In 7 Schritten zur DMS-Einführung

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In 7 Schritten zur DMS-Einführung

Mit dieser Checkliste gelingt Ihr DMS-Projekt

Die DMS-Einführung ermöglicht Unternehmen effizientere Workflows

Auch Kleinunternehmen profitieren von DMS-Einführung

Viele Unternehmen sind den Schritt weg vom Papier und hin zum digitalen Dokumentenmanagement bereits gegangen. Unter den Nutzern sogenannter Dokumentenmanagement-Systeme (DMS) sind auch zahlreiche Kleinunternehmen und KMU. Sie alle wissen die Vorteile zu schätzen, die ihnen eine DMS-Software für die Optimierung Ihres Workflow-Managements bietet. Die Implementierung in eine bestehende IT-Infrastruktur sollten Sie mit Optimismus angehen. Denn die Verbesserungen, die mit der Einführung eines DMS eintreten, bedeuten einen Quantensprung für die Effizienz Ihrer Arbeitsabläufe. Wie die DMS-Einführung gelingt und wie ein Projektplan aussehen kann, lesen Sie in der Checkliste in diesem Blogartikel.

Warum sollte ich ein DMS einführen?

Die Gründe, warum sich Unternehmen für ein DMS entscheiden, sind sicherlich von Fall zu Fall unterschiedlich: Prozessoptimierung, Workflowoptimierung, Datensicherheit, Datenschutz, papierloses Büro – es gibt viele Argumente, die für ein DMS sprechen. Oft sind die Auslöser für eine DMS-Einführung unübersichtliche Aktenberge, komplizierte Suchvorgänge oder umständliche Arbeitsabläufe, die mit hohem Zeitaufwand verbunden sind. Die vielen positiven Auswirkungen, die ein neues DMS auf den ein oder anderen Workflow in Unternehmen hat, ähneln sich aber häufig:

 

Vorteile der elektronischen Dokumentenverwaltung im DMS

  • Weniger Papier durch Digitalisierung von eingehenden Dokumenten
  • Senkung der Druckkosten durch digitale Korrespondenz
  • Datenschutz und Datensicherheit durch sichere Speicherung
  • Individuelle Erfassung und Indexierung von Dokumenten
  • Digitale Archivierung ist GoBD-konform, also rechts- und revisionssicher
  • Datenschutz durch individuelle Zugriffsberechtigungen, z.B. auf digitale Personalakte
  • Schnelle Auffindbarkeit von Dokumenten durch Volltextsuche
  • Verbesserter Informationsfluss innerhalb des Unternehmens durch zentrale Speicherung
  • Vermeidung von Medienbrüchen
  • Entlastung der Mitarbeiter
  • Schnelle Einbindung in digitale Workflows
  • Beschleunigung von Arbeitsprozessen durch zentralen, standortübergreifenden Zugriff
  • Vereinfachte Zusammenarbeit auch remote durch Zugriff von überall
  • Kosteneinsparung durch platzsparende digitale Archivierung on-premesis oder in der Cloud
Die Einführung eines Dokumentenmanagement-Systems verhindert in Unternehmen Papierchaos

Checkliste: 7 Schritte zur Einführung eines DMS

Die Umstellung auf ein DMS ist ein Projekt, das den Workflow in Unternehmen enorm verbessert. Ein elektronisches Dokumentenmanagement im papierlosen Büro reduziert den Zeitaufwand, indem es Suchvorgänge verkürzt. Es vereinfacht die abteilungsübergreifende Zusammenarbeit, spart Platz und Druckkosten und entlastet die Mitarbeiter nachhaltig. Damit die Einführung eines DMS gelingt und es jeden Workflow optimal verbessern kann, ist ein Projektplan mit einer Checkliste hilfreich. So gelingt Ihnen Ihr DMS-Vorhaben in 7 Schritten:

1. Entscheidung zur DMS-Einführung fällen

Ein DMS-Projekt ist eine große Chance für Verbesserungen. Dieses Gefühl sollten alle Beteiligten in der Belegschaft vermittelt bekommen, damit sie eine DMS-Einführung mittragen. Dafür ist es wichtig, Verantwortlichkeiten zu regeln. Wer verantwortet das DMS-Projekt, wer kommuniziert Neuigkeiten an die Belegschaft und wer schult die Mitarbeiter? Zudem gilt es, einen Zeitplan abzustecken und ein Budget festzulegen. 

2. Vor DMS-Einführung den Ist-Zustand analysieren

Der Stand der Technik ist entscheidend. Die Einführung eines Dokumentenmanagement-Systems erfordert gewisse technologische Voraussetzungen der IT-Infrastruktur und einen bestimmten Grad an Digital Readiness in der Belegschaft. Der Wissensstand und die Motivation der Mitarbeiter sind wichtig. Wie gut sind sie auf die digitale Transformation im Unternehmen vorbereitet? Gibt es digitale Vorreiter, die mit Begeisterung als Multiplikatoren fungieren können?

Ist die Technik up to date, geht es an die Analyse der bestehenden Prozesse, um die spätere DMS-Struktur festzulegen: Wo bestehen die gravierendsten Probleme bei den Arbeitsabläufen? Medienbrüche, Aktenstrukturen, umständliche Workflows, schwierige interne Kollaboration? Erst wenn diese Punkte geklärt sind, steht der Systemintegration nichts mehr im Weg.

3. Ziele für DMS-Projekt stecken

Welche Prozesse soll das DMS abbilden? Welche sollen optimiert werden? Wie soll die DMS-Struktur aussehen? Das sind wichtige Fragen, die zu klären sind. Zeitgleich geht es um das „Wie“ bei der Dokumentenverwaltung. Gibt es Aktenpläne? Wie soll die digitale Akte aufgebaut sein? Wer soll Zugriff auf welche Dokumente haben und wie sieht die Regelung dazu aus? Ob Kleinunternehmen, KMU oder großes Unternehmen: Die DMS-Struktur ist wichtig, damit jeder Workflow optimal funktioniert.

Dabei ist es wichtig, dass das System am Ende so einfach wie möglich zu bedienen sein soll. Ideal ist es, wenn alle Beteiligten in die Überlegungen involviert sind, um das Maximum aus der digitalen Dokumentenverwaltung herauszuholen. Jeder, der mit dem DMS arbeitet, soll seine Wünsche äußern dürfen, um individuell jeden Workflow behandeln zu können. Das vermittelt das Gefühl, etwas mitgestalten zu können.

4. Dienstleister für DMS-Projekt suchen

Die Suche nach einem geeigneten Dienstleister für ein DMS-Projekt ist eine Frage des Vertrauens und der Kompetenz. PAPERLESS SOLUTIONS bietet Ihnen die Einführung eines innovativen Dokumentenmanagement-Systems, das keine Wünsche offenlässt – kompetente Beratung, individuelle Systemintegration, Anforderungs-Workshop und professionelle Begleitung inklusive.

5. DMS-Integration in bestehende IT-Landschaft

In dieser Phase geht es mit der DMS-Einführung richtig los. Schritt für Schritt wird das DMS mittels Schnittstellen in die bestehende IT-Landschaft integriert. Die meisten Unternehmen nutzen nämlich eine Vielzahl an Softwares: ERP-System, Finanzbuchhaltung, E-Mail-Dienst, CRM-System. Im Idealfall verläuft die Implementierung parallel zur täglichen Arbeit, damit der Workflow im Tagesgeschäft ungehindert weiterlaufen kann.

Im Zuge der digitalen Archivierung landet auch das Papierarchiv nach dem Scannen gut sortiert und verschlagwortet in der digitalen Dokumentenverwaltung des DMS. Schon bald werden sich unter dem Gesichtspunkt der Prozessoptimierung erste positive Auswirkungen bemerkbar machen: Die Digitalisierung macht Dokumente viel schneller auffindbar. Eine effiziente, vereinfachte Zusammenarbeit ist möglich, weil jeder Mitarbeiter Zugriff auf die zentrale Dokumentenverwaltung hat.

6. Mit dem DMS-System arbeiten und jeden Workflow ausprobieren

Im nächsten Schritt geht es darum, Routinen zu entwickeln, Workflow-Probleme aufzudecken und das DMS besser kennenzulernen. Die ersten Arbeitsschritte der Belegschaft im neuen System wollen gut begleitet sein. Wer eine Frage hat, sollte diese immer jemandem stellen können.

Das steigert die Motivation und führt zum Erfolg, weil immer mehr Vorteile der neuen Dokumentenverwaltung deutlich werden: kein Papierchaos und keine verästelten Dateistrukturen mehr. Stattdessen schnelle Auffindbarkeit durch Volltextsuche und automatisierte Workflows – eine echte Entlastung für jeden Mitarbeiter.

7. Workflows annehmen und verbessern

Die Einführung eines Dokumentenmanagement-Systems ist nicht sofort abgeschlossen, wenn die digitale Akte verfügbar ist. Hat die Belegschaft sich mit dem DMS erst einmal vertraut gemacht, geht es um Optimierungen, die nach der Einführung eines Dokumentenmanagement-Systems meist im Detail versteckt liegen.

Dazu kann jeder Mitarbeiter im laufenden Prozess seine Erfahrungen mit der Software schildern, um die DMS-Struktur und -Workflows noch weiter zu optimieren. Denn eine Dokumentenverwaltung kann nicht jeden Nutzerfall von vornherein berücksichtigen. Es ist ein Konstrukt, das sich gerade in der Anfangsphase noch etwas wandelt, bis es all seine Vorteile voll ausspielen kann.

Fazit

Die Einführung eines DMS ist ein Prozess, der mit Projektplan und einer systematischen Checkliste am besten gelingt. Wichtig dabei ist, dass die technischen Voraussetzungen stimmen und die Belegschaft schon früh in das DMS-Projekt eingebunden wird. Aber nicht nur das: Die kontinuierliche Betreuung, Beratung und Fortbildung der Mitarbeiter ist entscheidend für den Erfolg der Einführung eines Dokumentenmanagement-Systems. Wenn Technik und Mensch am Ende eine Einheit bilden, ist das DMS-Projekt ein voller Erfolg.

FAQ

Warum DMS-Einführung?

Die Einführung eines DMS hilft dabei, ein Unternehmen zukunftssicher aufzustellen. Ein DMS macht Workflows effizienter. So sind Dokumente viel schneller auffindbar und eine vereinfachte Zusammenarbeit ist möglich. Ein DMS spart Zeit, Geld und schon Ressourcen, weil Papier überflüssig wird.

Was ist bei der Einführung eines DMS zu beachten?

Die Einführung eines Dokumentenmanagement-Systems (DMS) gelingt am besten mit einer Checkliste. Diese zeigt schrittweise auf, wie ein DMS-Projekt idealerweise umzusetzen ist. Voraussetzung für die DMS-Einführung ist die Analyse des Ist-Zustands, auf der alle weiteren Schritte aufbauen.

Welche Dokumente gehören in ein DMS?

Ein DMS ist ein Alleskönner: Es verwaltet Dokumente in elektronischen Akten, verfügt über eine Volltextsuche zum schnellen Auffinden und speichert alle Dokumente zentral. So bietet ein DMS einen standortübergreifenden Zugriff. Die Speicherung erfolgt DSGVO-konform und revisionssicher.

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