In 9 Schritten zur digitalen Buchhaltung

Mit der richtigen Software sparen Sie Zeit, Geld und Platz und vermeiden unnötige Risiken

Die Buchhaltung zählt zu den verantwortungsvollsten Tätigkeiten in jedem Unternehmen. Die Verantwortung ist deshalb so groß, weil sich Fehler im Dschungel der Zahlen nicht gänzlich vermeiden lassen. Die digitale Buchhaltung ist hier eine gute Unterstützung. Sie kann durch die Automatisierung von Prozessen Risiken minimieren und dafür sorgen, dass ein Großteil der Fehlerquellen im Vorhinein versiegen. Welche Vorteile die digitale Buchhaltung bietet und wie sie auch in Ihrem Unternehmen gelingt, darum geht es in diesem Blogbeitrag.

Was bedeutet digitale Buchhaltung?

Die digitale Buchhaltung ist ein wichtiger Schritt in Richtung des papierlosen Büros. Wer seine Buchhaltung digitalisiert, der organisiert und archiviert seine Rechnungen, Belege und sonstigen relevanten Geschäftsunterlagen elektronisch. Dazu gehört auch die Digitalisierung von Papierdokumenten mittels Scanner. Meist geschieht das in Verbindung mit einem Dokumentenmanagement-System (DMS).

Digitale Buchhaltung in der Cloud oder on-premises

Das DMS ermöglicht eine revisionssichere, papierlose Buchhaltung in digitalen Akten, gehostet entweder on-premises oder in der Cloud. Langfristig lässt sich so auch ein digitales Archiv aufbauen, in dem sich Unterlagen GoBD-konform speichern lassen. In Teilen lässt sich die digitale Buchhaltung sogar automatisieren.

Ist digitale Buchführung Pflicht?

Formulieren wir es besser umgekehrt: Als Unternehmer müssen Sie Ihre Buchführung nicht mehr auf Papier durchführen. Das bedeutet, dass es keine Verpflichtung zur digitalen Buchführung gibt, diese aber dennoch viele Vorteile bietet. Mit der richtigen Buchhaltungssoftware ist der Umstieg einfach und kostensparend, weil viele Posten, die früher auf die Organisation des Papiers und dessen Anschaffung entfielen, nicht mehr existieren. Außerdem erleichtert die digitale Buchhaltung die geordnete Archivierung von Dokumenten nicht zuletzt für die Steuererklärung.

Welche Vorteile hat die digitale Buchhaltung?

1. Kostenersparnis – papierlose Buchhaltung

Die digitale Buchhaltung trägt dazu bei, dass keine kostspieligen Fehler mehr passieren: Versäumte Fristen, Buchungsfehler, Fehlbeträge in der Kasse. Aber es gibt weitere Sparpotenziale bei den Druck-, Papier- und Kopierkosten.

2. Zeitersparnis durch Buchhaltungssoftware

Mit der richtigen Buchhaltungssoftware finden Sie jedes erforderliche Dokument im Handumdrehen. Lange Suchzeiten im physischen Archiv entfallen. Rechnungen, Kontoauszüge, Belege: Alles liegt in Sekundenschnelle vor. So können Sie die Suchkosten deutlich reduzieren.

3. Buchhaltung digitalisieren und Platz sparen

Räume für Aktenarchive können Sie sukzessive nach der Digitalisierung auflösen. Auch auf den Schreibtischen werden Papierstapel deutlich weniger Platz einnehmen, wenn die digitale Archivierung Einzug gehalten hat. Und weil Platz Geld kostet, bietet die Auflösung von Archivräumen ein besonders großes Sparpotenzial.

4. Datensicherheit mit dem richtigen Buchhaltungsprogramm

Die digitale Buchführung bietet auch im Hinblick auf die Datensicherheit große Vorteile im Vergleich zur analogen Buchführung, da der Zugriff durch Unbefugte elektronisch beschränkt ist. So genügt die digitale Buchführung einerseits der DSGVO, aber auch den GoBD-Richtlinien des Bundesfinanzministeriums (BMF), weil Sie Ihre steuerrelevanten Geschäftsunterlagen mit dem richtigen Buchhaltungsprogramm revisionssicher archivieren können.

5. Dank Buchhaltung in der Cloud sind Unterlagen jederzeit verfügbar

Wer seine Buchhaltung online in der Cloud realisiert, hat alle geschäftsrelevanten Unterlagen stets bei sich. So vergessen Sie nie wieder einen wichtigen Ordner auf dem Weg zum Kundentermin.

6. Digitale Buchführung ermöglicht Automatisierungen

Die richtige Buchhaltungssoftware kann Sie auf mannigfaltige Weise entlasten. Einige Beispiele? Schnelles Erfassen von Belegen; Einlesen und automatisiertes Buchen von Rechnungen; Berechnen und Überprüfen von Angaben, DATEV-Export-Schnittstelle zum Steuerberater.

7. Transparenz für die digitale Finanzbuchhaltung

Die digitale Finanzbuchhaltung ermöglicht jedem Zugriffsberechtigten einen sofortigen Überblick über die wirtschaftliche Lage Ihres Unternehmens. Dieser schnelle Überblick über wichtige Kennzahlen versetzt Sie in die Lage, deutlich schneller und flexibler auf Ereignisse reagieren zu können.

Wie kann ich meine Buchführung digitalisieren?

1. Steuerberater kennt die passende Buchhaltungssoftware

Ihr Steuerberater ist die erste Person, die Sie informieren sollten, wenn Sie dem Pendelordner den Rücken zukehren möchten. Er kennt die Gesetze, weiß um die GoBD-Konformität und nicht zuletzt, welches Buchhaltungsprogramm sich für Sie am besten eignet. Auch der Aufbau einer Verfahrensdokumentation für ersetzendes Scannen in Absprache mit dem Steuerberater ist wichtig, damit gewährleistet ist, dass die digitale Archivierung korrekt ausgeführt wird.

2. Buchhaltung digitalisieren? rechtliche Rahmenbedingungen klären

Wenn Sie Ihre Buchhaltung digitalisieren und automatisieren möchten, ist dieser Vorgang an einen rechtlichen Rahmen gebunden. Dazu gehört ein innerbetriebliches Kontrollverfahren, in dem es darum geht, die Echtheit von Rechnungen durch ergänzende Unterlagen zu belegen. Darüber hinaus sind die DSGVO und GoBD wichtige Richtlinien, die es zu beachten gilt.

3. Überzeugen Sie Ihre Belegschaft von der Online-Buchhaltung

Um ein Projekt dieser Tragweite zu realisieren, benötigen Sie die Unterstützung der beteiligten Belegschaft. So schaffen Sie Akzeptanz, erst recht dann, wenn Sie die vielen Vorteile kommunizieren, die es mit sich bringt, wenn Sie die Buchführung digitalisieren. Außerdem ist es wichtig, den Digitalisierungsgrad Ihrer Belegschaft festzustellen und gegebenenfalls dafür zu sorgen, dass die Belegschaft geschult wird. Vielleicht finden Sie sogar aktive Multiplikatoren in Ihren Reihen.

4. Buchhaltung nur mit IT-Experten digitalisieren

Wenn es um die nötige Hardware für die Digitalisierung im Rechnungswesen geht, sind Experten aus der IT gefragt. Welche Geräte wie Laptops, Rechner und Scanner werden benötigt, um das Projekt erfolgreich umzusetzen? Reicht die IT-Infrastruktur aus, damit eine digitale Buchhaltung online überhaupt funktioniert? Es gilt viele Fragen im Vorfeld zu klären, um eine gute Basis für das Gelingen zu schaffen.

5. Wägen Sie ab: Buchhaltung in der Cloud?

Möchten Sie Ihre gesamten Inhalte auf dem eigenen Firmengelände hosten? Oder ist für Sie der skalierbare Mietspeicherplatz auf einem fremd gehosteten Server, also die Buchhaltung in der Cloud, die bessere Option? Das sind grundlegende Fragen, die sich auch unmittelbar auf die Themen Datenschutz und Datensicherheit auswirken.

6. Wählen Sie einen Buchhaltungssoftware-Partner aus

Wenn Sie Ihre Buchhaltung digitalisieren möchten, benötigen Sie ein passendes Buchhaltungsprogramm. Diese sollte den GoBD-Richtlinien genügen. Um die Frage nach der besten Lösung zu klären, ist der Steuerberater der beste Ansprechpartner. Er wird die gängigen Produkte kennen und Ihnen sagen können, was Sie benötigen.

7. Tax-Compliance-Prüfung für die papierlose Buchhaltung

Sie haben sich für das passende Hosting, die richtige Hard- und Software entschieden und alles installiert? Dann ist noch einmal der Steuerberater am Zug. Im Rahmen einer Tax-Compliance-Prüfung steht nun die Prüfung an, ob die digitale Buchhaltung auch tatsächlich die Anforderungen der GoBD erfüllt.

8. Legen Sie Verantwortlichkeiten für die digitale Buchführung fest

Die Digitalisierung in Ihrem Rechnungswesen erfordert feste Zuständigkeiten. Das bedeutet: Es gibt feste Workflows und feste Verantwortlichkeiten für Tätigkeiten innerhalb dieser Arbeitsprozesse. Jeder innerhalb der Belegschaft muss exakt den Rahmen seines Kompetenzbereichs kennen und die dazugehörigen technischen Kenntnisse besitzen.

9. Einarbeitung in das neue Buchhaltungsprogramm

Der Umgang mit einem neuen Buchhaltungsprogramm klappt nicht von heute auf morgen perfekt. Ideal ist es, die digitale Buchführung in einer Übungsumgebung zu testen, bevor sie scharfgeschaltet wird. Mit der Zeit wird sich dann auch die Routine einstellen.

Fazit

Die digitale Buchhaltung besticht in vielerlei Hinsicht: Sie minimiert das Risiko kostspieliger Fehler, verhindert eine unvollständige Archivierung relevanter Steuerunterlagen und ermöglicht einen ortsunabhängigen Zugriff auf alle wichtigen Unterlagen. Obendrein spart die papierlose Buchhaltung Geld, Zeit und Platz und erfüllt die Anforderungen der DSGVO und GoBD.

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