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Medienbrüche beseitigen: Machen Sie den Weg frei für fließende Informationen
Wo analoge und digitale Prozesse kollidieren, sind Ineffizienzen die Folge. Das muss nicht sein.
Digitale Geschäftsprozesse ohne Medienbrüche lassen Unternehmen noch effizienter arbeiten
Das papierlose Büro gewinnt in der Wirtschaft immer mehr an Bedeutung. Prozesse, die einst viel Zeit in Anspruch genommen haben, geschehen heute elektronisch und in Sekundenschnelle. Wachsende digitale Infrastrukturen machen es möglich. Über Ländergrenzen hinweg schließen Unternehmen mit digitalen Signaturen Verträge ab. Internationale Transaktionen sind so schnell und sicher möglich wie nie. Und das, ohne ein Blatt Papier zu verbrauchen. Die eIDAS-Verordnung der EU bietet viele Vorteile für die deutsche und europäische Wirtschaft.
Was ist die eIDAS-Verordnung?
Hinter der eIDAS-Voerordnung (eIDAS-VO) versteckt sich die Bezeichnung: „electronic Identification, Authentication and Trust Services“, auf Deutsch auch IVT (elektronische Identifizierung und Vertrauensdienste für elektronische Transaktionen). Dabei handelt es sich um eine EU-Verordnung (Nr. 910/2014), die in ganz Europa seit 2016 gültig ist und das Ziel verfolgt, die grenzüberschreitende Kompatibilität von Identifizierungssystemen sicherzustellen.
eIDAS als Standard für digitale Signatur, Siegel und Zeitstempel
Die eIDAS-Verordnung hat in Deutschland das Signaturgesetz (SigG) abgelöst und stellt verbindliche, einheitliche Standards für elektronische Signaturen (auch E-Signatur), Siegel, Zeitstempel, Webseiten-Zertifikate und Einschreiben in allen 28 EU-Mitgliedsstaaten sicher. Die eIDAS-Verordnung regelt im EU-Binnenmarkt den grenzüberschreitenden Einsatz von elektronischer Identifizierung und Vertrauensdiensten für elektronische Transaktionen.
Welche Vorteile hat die eIDAS-VO?
Die eIDAS-Regulation hat für Unternehmen einen digitalen EU-Binnenmarkt geschaffen. Die Vorteile, die diese internationalen Standards mit sich bringen, sind vielfältig. So können Sie beispielsweise innerhalb der EU größere Anschaffungen tätigen und Transaktionen sicher abwickeln. Sie möchten in Frankreich eine Immobilie oder in Spanien ein Fahrzeug erwerben? Das ist dank eIDAS problemlos digital möglich. Es gibt aber noch weitere Vorzüge, die aus der Verordnung resultieren:
Elektronische Identifizierung ermöglicht international gültige Signatur
- Verbindliche Standards in allen EU-Staaten garantieren Rechts- und Beweissicherheit
- Förderung kostensparender, elektronischer Geschäftsprozesse innerhalb der EU
- Verpflichtende Anerkennung von Vertrauensdiensten bei Behörden in ganz Europa
- Sicherheit durch digitale Identifizierung von Sender und Empfänger mit der eID
- Zeitsparendes, digitales Vertragsmanagement: Signieren internationaler Verträge auch mobil
- Rechtssichere Transaktionen EU-weit
Welche Vertrauensdienstleister gibt es?
Elektronische Vertrauensdienste, auch Trust Service Provider (TSP), bürgen für die digitale Identität von Personen. Das geschieht durch digitale Zertifikate, Signaturen und Authentifizierung. Die eIDAS-Verordnung gibt den Rahmen vor, wie Vertrauensdienstleister diese Aufgabe innerhalb der EU zu erbringen haben.
eIDAS-VO sorgt für vergleichbares Sicherheitsniveau
Die zuständige Aufsichtsstelle ist das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI). Dem BSI obliegt auch die Qualifizierung der Anbieter, damit elektronische Vertrauensdienste in ganz Deutschland über ein vergleichbares Sicherheitsniveau verfügen.
Elektronische Vertrauensdienste müssen eIDAS-Anforderungen erfüllen
Wenn Sie Vertrauensdienstleistungen wie die qualifizierte elektronische Signatur (QES), Validierungsdienste, Zustelldienste, Zeitstempel oder Bewahrungsdienste für signierte oder gesiegelte Dokumente in Anspruch nehmen, sollten Sie darauf achten, dass es sich um einen qualifizierten Trust Service Provider handelt, der die Anforderungen der eIDAS erfüllt.
Digitale Unterschrift: viele Anbieter in der EU
Auf ihrer Website bietet die Bundesnetzagentur einen Überblick über alle qualifizierten Vertrauensdienstleister in den EU-Staaten an, die das eIDAS-Zertifikat samt Registrierungsnummer anbieten und die elektronische Signaturkarte ausstellen. In Deutschland zählen etwa die Deutsche Post AG, die Bundesagentur für Arbeit, die Deutsche Telekom AG und die Bundesnetzagentur selbst zu den Institutionen, die die digitale Unterschrift anbieten.
Wie bekomme ich eine eIDAS-konforme Signatur?
Die qualifizierte elektronische Signatur ist das digitale Pendant zur handschriftlichen Unterschrift. Auch die Rechtskraft ist ihr ebenbürtig, und zwar in allen EU-Staaten gleichermaßen. Das unterscheidet die QES von der Einfachen Elektronischen Signatur (EES) und der Fortgeschrittenen Elektronischen Signatur (FES).
Elektronische Signaturkarte für digitale Unterschrift
Für die QES, die als eIDAS-konforme Signatur im internationalen Schrift- und Vertragsverkehr anerkannt ist, benötigen Sie bei der kartenbasierten Variante eine elektronische Signaturkarte, die mit einem qualifizierten, fälschungssicheren Zertifikat versehen ist.
Lesegerät und Software für E-Signatur notwendig
Diese Signaturkarte gibt es bei anerkannten Zertifizierungsdiensteanbietern (ZDA) wie der Bundesdruckerei (D-Trust) und der Deutschen Post (Postident e-Signing). Ebenfalls brauchen Sie ein Kartenlesegerät und eine Software wie DocuSign, um die Verbindung zwischen Zertifikat und dem zugehörigen Signaturprüfschlüssel des ZDA sicherzustellen.
6 Schritte zur Erlangung der elektronischen Signaturkarte
Wenn Sie eine eIDAS-konforme, rechtssichere E-Signatur erstellen möchten, benötigen Sie eine elektronische Signaturkarte. In sechs Schritten können Sie diese bei den Zertifizierungsdiensteanbietern beantragen, und das geht so:
- Zertifizierungsdienst auswählen
- Registrierung
- Kartenlesegerät, Software und elektronische Signaturkarte erwerben
- Elektronische Unterschrift in Unterlagen einfügen
- Eindeutige Identifizierung beim Anbieter, beispielsweise vor Ort oder per PostIdent-Verfahren
- Ausstellen der Signaturkarte für die qualifizierte elektronische Signatur
Fernsignatur vom Anbieter in der Cloud gehostet
Eine weitere Möglichkeit, eIDAS-konform digital zu unterschreiben, ist die Fernsignatur. Dabei wird die QES von einem Vertrauensdiensteanbieter in Ihrem Auftrag als unterzeichnende Person erstellt und in der Cloud auf einem Server gehostet. Hierfür benötigen Sie keine zusätzliche Hardware, sondern müssen lediglich zweifelsfrei Ihre Identität nachweisen.
Elektronische Unterschrift mobil nutzbar
Die Fernsignatur ist mittels Online-Ausweisfunktion des Personalausweises bei NFC-fähigen Mobiltelefonen möglich. Dieses kann den integrierten Chip lesen und Sie so authentifizieren. Auf diese Weise können Sie die qualifizierte elektronische Unterschrift mobil mit dem Handy nutzen.
eIDAS-konforme Signatur fördert digitale Workflows
Die eIDAS-konforme QES ist in Europa grenzüberschreitend als digitale Signatur anerkannt. Insbesondere für international tätige Unternehmen hat dies viele positive Auswirkungen auf das digitale Workflow-Management. Was früher ausgedruckt, unterzeichnet und per Post versendet werden musste, geht heute ohne Medienbrüche digital vonstatten. Das spart Zeit, Geld und schont Ressourcen. Die E-Signatur ist ein Meilenstein in der vollständigen Digitalisierung von Geschäftsprozessen.
Fazit
Wenn Sie und Ihr Unternehmen europaweit tätig sind, ist eine eIDAS-konforme digitale Signatur ein echter Gewinn für die Effizienz Ihrer digitalen Workflows. Insbesondere dann, wenn Sie auf Dienstreise sind und wichtige Vertragsfristen einhalten müssen. Mit einer entsprechenden Softwarelösung unterzeichnen Sie unkompliziert von unterwegs. Das verschafft Ihnen maximale Flexibilität, wann immer Ihre Signatur gefragt ist.
