In 7 Schritten zur DMS-Einführung

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In 7 Schritten zur DMS-Einführung

Mit dieser Checkliste gelingt Ihr DMS-Projekt

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Viele Unternehmen sind den Schritt zum digitalen Dokumentenmanagement bereits gegangen. Sie wissen die Vorteile zu schätzen, die ihnen eine solche Software für die Optimierung Ihres Workflow-Managements bietet. Die Implementierung eines Dokumentenmanagement-Systems (DMS) in eine bestehende IT-Infrastruktur sollte mit Optimismus angegangen werden. Denn die Verbesserungen, die mit der Einführung eines DMS eintreten, bedeuten einen Quantensprung für die Effizienz von Arbeitsabläufen. Veränderungen sind etwas Gutes. Gerade dann, wenn sie Workflows langfristig verschlanken, Mitarbeiter entlasten und auch noch Geld sparen.

Warum sollte ich ein DMS einführen?

Die Gründe, warum sich Unternehmen für ein DMS entscheiden, sind sicherlich von Fall zu Fall unterschiedlich: Das können unübersichtliche Aktenberge, komplizierte Suchvorgänge oder umständliche Arbeitsabläufe sein, die mit hohem Zeitaufwand verbunden sind. Die vielen positiven Auswirkungen, die ein neues DMS auf die Workflows eines Unternehmens hat, ähneln sich aber häufig:

  • Weniger Papier durch Digitalisierung von eingehenden Dokumenten
  • Senkung der Druckkosten durch digitale Korrespondenz
  • Datenschutz und Datensicherheit durch sichere Speicherung
  • Individuelle Erfassung und Indexierung von Dokumenten
  • Digitale Archivierung ist GoBD-konform, also rechts- und revisionssicher
  • Datenschutz durch individuelle Zugriffsberechtigungen, z.B. auf digitale Personalakte
  • Schnelle Auffindbarkeit von Dokumenten durch Volltextsuche
  • Verbesserter Informationsfluss innerhalb des Unternehmens durch zentrale Speicherung
  • Vermeidung von Medienbrüchen
  • Entlastung der Mitarbeiter
  • Schnelle Einbindung in digitale Workflows
  • Beschleunigung von Arbeitsprozessen durch zentralen, standortübergreifenden Zugriff
  • Vereinfachte Zusammenarbeit auch remote durch Zugriff von überall
  • Kosteneinsparung durch platzsparende digitale Archivierung on-premesis oder in der Cloud
Die DMS-Einführung verhindert in Unternehmen Papierchaos

Checkliste: 7 Schritte zur Einführung eines DMS

Die Umstellung auf ein DMS ist ein Projekt, das den Workflow in Unternehmen enorm verbessert. Ein papierloses Büro reduziert den Zeitaufwand, indem es Suchvorgänge verkürzt. Es vereinfacht die abteilungsübergreifende Zusammenarbeit, spart Platz und Druckkosten und entlastet die Mitarbeiter nachhaltig. Damit die Einführung eines DMS gelingt, kann eine Checkliste helfen. So gelingt Ihnen Ihr DMS-Vorhaben in 7 Schritten:

1. Entscheidung zur DMS-Einführung fällen

Ein DMS ist eine große Chance für Verbesserungen. Dieses Gefühl sollten alle Beteiligten in der Belegschaft vermittelt bekommen, damit sie das DMS-Projekt mittragen. Dafür ist es wichtig, Verantwortlichkeiten zu regeln. Wer verantwortet das Projekt, wer kommuniziert Neuigkeiten an die Belegschaft und wer schult die Mitarbeiter? Zudem gilt es, einen Zeitplan abzustecken und ein Budget festzulegen. 

2. Vor DMS-Einführung den Ist-Zustand analysieren

Der Stand der Technik ist entscheidend. Die Einführung eines Dokumentenmanagement-Systems erfordert gewisse technologische Voraussetzungen der IT-Infrastruktur, also einen bestimmten Grad an Digital Readiness. Ist die Technik up to date, geht es an die Analyse der bestehenden Prozesse: Wo bestehen die gravierendsten Probleme bei den Arbeitsabläufen? Medienbrüche, Aktenstrukturen, umständliche Workflows, schwierige interne Kollaboration?

Auch der Wissensstand und die Motivation der Mitarbeiter ist wichtig. Wie gut ist die Belegschaft auf die digitale Transformation im Unternehmen vorbereitet? Gibt es digitale Vorreiter, die mit Begeisterung als Multiplikatoren fungieren können? Erst wenn diese Punkte geklärt sind, steht der Systemintegration nichts mehr im Weg. 

3. Ziele für DMS-Projekt stecken

Welche Arbeitsprozesse soll das DMS abbilden? Welche bestehenden Prozesse sollen optimiert werden? Wie soll die DMS-Struktur aussehen? Das sind wichtige Fragen, die zu klären sind. Zeitgleich geht es um das „Wie“ bei der Aufbewahrung der Dokumente. Gibt es Aktenpläne und wie soll die digitale Akte aufgebaut sein? Wer soll Zugriff auf welche Dokumente haben und wie sieht die Regelung dazu aus?

Dabei ist es wichtig, dass das System am Ende so einfach wie möglich zu bedienen sein soll. Ideal ist es, wenn alle Beteiligten in den Prozess und die Überlegungen involviert sind. Jeder soll seine Wünsche äußern dürfen. Das vermittelt das Gefühl, etwas mitgestalten zu können.

4. Dienstleister für DMS-Einführung suchen

Die Suche nach einem geeigneten Dienstleister für ein DMS ist eine Frage des Vertrauens und der Kompetenz. PAPERLESS SOLUTIONS bietet Ihnen ein innovatives Dokumentenmanagement-System, das keine Wünsche offenlässt – kompetente Beratung, individuelle Systemintegration, Anforderungs-Workshop und professionelle Begleitung inklusive.

5. DMS mit Struktur implementieren

In dieser Phase geht es mit der DMS-Einführung richtig los. Schritt für Schritt wird das DMS mittels Schnittstellen in die bestehende IT-Landschaft integriert. Die meisten Unternehmen nutzen nämlich eine Vielzahl an Softwares: ERP-System, Finanzbuchhaltung, E-Mail-Dienst, CRM-System. Im Idealfall verläuft die Implementierung parallel zur täglichen Arbeit, damit der Workflow im Tagesgeschäft ungehindert weiterlaufen kann.

Im Zuge der digitalen Archivierung landet auch das Papierarchiv nach dem Scannen gut sortiert und verschlagwortet im DMS. Schon bald werden sich unter dem Gesichtspunkt der Prozessoptimierung erste positive Auswirkungen bemerkbar machen: Die Digitalisierung macht Dokumente viel schneller auffindbar. Eine effiziente, vereinfachte Zusammenarbeit ist möglich, weil jeder Mitarbeiter Zugriff auf die zentrale Dokumentenverwaltung hat.

6. Mit dem DMS-System arbeiten

Im nächsten Schritt geht es darum, Routinen zu entwickeln und das DMS besser kennenzulernen. Die ersten Arbeitsschritte der Belegschaft im neuen System wollen gut begleitet sein. Wer eine Frage hat, sollte diese immer jemandem stellen können.

Das steigert die Motivation und führt zum Erfolg, weil immer mehr Vorteile des neuen DMS deutlich werden: kein Papierchaos und keine verästelten Dateistrukturen mehr. Stattdessen schnelle Auffindbarkeit durch Volltextsuche und automatisierte Workflows – eine echte Entlastung für jeden Mitarbeiter.

7. Workflows annehmen und verbessern

Die Einführung eines Dokumentenmanagement-Systems ist nicht sofort abgeschlossen, wenn die digitale Akte verfügbar ist. Hat die Belegschaft sich mit dem DMS vertraut gemacht, geht es um Optimierungen, die im Detail versteckt liegen.

Dazu kann jeder Mitarbeiter im laufenden Prozess seine Erfahrungen mit der Software schildern, um die DMS-Struktur und -Workflows noch weiter zu optimieren. Denn ein DMS kann nicht jeden Nutzerfall von vornherein berücksichtigen. Es ist ein Konstrukt, das sich gerade in der Anfangsphase noch etwas wandelt, bis es all seine Vorteile voll ausspielen kann.

Fazit

Die Einführung eines DMS ist ein Prozess, der mit einer systematischen Checkliste am besten gelingt. Wichtig dabei ist, dass die technischen Voraussetzungen stimmen und die Belegschaft schon früh in das DMS-Projekt eingebunden wird. Aber nicht nur das: Die kontinuierliche Betreuung, Beratung und Fortbildung der Mitarbeiter ist entscheidend für den Erfolg der Einführung eines Dokumentenmanagement-Systems. Wenn Technik und Mensch am Ende eine Einheit bilden, ist das DMS-Projekt ein voller Erfolg.

FAQ

Warum DMS-Einführung?

Die Einführung eines DMS hilft dabei, ein Unternehmen zukunftssicher aufzustellen. Ein DMS macht Workflows effizienter. So sind Dokumente viel schneller auffindbar und eine vereinfachte Zusammenarbeit ist möglich. Ein DMS spart Zeit, Geld und schon Ressourcen, weil Papier überflüssig wird.

Wie führe ich ein DMS ein?

Die Einführung eines Dokumentenmanagement-Systems (DMS) gelingt am besten mit einer Checkliste. Diese zeigt schrittweise auf, wie ein DMS-Projekt idealerweise umzusetzen ist. Voraussetzung für die DMS-Einführung ist die Analyse des Ist-Zustands, auf der alle weiteren Schritte aufbauen.

Was gehört in ein DMS?

Ein DMS ist ein Alleskönner: Es verwaltet Dokumente in elektronischen Akten, verfügt über eine Volltextsuche zum schnellen Auffinden und speichert alle Dokumente zentral. So bietet ein DMS einen standortübergreifenden Zugriff. Die Speicherung erfolgt DSGVO-konform und revisionssicher.

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Unser WEBCAST für Sie: 

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