daran gelegen, ihre Geschäftspapiere und Unterlagen rechtssicher und fristgerecht zu archivieren – für die betriebliche Steuererklärung etwa. Gewerbetreibende können heutzutage auf revisionssichere Software zurückgreifen, um ihrer Aufbewahrungspflicht in der Buchhaltung unkompliziert nachzukommen.

Was ist die Aufbewahrungspflicht?

Die Aufbewahrungspflicht für bestimmte Geschäftsunterlagen und Dokumente wie Rechnungen und Kontoauszüge ist für Unternehmen in vielen Branchen im Handels- und Steuerrecht festgeschrieben. Sonderregelungen gibt es beispielsweise in der öffentlichen Verwaltung, Pharmaforschung, Krankenhäusern oder der Energieerzeugung. 

Die festgelegten Aufbewahrungsfristen ermöglichen es den Behörden, für einen bestimmten Zeitraum abgeschlossene Geschäftsvorgänge nachzuvollziehen und zu kontrollieren. Ein Beispiel für eine solche Kontrolle ist die Betriebsprüfung. Ein weiterer Fall steht im Zusammenhang mit der Gewährleistungspflicht beim produzierenden Gewerbe. Im Falle einer Produkthaftung ist es so möglich, auf beweiskräftige Geschäftsunterlagen zurückzugreifen.

Revisionssichere Archivierung von Geschäftspapieren

Wie eine revisionssichere Archivierung auszusehen hat, hat das Bundesfinanzministerium in den „Grund­sät­zen zur ord­nungs­mä­ßi­gen Füh­rung und Auf­be­wah­rung von Bü­chern, Auf­zeich­nun­gen und Un­ter­la­gen in elek­tro­ni­scher Form so­wie zum Da­ten­zu­griff (GoBD)“ festgehalten. Die Buchhaltung muss demnach unter anderem:

  • nachvollziehbar und nachprüfbar sein
  • vollständig und lückenlos sein
  • korrekt sein und der Wahrheit entsprechen
  • systematisch und chronologisch geordnet sein
  • unveränderbar sein
  • durch ein internes Kontrollsystem gesichert sein
  • die Datensicherheit gewährleisten
  • lesbar und maschinell auswertbar sein

Für welche Dokumente gilt eine Aufbewahrungspflicht?

Jeder Gewerbetreibende, der nach dem Steuer- und Handelsrecht zum Führen von Büchern und Aufzeichnungen verpflichtet ist, muss diese auch aufbewahren. In der Regel liegt die Aufbewahrungsfrist für Geschäfts- und Steuerunterlagen bei 6 bzw. 10 Jahren. In Ausnahmefällen kann die verpflichtende Aufbewahrung der Dokumente auch 30 Jahre betragen. Das gilt etwa für Unterlagen aus gerichtlichen Verfahren wie Prozessakten.

Grundsätzlich aber gelten für sämtliche Geschäftsunterlagen, die für die Buchhaltung wichtig sind, Aufbewahrungsfristen von 10 Jahren. Alle weiteren Akten und Dokumente sind für 6 Jahre zu archivieren. Fast alle Dokumente können in digitaler Form aufbewahrt werden. Eröffnungsbilanzen, Konzernabschlüsse und Jahresabschlüsse sind davon ausgeschlossen. Sie müssen als Originale aufgehoben werden. Die Aufbewahrungspflicht beginnt jeweils mit dem Ende des Kalenderjahres. Für allgemeine Personalunterlagen gibt es übrigens keine gesetzlich festgelegten Aufbewahrungspflichten.

Welche Geschäftspapiere sind 10 Jahre aufzubewahren?

In Unternehmen gelten gesetzliche Aufbewahrungsfristen von 10 Jahren für Dokumente wie Buchführungsunterlangen mit Buchfunktion. Hier ein Überblick über Dokumente, die einer zehnjährigen Pflicht zur Aufbewahrung unterliegen:

  • Abrechnungsunterlagen
  • Lieferscheine als Bestandteil von Rechnungen
  • Rechnungen (Aus- und Eingang)
  • Bankbelege, Buchungsbelege, Kassenbelege
  • Betriebskostenrechnung
  • Bewirtungsbelege
  • Bilanzen
  • Gewinn- und Verlustrechnung
  • Handelsbücher
  • Inventare
  • Jahresabschluss
  • Kassenbücher
  • Quittungen
  • Reisekostenabrechnung
  • Wareneingangs- und -ausgangsbücher
  • Zahlungsanweisungen

Welche Geschäftspapiere sind 6 Jahre aufzubewahren?

Für nahezu alle weiteren Unterlagen gilt eine Aufbewahrungsfrist von 6 Jahren. Darunter fallen Dokumente, die in der Buchführung beispielsweise die Lohnsteuer betreffen. Ein Überblick über Aktentypen, die 6 Jahre lang archiviert werden müssen:

  • Angebote, aus denen Aufträge wurden
  • Bankbürgschaften
  • Betriebsprüfungsberichte (steuerliche Außenprüfung)
  • Einfuhr- und Exportunterlagen
  • Geschäftsbriefe (Eingang und Ausgang)
  • Handelsbriefe
  • Mahnungen (Eingang und Ausgang)
  • Preislisten
  • Schriftwechsel
  • Versicherungspolicen (nach Ablauf)

 

 

Die Aufbewahrungspflicht gelingt mit einem digitalen Archiv

Wie halten Unternehmen die Aufbewahrungspflicht ein?

Die Einhaltung der Aufbewahrungsfristen kostet Unternehmen, die noch mit Papierakten arbeiten, viel Zeit und Platz. Digitale

Die digitale Transformation hat bei vielen Unternehmern und Gewerbetreibenden bereits zu einem Umdenken geführt: weg vom physischen Aktenarchiv – hin zum GoBD-konformen, digitalen Archiv. „Scan to shredder“ ist ein möglicher erster Schritt zum papierlosen Büro. PAPERLESS SOLUTIONS macht all das möglich.

GoBD-konformes, digitales Archiv für Geschäftspapiere

Mit einem GoBD-konformen, digitalen Archiv ist die rechtssichere und revisionssichere Aufbewahrung und Archivierung von Dokumenten einfach und platzsparend möglich. PAPERLESS SOLUTIONS integriert in wenigen Schritten eine   in Unternehmen, um im Falle einer Kontrolle die Nachvollziehbarkeit und Vollständigkeit der Aktenführung gewährleisten zu können.

Die zentralen Aspekte bei der GoBD-konformen Buchhaltung lassen sich mit einem Dokumentenmanagement-System umsetzen. Ein gutes Hilfsmittel für den Einstieg ist die Einführung der digitalen Akte. Thematisch zusammengehörende Dokumente und Daten können so strukturiert nach Aktenplan abgespeichert und dauerhaft archiviert werden.

Geschäftspapiere und Datenträger richtig entsorgen

Für die Vernichtung von Akten und digitalen Datenträgern gilt die DIN-Norm 66399. Sie klassifiziert Dokumente in Papierform oder auf digitalen Datenträgern in Schutzstufen, die von Stufe 1 (interne Dokumente) bis Stufe 7 (streng geheim) reichen.

Beim Vernichten von Papierakten gilt: Sie sollten so geschreddert werden, dass ein nachträgliches Zusammensetzen ausgeschlossen ist. Je höher die Schutzstufe ist, desto kleiner sind Dokumente zu schreddern. Das kann im Unternehmen selbst mit einem speziellen Aktenvernichter geschehen. Es gibt aber auch Dienstleister, die auf die Entsorgung von Akten spezialisiert sind.

Für digitale Datenträger, die unternehmensinterne Dokumente enthalten und nicht mehr benötigt werden, gilt dasselbe. Sie sind ebenfalls je nach Schutzstufe zu zerkleinern.

Vorteile eines digitalen Archivs bei der Aufbewahrungspflicht

Ein digitales Archiv lässt sich entweder auf digitalen Datenträgern on-premesis, oder in der Cloud auf gemietetem Server-Speicherplatz einrichten. Die digitale Archivierung von Geschäftsunterlagen in einem DMS bietet allerlei Vorteile hinsichtlich der Aufbewahrungspflicht gegenüber dem Papierarchiv. Dazu gehören:

  • Datenschutz und Datensicherheit durch Zugriffsbeschränkungen
  • Hinterlegen von Aufbewahrungsfristen für Dokumente und Daten
  • Sofortige Verfügbarkeit, Lesbarkeit und Auswertbarkeit
  • Schnelle Auffindbarkeit durch Volltextsuche
  • Versionierung macht Änderungen an Dokumenten nachvollziehbar
  • Originaldokumente bleiben immer erhalten
  • Vollständigkeit und Nachvollziehbarkeit von wirtschaftlichen Vorgängen durch digitale Akten
  • DSGVO- und GoBD-konforme Archivierung, z.B. im DMS d3ecm

Fazit

Die digitale Archivierung ist für Unternehmen die optimale Lösung, um Aufbewahrungsfristen einzuhalten und zugleich dem Datenschutz und der Datensicherheit zu entsprechen. In einem DMS gelingt die revisionssichere Aufbewahrung von Dokumenten in digitalen Akten schnell, effizient sowie DSGVO- und GoBD-konform. Das heißt: Wann immer eine Unternehmensprüfung ansteht oder Dokumente aus anderen Gründen angefordert werden, sind alle Daten stets so aufbereitet, dass sie den gesetzlichen Anforderungen entsprechen. Sie sind schnell verfügbar, vollständig, systematisch geordnet und sofort lesbar und auswertbar.

FAQ

Wie lange muss ich Geschäftsunterlagen aufbewahren?

Die Aufbewahrungspflicht für Geschäftsunterlagen mit Buchfunktion beträgt in der Regel 10 Jahre. Für fast alle anderen Geschäftspapiere gilt eine Aufbewahrungsfrist von 6 Jahren. Unterlagen aus beispielsweise gerichtlichen Verfahren müssen sogar 30 Jahre lang aufbewahrt werden.

Was muss 6 Jahre aufbewahrt werden?

Gesetzliche Aufbewahrungsfristen von 6 Jahren gelten in Unternehmen zum Beispiel für Dokumente, die die Lohnsteuer betreffen. Aber auch für folgende Dokumente: Angebote, aus denen Aufträge wurden, Bankbürgschaften, Betriebsprüfungsberichte, Einfuhr- und Exportunterlagen, Geschäftsbriefe und Mahnungen.

Was muss 10 Jahre aufbewahrt werden?

Gesetzliche Aufbewahrungsfristen von 10 Jahren gelten in Unternehmen für Buchführungsunterlangen mit Buchfunktion, zum Beispiel: Abrechnungsunterlagen, Buchungsbelege, Eingangsrechnungen, Gewinn- und Verlustrechnung, Jahresabschluss, Wareneingangs- und -ausgangsbücher und Zahlungsanweisungen.

In unserem Webcast stellen wir Ihnen die aktuelle Version des GoBD vor und wie Sie in Ihrem Unternehmen revisionssicher die Ablage bewerkstelligen

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GoBD 2020 – digital und revisionssicher Archivieren

Erfahren Sie in unserem Webinaraufzeichnung welche Neuerungen die GOBD 2020 mit sich bringt, was Verfahrensdokumentation bedeutet und warum dies der erste Schritt in ein digitales Archiv ist.

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