5 gute Gründe, mit denen die Digitalisierung im Mittelstand zum Pflichtprogramm wird

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5 gute Gründe, mit denen die Digitalisierung im Mittelstand zum Pflichtprogramm wird

Papierlos arbeiten in KMU: Digitales Büro bringt Effizienz und große Sparpotenziale mit sich

Ein erster Schritt hin zur Digitalisierung im Mittelstand ist es, die Buchhaltung zu digitalisieren.

Digitalisierung ermöglicht Mittelstand 4.0

Der Mittelstand ist das Rückgrat der deutschen Wirtschaft, heißt es. Die sogenannten KMU, kleine und mittlere Unternehmen, stehen für Qualität und solides Wirtschaften, aber nicht unbedingt für die Digitalisierung. Viele von ihnen sind Marktführer, manche gar Weltmarktführer – Hidden Champions, deren Namen nur Insidern bekannt sind. Damit diese KMU auch weiterhin gute Arbeitgeber und Innovationstreiber sein können, darf die Digitalisierung vor ihnen nicht Halt machen. Ein kultureller Wandel muss die Digitalisierung in den Mittelstand tragen. Das Ziel: der Mittelstand 4.0. Wie KMU von der Digitalisierung profitieren, lesen Sie in diesem Blogartikel.

Was bedeutet Digitalisierung in KMU?

Die Digitalisierung in KMU bezeichnet zunächst einmal den Einsatz von internetbasierten Technologien, um analoge Prozesse effizienter und zeitsparender zu gestalten. Dabei geht es darum, langfristig die Wettbewerbsfähigkeit der Unternehmen sicherzustellen, indem einzelne Workflow, ganze Arbeitsprozesse oder Informationssysteme auf die digitale Technologie umgestellt werden.

Kleine und mittlere Unternehmen: Unterstützung bei der Digitalisierung

Für die Digitalisierung können sich KMU an den unterschiedlichsten Stellen finanzielle Unterstützung suchen. Die KfW beispielsweise bietet spezielle Digitalisierungskredite an, während Förderprogramme wie „Digital jetzt!“ und „Mittelstand innovativ & digital“ KMU mit Zuschüssen ermöglichen, gezielt in Technologien und Know-how zu investieren.

Welche Vorteile bringt die Digitalisierung KMU?

Die Digitalisierung sichert die Zukunftsfähigkeit im Mittelstand. Die digitale Transformation setzt Ressourcen in Unternehmen frei, die zuvor anderweitig gebunden waren. Als ein Erfolgsfaktor gilt der Verzicht auf Papier, das sogenannte papierlose Büro. Denn Papier ist geduldig, es nimmt viel Platz ein und kostet darüber hinaus sehr viel Zeit. Erst die Digitalisierung in KMU macht Prozesse effizient, etwa durch Automatisierungen in der Buchhaltung. Die Vision: das KMU 4.0. Doch welche Vorteile bietet die Digitalisierung KMU eigentlich?

1. Digitales Büro: Automatisierungen fürs KMU 4.0

Das Einsparpotenzial, das die Digitalisierung in KMU allein durch ein digitales Büro mit sich bringt, ist immens. Sehr kleine Unternehmen können durch die richtige Software, etwa ein Dokumentenmanagement-System (DMS) und eine elektronische Rechnungsverarbeitung, ganze Abteilungen ersetzen. Automatisierungen machen es möglich, dass Eingangsrechnungen bearbeitet und GoBD-konform archiviert werden, dass Dokumente automatisiert in dafür vorgesehenen, digitalen Akten landen und Erinnerungsfunktionen an den Ablauf wichtiger Fristen erinnern.

2. Papierlos arbeiten, Ressourcen schonen, Geld sparen

Insgesamt können Unternehmen, die papierlos arbeiten, sehr viel Geld sparen, weil sie kein Papier mehr verbrauchen, Lagerkapazitäten einsparen, kein Porto mehr benötigen und außerdem Druckkosten sparen. Hinzu kommt, dass sie resilienter sind, wenn Unvorhergesehenes passiert. Corona zum Beispiel hat es vielen Unternehmen schwer gemacht. KMU aber, deren Digitalisierung bereits weit fortgeschritten ist, konnten Ihre Belegschaft aus dem Büro einfach ins Homeoffice schicken. Ein DMS in der Cloud beispielsweise macht es möglich, Informationen ortsunabhängig abzurufen und Dokumente in Collaboration gleichzeitig zu bearbeiten.  

3. Digitale Transformation im Mittelstand steigert Konkurrenzfähigkeit

KMU, die beispielsweise ihre Buchhaltung digitalisieren, ihr Aktenarchiv oder ihre Eingangsrechnungsverarbeitung, tätigen eine Investition in ihr digitales Büro, die sich langfristig bezahlt macht. Was vorher viel Zeit verschlungen hat, etwa die Suche nach Dokumenten in Akten oder das Bearbeiten von Rechnungen, wird fortan in Sekundenschnelle passieren. Digitale Zusammenarbeit wird zum Vergnügen, weil sie gleichzeitig geschehen kann – im selben Dokument. All diese Punkte helfen dabei, Arbeit zeit- und geldsparender zu gestalten und ein Unternehmen konkurrenzfähiger aufzustellen.

4. Digitalisierung bringt Ihnen auswertbares Zahlenmaterial

Wer sein Unternehmen digitalisiert, hat die Möglichkeit, wertvolle Daten zu generieren und daraus Rückschlüsse für die weitere Strategie zu ziehen. Insbesondere ERP-Systeme, die mit einer Vielzahl anderer Software-Komponenten, darunter DMS und anderen Fachanwendungen, zusammenarbeiten, können Sie dazu nutzen, das gewonnene Material detailliert auszuwerten. Das bringt Ihnen im Vergleich zur Konkurrenz einen großen Vorteil, denn so agieren Sie nicht mehr anhand von Vermutungen, sondern anhand von belegbaren Zahlen.

5. Digitales Archiv für steuerrelevante Unterlagen in KMU 4.0

Wer sich ein Dokumentenmanagement-System als Wissensdatenbank und Archiv zulegt, hat nicht nur ortsungebunden Zugriff auf alle relevanten Unterlagen. Alle Dokumente, die für die Steuererklärung wichtig sind, können entweder manuell oder automatisiert ins digitale Archiv geschoben werden, wo sie unveränderbar abgelegt werden können. So verlangen es die GoBD für die digitale Archivierung steuerrelevanter Unterlagen.

Der Mittelstand muss zum Mittelstand 4.0 werden.

Wie gelingt die Digitalisierung in KMU?

Vor der Digitalisierung steht die Digitalisierungsstrategie. Und die erstellen Sie am besten mit dem richtigen Software-Partner. Gemeinsam klären Sie, welche Prozesse überhaupt digitalisiert werden sollen – und in welcher Reihenfolge. Idealerweise bietet der Software-Partner bereits kompatible Lösungen für all Ihre Anliegen. Ein Digitalisierungspartner stellt sicher, dass Sie keine Insellösungen installieren, die nur kurzfristig gegen ein bestimmtes Problem helfen, aber nicht mit anderen Programmen interagieren.

Digitale Transformation im Mittelstand ohne Überforderung

Wichtig bei allen Digitalisierungsprojekten ist: Binden Sie alle unmittelbar beteiligten Mitarbeiter:innen ein, fragen Sie sie nach ihren Verbesserungsvorschlägen, Bedenken und Vorstellungen. Notieren Sie sich die Hinweise aus der Belegschaft und nehmen Sie diese in einen Anforderungskatalog für Ihren Software-Partner auf. Und schließlich: Zeit lassen. Führen Sie Technologien sukzessive ein, überfordern Sie niemanden und bieten Sie immer Ansprechpartner:innen, die bei Unsicherheiten helfen können.

Fazit

Die Zeit für die Digitalisierung ist im Mittelstand längst angebrochen. Wer nicht riskieren möchte, eines Tages abgeschlagen in der Welt der Analogen zu landen, sollte sich beizeiten informieren, welche Schritte im individuellen Fall sinnvoll sind, um konkurrenzfähig zu bleiben. Die Digitalisierung ist die einschneidende wirtschaftliche Entwicklung dieser Zeit, und die sollte nun wirklich niemand verpassen.

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