Finden Sie jedes Dokument in Ihrem DMS sofort mit Ihrem digitalen Aktenplan

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Finden Sie jedes Dokument in Ihrem DMS sofort mit Ihrem digitalen Aktenplan

Modernes Records Management mit logischen Strukturen erleichtert die Daten-Organisation

Die digitale Aktenführung richtet sich nach einem Aktenplan, den es zuvor zu erstellen gilt

Digitale und analoge Aktenführung zusammenbringen

Wo Unternehmen ihre Workflows digitalisieren, stehen sie meist vor einer großen Herausforderung: Die strukturierte Überführung der Akten-Altbestände ins neue digitale Archiv. Dabei geht es darum, eine übergeordnete Aktenstruktur zu finden. Sie muss die zu digitalisierenden Papierakten genauso strukturiert abbilden können wie künftige Unterlagen. Kurz: Ein Aktenplan muss her. Dieser ist die Basis für eine logisch und hierarchisch aufgebaute digitale Akte, in der Sie Geschäftsvorfälle lückenlos zusammenfassen können, die fachlich zusammengehören. Warum ein digitaler Aktenplan wichtig ist und wie Sie ihn umsetzen, lesen Sie in diesem Blogbeitrag.

Was ist ein digitaler Aktenplan?

Ein digitaler Aktenplan (auch: Archivplan oder Dokumentationsplan) ist ein hierarchisches System, das jedem Dokument eines Unternehmens, einer Behörde oder einer Organisation einen eindeutigen Platz in einer digitalen Akte zuweist. So lässt sich auch im digitalen Raum, zumeist einem Dokumentenmanagement-System (DMS), Ordnung in der Schriftgutverwaltung (englisch: Records Management) halten und die Auffindbarkeit jedes einzelnen Dokuments in der eAkte sicherstellen.

Akten nach bestimmtem Muster sortieren

Diese eindeutige Aktenstruktur ist wichtig: Sie dient etwa als Muster-Aktenplan, um neue Akten nach derselben Ordnung anzulegen. Und sie weist mehreren Personen, die mit derselben Ablage arbeiten, den logischen Weg zu jedem Dokument. Die digitale Aktenführung muss durch den übergeordneten Aktenplan ein eindeutiges Sortieren der Akten ermöglichen. Einen bestehenden analogen Aktenplan können Sie als Muster für Ihren digitalen Aktenplan verwenden und diesen überführen.

Wie erstellt man einen digitalen Aktenplan?

Zunächst einmal ist es wichtig, dass Sie den Status Quo Ihrer Aktenstruktur erfassen: Welche Dokumente erreichen Ihr Unternehmen überhaupt? Rechnungen? Lieferscheine? Bestellungen? Und von wem kommen sie in welchen Bereichen? Wenn Sie diese Analyse abgeschlossen haben, können Sie sich der Hierarchie für Ihre digitale Akte widmen. Zunächst legen Sie dazu die Hauptgruppen fest. Das können beispielsweise Finanzen, Einkauf, Kunden, Projekte oder Vertrieb sein.

Obergruppen und Untergruppen gliedern die Aktenstruktur

Im nächsten Schritt folgen die Untergruppen. Zur Hauptgruppe „Firmenorganisation“ könnten die Untergruppen „Büro“, „Versicherung“ und „Recht“ heißen. Darunter dann zur Untergruppe „Büro“ die Gliederung in „Mietvertrag“, „Nebenkosten“ und „Instandhaltung“. Ein Muster für einen Aktenplan wird Ihnen dabei helfen, die richtigen Gruppen und Kategorien zu finden. Hilfreiche Informationen zum Aktenplan finden Kommunen etwa bei der Kommunalen Gemeinschaftsstelle für Verwaltungsmanagement (KGSt). Haben Sie für alle einkommenden Dokumente die richtige Gruppenbezeichnung gefunden, geht es an die Umsetzung.

Aktenplan erstellen, digitale Akte auswählen, eAkte umsetzen

Nun benötigen Sie eine Software, die Ihren Ansprüchen genügt und Ihren Aktenplan abbilden kann. In der Regel werden Sie sich an den Anbieter Ihrer Dokumentenmanagement-Software wenden und sich nach einer Lösung für die digitale Akte erkundigen. Dieser Anbieter wird Sie gern dabei unterstützen, Ihre eAkte umzusetzen. Ist die Lösung erarbeitet und geht es die praktische Umsetzung, gilt: Entscheidend ist es, eine einmal erarbeitete Struktur auch an alle zu kommunizieren, die damit arbeiten.

Aktenstruktur und Aktenverzeichnis als Ordnungsrahmen

Schließlich gilt es noch, neben der Aktenstruktur ein digitales Aktenverzeichnis als Ordnungsrahmen zu erstellen, in dem alle gespeicherten Akten aufgelistet sind. Mit entsprechenden Metadaten versehen, sind die Akten anschließend deutlich besser über die Suchfunktion auffindbar.

Welche Vorteile bringt ein digitaler Aktenplan?

Ein digitaler Aktenplan ist insbesondere dann sinnvoll, wenn eine Vielzahl von verschiedenen Dokumenten zu archivieren ist. Die nämlich kommen nicht, wie früher, nur per Post, sondern vielfach in den unterschiedlichsten digitalen Formaten. Mit einem digitalen Aktenplan können Sie all diese Dokumente an die vorgesehenen Stellen in den digitalen Akten Ihres Dokumentenmanagement-Systems (DMS) schieben und sie dann entlang der Aktenplanstruktur oder über die Volltextsuche wiederfinden. Dasselbe gilt für digitalisierte Papierdokumente, die teils automatisiert erkannt und verschlagwortet werden und so an ihren Platz im DMS gelangen. Die Vorteile im Einzelnen sind:

Akten sortieren – Dokumente schneller finden

  1. Schnelleres digitales Archivieren nach GoBD und Auffinden von Dokumenten
  2. Transparentere Nutzung von digitalen Akten
  3. Automatische Löschung von Dokumenten und Akten
  4. Verknüpfungen mit anderen Vorfällen und Akten im Handumdrehen möglich
  5. Ortsunabhängiger und abteilungsübergreifender Zugriff in der Cloud
  6. Zugriffsrechte individuell konfigurierbar für Personen und Gruppen

Wie lässt sich ein Aktenplan mit einem DMS umsetzen?

Wenn Sie einen Aktenplan mit einem Dokumentenmanagement-System umsetzen möchten, benötigen Sie zunächst eine logische Aktenstruktur. Diese können Sie anschließend mit einer Software für die digitale Akte umsetzen. Die digitale Akte wiederum findet in Ihrem DMS ein sicheres Zuhause. Dort ist jede eAkte per Volltextsuche durchsuchbar und in Sekundenschnelle auffindbar, lässt sich auch ortsunabhängig bearbeiten und steht stets im Kontext zu den anderen verwandten Dokumenten, die Sie zu einem Geschäftsvorfall zusammengefasst haben. Viele Dokumententypen, die Ihr DMS bereits kennt, ordnet dieses automatisiert beim Eintreffen ins digitale Postfach den richtigen Akten zu und übernimmt die Stammdaten. Der Zugriff auf die Dokumente lässt sich individuell beschränken.

Fazit

Ein digitaler Aktenplan ist unabdingbar für eine geordnete Aktenablage im papierlosen Büro. Ideale Begleitwerkzeuge, um ein digitales Aktenarchiv anzulegen, sind die digitale Akte in Verbindung mit einem DMS. So profitieren Sie von umfangreichen Automatisierungen und Sicherheitsmechanismen und bringen Ihr Unternehmen in Sachen Effizienz auf ein neues Level.

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