Dokumentvorlagen sparen Zeit und sorgen für professionelle Außenwirkung

Basisdokument mit festem Layout

Jeden Tag entstehen in Unternehmen zahllose Dokumente: Rechnungen, Formulare, Protokolle und Jahresberichte sind nur einige Dokumententypen, die Mitarbeiter:innen routinemäßig erstellen. Wer Zeit sparen und diese Dokumente nicht jedes Mal erneut gestalten möchte, verwendet Dokumentvorlagen. Durch sie geht die Arbeit mit Schriftstücken in Unternehmen viel effizienter vonstatten. Einmal erstellt, steht ein immer wieder nutzbares Basisdokument zur Verfügung. Welche Vorteile Dokumentvorlagen haben und wie auch Sie davon profitieren, erfahren Sie in diesem Blogartikel.

Was sind Dokumentvorlagen?

Als Dokumentvorlagen bezeichnet man digitale Blanko-Dokumente, die einem wiederkehrenden betrieblichen Zweck dienen. Meist handelt es sich dabei um Muster für Geschäftsbriefe oder andere geschäftliche Dokumente im Corporate Design, bei denen lediglich der Inhalt editierbar ist. Mitarbeiter:innen können diese Vorlagen, zum Beispiel eine Word-Dokument-Vorlage, im System auswählen und bearbeiten. Dabei wird nie das Original-Dokument verändert, sondern immer nur eine Kopie, die das Original bei der Auswahl von sich selbst erstellt.

Wie entstehen Dokumentvorlagen?

Wer Dokumentvorlagen in seinem Unternehmen verwenden möchte, kann diese entweder selbst erstellen, oder sie von einem Profi erstellen lassen. Wichtig ist einerseits, ob das entstehende Basisdokument rechtlichen Anforderungen genügen muss. Falls ja, ist es wenigstens ratsam, das Dokument vor der Verwendung einer anderen Person mit Fachkenntnissen vorzulegen. Ein anderes Kriterium sind ästhetische Gründe wie die Corporate Identity, die darüber entscheiden, wer die jeweilige Dokumentvorlage gestaltet.

Word-Dokumentvorlage ist einfach zu erstellen

In Microsoft Word beispielsweise ist es grundsätzlich sehr einfach, eine Vorlage für einen Brief oder Briefkopf, ein Formular, eine Power-Point-Präsentation oder für Visitenkarten zu erstellen und für die weitere Nutzung zu hinterlegen. Bei einem Basisdokument für eine Rechnung hingegen sind viele Pflichtangaben notwendig, die eine solche Vorlage enthalten muss, damit eine Rechnung später auch rechtsgültig ist.

Welche Vorteile haben Dokumentvorlagen im Unternehmen?

Eine gut sortierte Vorlagenverwaltung bietet allerlei Vorteile für KMU und große Unternehmen. Zunächst einmal gewährleistet Ihnen jeder Geschäftsbrief, den Sie aus einer Office-Vorlage mit Firmenlogo und Firmendaten generieren, dass Ihr Corporate Design eingehalten wird. Das ist wichtig für eine einheitliche Außendarstellung und strahlt Professionalität aus. Hinzu kommt, dass jede Vorlage, beispielsweise als Word-Dokument, eine enorme Zeitersparnis mit sich bringt, weil Ihre Mitarbeiter:innen diese nicht jedes Mal neu erstellen müssen.

Dokumente erstellen, die rechtliche Anforderungen erfüllen

Die Automatisierung von Prozessen, wie sie bei der Duplizierung von Dokumentvorlagen geschieht, bietet zudem einen guten Schutz vor versehentlichen Veränderungen. Das bedeutet, dass Vorlagen von Originaldokumenten in Form und Inhalt unverändert bleiben. Hinzu kommt, dass die Bereitstellung von Dokumentenvorlagen Sicherheit bietet, weil sichergestellt ist, dass alle wichtigen Informationen, die das Dokument enthalten muss, auch wirklich enthalten sind. Das gilt insbesondere für rechtliche Anforderungen.

Warum sollten Sie Dokumentvorlagen im DMS verwalten?

Wenn Sie Dokumentvorlagen zum Beispiel in Word erstellen, möchten Sie deren Bereitstellung so einfach wie möglich gestalten. Ein Dokumentenmanagement-System (DMS) ist dazu besonders gut geeignet, weil es nicht nur über eine fortschrittliche Suchfunktion verfügt, sondern auch digitale Akten bietet, in denen Sie Geschäftsvorfälle strukturiert aufbewahren können. Das garantiert eine schnelle Auffindbarkeit der passenden Vorlagen und ebnet den Weg zum papierlosen Büro.

Zugriffsbeschränkungen auch für Dokumentvorlagen

Aber es gibt noch mehr Vorzüge, die Ihnen eine DMS bieten kann. Im Falle einer Cloud-DMS-Lösung etwa ist ein ortsunabhängiger, mobiler Zugriff auf jedes Dokument und jede Vorlage möglich. Diese sind durch die zentrale Archivierung immer aktuell, denn es gibt nur noch eine Version eines Dokuments, die überall und für jeden nutzbar ist. Auch das verschafft Sicherheit bei der Verwendung. Und wenn ein Dokument wirklich mal nicht für die Allgemeinheit zur Verfügung stehen soll, helfen Zugriffsregelungen dabei, den Zugriff auf einzelne Personen oder Gruppen zu beschränken.

Rechnungen aus Office-Vorlagen einfach ins DMS-Archiv schieben

Nicht zuletzt eignet sich ein DMS wunderbar als GoBD-konformes, digitales Archiv für Ihre steuerrelevanten Geschäftsunterlagen. Das gilt auch für Ihre Eingangsrechnungen, die Sie automatisiert mit der digitalen Rechnungsverarbeitung bearbeiten und anschließend im DMS archivieren können. Auch Ihre eigenen Ausgangsrechnungen, die Sie mit Office-Vorlagen erstellt haben, können Sie dort einfach ins Archiv schieben.

Fazit

Ob Sie einen Brief, z.B. einen Geschäftsbrief, oder ein anderes geschäftliches Dokument aus einer Word-Vorlage erstellen möchten: Dokumentvorlagen bringen Ihnen eine Menge Vorteile. Mit der richtigen Vorlagenverwaltung ermöglichen Ihnen Dokumentvorlagen ein effizienteres, zeitsparenderes Arbeiten, das die Aspekte der rechtlichen Sicherheit und der professionellen Außenwirkung gleichermaßen berücksichtigt. Eine sinnvolle Ergänzung ist ein DMS, um Geschäftsunterlagen ganz einfach rechtskonform zu archivieren und eine Vorlagenverwaltung für Ihre Dokumentvorlagen zu organisieren.