Digital Readiness: Der Weg zu smarten Prozessen

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Unternehmen profitieren in puncto Flexibilität von Digital Readiness

Digital Readiness: Der Weg zu smarten Prozessen

Sind Sie reif für die Digitalisierung, oder hinken Sie hinterher?

Digitale Workflows ersetzen alte Arbeitsweisen

Die Digitalisierung in der Arbeitswelt ist ein zukunftsweisendes Ziel für jedes Unternehmen. Nicht nur Großkonzerne, auch kleine und mittelständische Unternehmen (KMU) verschaffen sich durch den Einsatz digitaler Technologien einen großen Vorteil gegenüber der Konkurrenz.

Die digitale Transformation stellt alte Arbeitsweisen auf den Prüfstand. Innovative digitale Workflows sollen an Ihre Stelle treten. Effizienz, Nachhaltigkeit und Wirtschaftlichkeit sind die unschlagbaren Argumente, die für fortschreitende Digitalisierungsprozesse in KMU sprechen. Um das zu erreichen, ermitteln Unternehmen immer häufiger den digitalen Reifegrad als Messwert für den Stand Ihrer Digitalisierung.

Was ist Digital Readiness?

Die Digital Readiness, zu Deutsch digitaler Reifegrad, beschreibt die digitale Wandlungsfähigkeit eines Unternehmens, um die Wettbewerbsfähigkeit zu steigern. Das Messinstrument verdeutlicht, in welchen Bereichen das Unternehmen digital bereits gut aufgestellt ist und wo noch Handlungsbedarf besteht. Denn digitale Anwendungen und Technologien sind notwendig, um effizient zu wirtschaften und wegweisende Ideen zu entwickeln.

Digitale Kompetenz treibt Innovation voran

Digitale Kompetenz, die in Unternehmen gelebt und vermittelt wird, treibt Innovation an. Je höher der eines Unternehmens ist, desto flexibler kann es auf eine Marktveränderung reagieren. Ein Beispiel ist die digitale Disruption, also eine digitale Innovation, die herkömmliche Produkte oder Dienstleistungen plötzlich ablöst. Im besten Fall sorgt ein Unternehmen selbst für eine solche digitale Disruption. Ein Beispiel für die digitale Disruption eines Marktes stellt das Geschäftsmodell von Airbnb dar. Der Online-Marktplatz für zumeist private Unterkünfte und Ferienwohnungen hat das klassische Reise- und Hotelgewerbe ziemlich unter Druck gesetzt.

 

Strategie zur Digitalisierung braucht konkrete Ziele

Vorweg die gute Nachricht: Die digitale Transformation Ihres Unternehmens ist eine gut lösbare Aufgabe. Voraussetzung: Es braucht eine Strategie für den internen digitalen Wandel, und damit konkrete Ziele. Zwei Beispiele: Sie möchten das physische Aktenarchiv durch digitale Akten ersetzen, also eine rein digitale Archivierung aufbauen. Oder Ihre Vision ist das ressourcenschonende, papierlose Büro. Diese Schritte gehen Sie dann am erfolgreichsten, wenn Sie Digitalisierungs-Experten wie Paperless Solutions zu Rate ziehen.

Digitale Kompetenz fördert Digitalisierungsprozesse

Wer vor der Planung und Umsetzung digitaler Maßnahmen wissen möchte, wie es um den digitalen Reifegrad des eigenen Unternehmens bestellt ist, kann eine Analyse der „Digital Readiness“ durchführen. Das Digital Readiness Assessment ist eine Möglichkeit, den Digital Readiness Score zu ermitteln. Denn fest steht: Das Wissen um die digitale Kompetenz im eigenen Unternehmen ist für das Gelingen der Digitalisierungsprozesse ein großer Vorteil.

 

Wie kann man Digital Readiness messen?

Der digitale Reifegrad eines Unternehmens wird unter anderem mit dem Digital Readiness Assessment ermittelt. Dabei handelt es sich um ein systematisches Analyseverfahren, an dessen Ende der Digital Readiness Score (auch Digital Readiness Index) steht. Er macht den digitalen Reifegrad von Unternehmen vergleichbar und ermöglicht eine treffende Beurteilung der Gesamtsituation.

Untersucht werden dabei fünf Bereiche, die jeweils auf einer Skala von 1 (schlechtester Wert) bis 10 (bester Wert) bewertet werden. Die Summe ergibt den Digital Readiness Score. Aus den Einzelauswertungen ergeben sich entsprechende Handlungsempfehlungen. Diese werden priorisiert und in eine ganzheitliche Strategie überführt.

Die fünf Bereiche des Digital Readiness Assessments

Fünf Bereiche haben Einfluss auf den Digital Readiness Score
  1. Strategie: Welche Ziele sollen mit der Digitalisierung in Ihren Unternehmen oder KMU erreicht werden? Eine gute Strategie ist nämlich die Basis für digitale Workflows, die nachhaltig wirken und Kosten sparen. Ein einheitliches Verständnis von digitaler Transformation sollte im gesamten Unternehmen vorherrschen.
  2. Kunden: Wie ist es um die Digital Readiness Ihrer Kunden bestellt? Welche Anforderungen stellen sie zum Beispiel an die Kommunikation oder den Datenaustausch und können Sie diese erfüllen?
  3. Wettbewerb: Die Digital Readiness der Mitbewerber entscheidet darüber, wie wettbewerbsfähig Ihr Unternehmen ist. Ein Vergleich legt die eigenen Stärken und Schwächen offen.
  4. Organisation: Die digitale Transformation sollte ein fester Bestandteil Ihrer Betriebsorganisation sein. Das bedeutet: Ihr Team sollte technologischen Änderungen offen gegenüberstehen und den digitalen Wandel aktiv unterstützen. Dazu zählt auch die Bereitschaft, individuelle Kompetenzen aufzubauen.
  5. Technologie: Welche Technologien verwenden Sie in Bereichen wie Administration, Vertrieb, Marketing oder interner Kommunikation? Die Analyse stellt den digitalen Ist-Zustand Ihres Unternehmens fest und legt Optimierungspotenziale offen. Seien Sie im besten Falle digitaler Vorreiter, nicht digitaler Nachzügler.

Die Vorteile von Digital Readiness im Unternehmen

Ein hoher digitaler Reifegrad (Englisch: Digital Maturity) bringt Unternehmen deutliche Wettbewerbsvorteile gegenüber Konkurrenten, deren digitale Transformation weniger weit vorangeschritten ist. Wer über eine hohe digitale Kompetenz im Unternehmen verfügt, kann:

  • kürzere Produktentwicklungszeiten realisieren
  • effizientere Kostenstrukturen aufbauen
  • bessere und vielfältigere Vertriebskanäle nutzen
  • mit Agilität und Flexibilität auf neue Entwicklungen am Markt reagieren
  • viel schneller neue digitale Workflows implementieren

Außerdem sind Unternehmen mit einem hohen digitalen Reifegrad eher in der Lage, selbst Innovationen hervorzubringen, sich so an die Spitze des Marktes zu setzen und disruptiv auf den Markt einzuwirken. Mitbewerber, deren Digital Readiness Index deutlich geringer ist, drohen so den Anschluss zu verlieren oder gar gänzlich aus dem Markt auszuscheiden.

Digital Readiness Check für Mitarbeiter

Die Digital Readiness lässt sich nicht nur für Unternehmen, sondern auch für Mitarbeiter durchführen. Mit dem Digital Readiness Check lässt sich herausfinden, wie es um die digitale Reife der Belegschaft bestellt ist. Das legt Potenziale offen, die vielleicht noch ungenutzt sind, und zeigt, wo gegebenenfalls Nachholbedarf in Sachen Digitalisierung besteht.

Wie kann man die Digital Readiness steigern?

Die Digitalisierung macht Verbesserungen entlang der gesamten Wertschöpfungskette möglich. Um diese auszunutzen, bedarf es aufeinander abgestimmter Maßnahmen. Diese werden aber nicht nur punktuell implementiert. Im Gegenteil: Langfristigkeit, Kontinuität und Ganzheitlichkeit sind wichtige Schlagwörter bei der digitalen Transformation. Das verhindert Aktionismus und Insellösungen bei der Anschaffung digitaler Anwendungen und Technologien, die bei der Digitalisierung in Unternehmen und  KMU nur kurzfristig und in geringem Maße für Verbesserungen sorgen.

Vier wichtige Eckpfeiler beim digitalen Wandel

  1. Mitarbeiter:

Sie sind diejenigen, die den digitalen Wandel in KMUs mittragen. Doch wie digital affin sind sie eigentlich? Man unterscheidet zwischen vier Typen: digitale Anfänger, digitale Intermediäre, digitale Fortgeschrittene und digitale Experten. Sie alle sollten auf dem Weg der digitalen Transformation gleichermaßen qualifiziert und mitgenommen werden.

  1. Analyse:

Wo liegen die digitalen Stärken und Schwächen im Unternehmen? Oft gibt es digitale Workflows, die nicht rund laufen. Medienbrüche zum Beispiel, die viel Zeit kosten. Dazu zählt das Signieren von Verträgen: Ausdrucken, unterzeichnen, versenden, einscannen. Mit DocuSign unterschreiben Sie diese einfach digital. Das spart Zeit und Geld. Wer lange nach Dokumenten suchen muss, ist mit einem Dokumentenmanagement-System (DMS) wie d.3ecm gut beraten. Ob als DMS on-premises oder als DMS in der Cloud: Es strukturiert Ihre Dokumente, macht sie schnell auffindbar und im Falle der Cloud-Lösung dank mobiler Apps überall verfügbar.

  1. Maßnahmen:

Eine neue Software kann Wunder bewirken. Aber nur, wenn sie in ein passendes digitales Umfeld integriert wird. Workflow-Management und Prozessoptimierung lauten die Zauberwörter. Das bedeutet: Der digitale Wandel ist keine punktuelle Impulshandlung. Eine ganzheitliche Betrachtung ist sinnvoller und verhindert digitalen Aktionismus. Ein DMS kann beispielsweise durch passende Homeoffice-Lösungen ergänzt werden, die mobiles Arbeiten ermöglichen.

  1. Kontinuität:

Die digitale Transformation ist kein einmaliges Ereignis. Einmal angegangen, ist sie ein fortwährender Prozess, den es weiterzuentwickeln gilt. Und dazu braucht es festgelegte Zuständigkeiten wie einen CDO, der die Planung und Steuerung der digitalen Transformation verantwortet und vorantreibt. Nur so ist gewährleistet, dass der Prozess nicht ins Stocken gerät.

Fazit

Die Digital Readiness ist ein wichtiger Richtwert, um die digitale Reife eines Unternehmens zu bestimmen. Wer genau weiß, wo die digitalen Potenziale in seinem Unternehmen liegen, kennt auch den Optimierungsbedarf. Beides zu kennen ist entscheidend für eine zukunftsweisende, ganzheitliche Digitalisierungsstrategie, die alle Bereiche des Unternehmens abdeckt und die ganze Belegschaft mitnimmt. Denn die digitale Transformation wird darüber entscheiden, wer künftig den Markt dominiert. Digitale Nachzügler werden um das Thema früher oder später nicht herumkommen.

FAQ

Was bedeutet digitaler Reifegrad?

Der digitale Reifegrad, auch Digital Readiness, zeigt an, wie bereit ein Unternehmen für die Digitalisierung ist. Ein hoher digitaler Reifegrad bedeutet, dass ein Unternehmen fortschrittlich denkt und effizienter wirtschaften kann.

Was ist der Reifegrad?

Der digitale Reifegrad, auf Englisch Digital Readiness, ist ein Instrument, mit dem der Stand der Digitalisierung in einem Unternehmen vergleichbar dargestellt werden kann. Er zeigt an, wie groß das Optimierungspotenzial hinsichtlich der Digitalisierung ist.

Warum ist das Reifegradmodell wichtig?

Der digitale Reifegrad von Unternehmen ist schwierig einzuschätzen. Insbesondere die Vergleichbarkeit ist ohne eine systematische Analyse nicht möglich, weil die digitalen Möglichkeiten in Unternehmen so vielfältig sind. Das Reifegradmodell sorgt hier für einen Standard, auf dessen Basis Handlungsempfehlungen gegeben werden können.

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Can-Luca Senol & Hannes Göbel

Beratung & Vertrieb

PAPERLESS-SOLUTIONS GmbH

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