Ersetzendes Scannen – Dokumente rechtssicher scannen und vernichten

Think paperless

Die GoBD ebnen den Weg zum papierlosen Büro – Belege & Co. digitalisieren und sicher archivieren

Digitalisierung dient der Auflösung von Papierarchiven

Die Digitalisierung von Geschäftsprozessen ist ein zentrales Ziel vieler Unternehmen in Deutschland. Sie ermöglicht neben einer grundsätzlichen Effizienzsteigerung weitere Vorzüge: die flexible Arbeit im Homeoffice zum Beispiel, oder den Verzicht auf papierbasierte Prozesse. Die Umsetzung eines papierlosen Büros bringt jedoch auch einige zentrale Fragen mit sich. So auch die Frage, ob Papierdokumente wie Belege im Unternehmen nach dem Scannen, also nach deren Digitalisierung, einfach vernichtet werden dürfen. Immerhin ist einer der Beweggründe der Digitalisierung von Dokumenten die Auflösung platzeinnehmender Papierarchive im Unternehmen.

Ersetzendes Scannen: Vorteile und GoBD-Richtlinien

Das sogenannte ersetzende Scannen spielt in diesem Zusammenhang eine entscheidende Rolle. Was genau ersetzendes Scannen nach den GoBD-Richtlinien (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) ist, worauf sie dabei achten sollten und welche Vorteile rechtssicheres ersetzendes Scannen mit sich bringt, erfahren Sie in diesem Artikel.

Definition: Was bedeutet ersetzendes Scannen?

Ersetzendes Scannen bezeichnet die digitale Erfassung papiergebundener Dokumente in ein elektronisches Dokumentenmanagement-System (DMS) und die anschließende Vernichtung des Originals. Das ersetzende Scannen ermöglicht dabei die medienbruchfreie, elektronische Weiterverarbeitung und Aufbewahrung des jeweiligen Scanproduktes.

Rechtssicheres ersetzendes Scannen: GoBD-Richtlinien

Rechnungen und Belege scannen und vernichten ist in den meisten Fällen erlaubt und sogar ökologisch erwünscht. Welche Dokumente nach dem Scannen vernichtet werden dürfen und welche Voraussetzungen erfüllt sein müssen, damit das Finanzamt am Ende des Tages mit der Vorgehensweise einverstanden ist, sind den GoBD zu entnehmen. Die wichtigsten Voraussetzungen für ersetzendes Scannen nach GoBD sind:

1. Keine Aufbewahrungspflicht im Original

Die wohl wichtigste Voraussetzung für rechtssicheres ersetzendes Scannen betrifft die Aufbewahrungspflicht steuerrelevanter Dokumente im Original. Auch wenn ersetzendes Scannen grundsätzlich zur Papierentlastung im Büro dienen soll, gibt es Ausnahmen, in denen bestimmte Dokumente nach ihrer Digitalisierung nicht vernichtet werden dürfen.

  1. Diese Dokumente nach dem Scannen im Original aufbewahren
  • Jahresabschlüsse
  • Notariell beurkundete Verträge
  • Urkunden
  • Eröffnungsbilanzen
  • Dokumente mit Wasserzeichen
  • Zollanmeldungen

3. Gewährleistung der Lesbarkeit und Vollständigkeit

Beim ersetzenden Scannen ist das digitalisierte Dokument unbedingt auf Lesbarkeit und Vollständigkeit zu überprüfen. Dies dient einerseits der Anerkennung des Scanproduktes durch das Finanzamt und andererseits der Gewährleistung als Beweismittel im Falle eines Rechtsstreits vor Gericht. Ist das eingescannte Dokument nicht bzw. ungenügend lesbar, sollte das Originaldokument aufbewahrt werden.

4. Verfahrensdokumentation für ersetzendes Scannen

Um jegliche Manipulation (bildlich und inhaltlich) digitalisierter Dokumente auszuschließen, ist für ersetzendes Scannen eine Verfahrensdokumentation notwendig. Folgende Organisationsanweisungen sollte die Verfahrensdokumentation mindestens enthalten:

  • Welche Dokumente werden gescannt?
  • Von wem werden Dokumente gescannt?
  • In welchem Prozessschritt wird das Dokument gescannt?
  • Wie werden Fehler beim ersetzenden Scannen protokolliert?
  • Wie erfolgt die Qualitätskontrolle auf Lesbarkeit und Vollständigkeit?

Die genauen Anforderungen der Verfahrensdokumentation beim ersetzenden Scannen ergeben sich aus Abschnitt 10.1 GoBD 2020.

Wie funktioniert ersetzendes Scannen?

Rechtssicheres ersetzendes Scannen durchläuft in der Regel ein einheitliches Verfahren von der Eingangspostverarbeitung über das Scannen und Vernichten der Belege bis hin zur Verfahrensdokumentation. Das sind die Schritte für rechtssicheres ersetzendes Scannen:

1.    Dokumentenauswahl für die Digitalisierung

Zunächst sollte im Unternehmen grundsätzlich festgelegt werden, welche Dokumente durch ersetzendes Scannen digitalisiert werden. Sollen beispielsweise alle eingehenden aufbewahrungspflichtigen Dokumente, oder lediglich diejenigen mit Belegcharakter das ersetzende Scannen durchlaufen? Darüber hinaus ist das zu scannende Dokument auf Echtheit zu überprüfen und auch, ob eine Aufbewahrungspflicht im Original besteht.

2.    Zeitpunkt des Scanprozesses: je früher, desto besser

Der Scanprozess kann beim ersetzenden Scannen zu jedem beliebigen Zeitpunkt durchgeführt werden. Empfehlenswert ist allerdings, aufbewahrungspflichtige Dokumente zu einem möglichst frühen Zeitpunkt einzuscannen, um den Schutz vor Verlust zu gewährleisten. Im Idealfall erfolgt der Scanprozess unmittelbar mit dem Posteingang.

3.    Digitalisierung des Originals: Geräte und Personen

Für den Digitalisierungsprozess sind ein entsprechendes Scangerät inklusive Software sowie die jeweils verantwortlichen Personen für den Scanvorgang festzulegen. Die digitalisierten Belege sind dabei einwandfrei lesbar und vollständig abzubilden. Bei Verwendung eines technisch einwandfreien und modernen Scanners werden diese Voraussetzung erfüllt, sodass eine Zertifizierung des Gerätes in der Regel nicht notwendig ist.

4.    Digitale Archivierung: Schutz vor Manipulation

Nach dem Scanprozess wird das Dokument digital archiviert. Hierbei ist insbesondere der Grundsatz der Unveränderbarkeit nach §146 Abs. 4 AO zum Schutz vor Manipulation einzuhalten. Bei der Auswahl des Archivierungssystems spielt daher der Aspekt der Unveränderbarkeit und Überprüfbarkeit archivierter Dokumente eine wichtige Rolle.

5.    Verarbeitung des Scanprodukts: GoBD-konforme Software

Die Verbuchung von Geschäftsvorfällen erfolgt beim ersetzenden Scannen anhand des Scanproduktes. Hierfür wird im Idealfall eine entsprechende GoBD-konforme Buchhaltungssoftware verwendet. Die Bearbeitung des elektronischen Dokumentes, beispielsweise in Form von farblichen Hervorhebungen oder Buchungsvermerken, darf sich nicht auf die Lesbarkeit und Vollständigkeit im Vergleich zum Original auswirken.

6.    Papierbelege vernichten: einen Monat nach Abgabezeitpunkt

Dokumente, die von der Aufbewahrungspflicht im Original nicht betroffen sind, können nun vernichtet werden. Hierbei ist jedoch eine letzte Stichprobenkontrolle hinsichtlich der Vollständigkeit und Lesbarkeit des digitalisierten Dokumentes durchzuführen – am besten durch eine Person, die nicht unmittelbar am Scanvorgang beteiligt war. Darüber hinaus sollte beim rechtssicheren ersetzenden Scannen die Vernichtung sicherheitshalber erst einen Monat nach Abgabezeitpunkt der Umsatzsteuer-Voranmeldung erfolgen.

7.    Verfahrensdokumentation: ersetzendes Scannen dokumentieren

Sämtliche zuvor ausgeführten Schritte sind für ein rechtssicheres ersetzendes Scannen nachvollziehbar zu dokumentieren. Hilfestellung für eine optimale Verfahrensdokumentation für ersetzendes Scannen bietet die sogenannte Musterverfahrensdokumentation. Die Musterverfahrensdokumentation wurde gemeinsam von der Bundessteuerberaterkammer (BStBK) und dem Deutschen Steuerberaterverband (DStV) erarbeitet.

Musterverfahrensdokumentation auch für mobiles Scannen

Auf Grundlage der GoBD bietet die Musterverfahrensdokumentation eine Anleitung der einzelnen Verfahrensschritte für das ersetzende Scannen – vom Posteingang über die Digitalisierung bis hin zur Vernichtung und Archivierung. Auch die Digitalisierung steuerrelevanter Dokumente durch mobiles Scannen wird in der Musterverfahrensdokumentation erläutert. Was genau mobiles Scannen ist, wird im Blogbeitrag zu den Neuerungen der GoBD 2020 erklärt.

Fazit

Ersetzendes Scannen ist ein wichtiger Schritt hin zum papierlosen Büro und damit zu mehr Ordnung und Übersicht im Büro. Wer planvoll an die Sache herangeht und sich strikt an die Vorgaben der GoBD hält, wird ersetzendes (mobiles) Scannen als eine Befreiung von Ordnern und vom Dokumentensortieren für die Steuererklärung empfinden. Die benötigten Dokumente werden einfach manipulationssicher im Archiv des Dokumentenmanagement-Systems abgelegt, liegen dort bereit und können, in der Cloud gehostet, in Sekundenschnelle ortsunabhängig abgerufen werden.

Ersetzendes Scannen – Dokumente rechtssicher scannen und vernichten 1

Jetzt starten

Sie möchten Ihre Archive endlich digitalisieren. Wir beraten Sie gerne zu unserem umfangreichen Angebot des KI-gestützen Scanservice.

Das könnte Sie auch interessieren.

Die Aktenvernichtung ist eine verantwortungsvolle Aufgabe.

Aktenvernichtung als Basis für modernes Dokumentenmanagement

Mit elektronischen Akten im digitalen Archiv haben Sie jederzeit eine zentrale Ablage für Ihre wichtigsten Dokumente

So geht revisionssichere Archivierung

Unterschreiben Sie unabhängig von Ihrem Standort Dokumente, flexibel und ohne Medienbrüche.

Verträge digital unterschreiben

Unsere neusten Blogbeiträge: 

Postmanagement im Unternehmen optimieren: So geht’s

Postmanagement im Unternehmen optimieren: So geht’s

Viele Geschäftsprozesse laufen in Unternehmen inzwischen digital ab. Das Postmanagement scheint in den Digitalisierungsstrategien jedoch zu kurz zu kommen: Deutschland ist noch immer das Land der Briefe. Dabei hält eine digitale Poststelle zahlreiche Vorteile bereit,...

mehr lesen

News & Updates

Think Paperless – Unser Newsletter für Sie

Abonnieren

Eingangpostverarbeitung

Ihre Eingangspost wird jetzt ganz einfach digital

Digitale Rechnungsverarbeitung

Eingangsrechnungen erfassen sich nun ganz von allein 

Digitale Akte

Ihr Abschied vom Aktenkeller

Homeoffice Lösungen

Unsere 10 besten Lösungen fürs papierloses arbeiten im Homeoffice

Collaboration Tool: digitale Zusammenarbeit

Ortsunabhängig zusammenarbeiten: gemeinsame Bearbeitung von Dokumenten, einfaches File Sharing und mehr Effizienz.

Digitale Personalakte

Für einen effizienten Personalprozess.

Gehaltsabrechung digital zustellen

Sparen Sie mindestens 3,10 €* pro Mitarbeiter, jeden Monat.

Vertragsmanagement

Verträge blitzschnell digital erfassen, recherchieren und verwalten.

DocuSign

Einfach. Digital. Unterschreiben. Auch als integrierte Schnittstelle in d.3ecm verfügbar. Jetzt starten

Emailarchivierung

Endlich E-Mails rechtssicher archivieren