Ersetzendes Scannen – Richtlinien und Voraussetzungen

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Ersetzendes Scannen – Dokumente rechtssicher scannen und vernichten

Die Digitalisierung von Geschäftsprozessen ist ein Ziel vieler Unternehmen in Deutschland. Sie dient neben der grundsätzlichen Effizienzsteigerung unter anderem auch der Arbeit im Homeoffice. Die Umsetzung eines papierlosen Büros bringt jedoch auch einige zentrale Fragen mit sich. So auch die Frage, ob Papierdokumente im Unternehmen nach deren Digitalisierung einfach vernichtet werden dürfen. Immerhin ist einer der Beweggründe der Digitalisierung von Dokumenten die Auflösung platzeinnehmender Papierarchive im Unternehmen.

Das sogenannte ersetzende Scannen spielt in diesem Zusammenhang eine entscheidende Rolle. Was genau ersetzendes Scannen ist, worauf sie dabei achten sollten und welche Vorteile rechtssicheres ersetzendes Scannen mit sich bringt erfahren Sie in diesem Artikel.

Was bedeutet ersetzendes Scannen?

Ersetzendes Scannen bezeichnet die digitale Erfassung papiergebundener Dokumente in ein elektronisches Dokumentenmanagement-System (DMS) und die anschließende Vernichtung des Originals. Das ersetzende Scannen ermöglicht dabei die elektronische Weiterverarbeitung und Aufbewahrung des jeweiligen Scanproduktes.

Welche Richtlinien und Voraussetzungen gibt es beim ersetzenden Scannen?

Rechnungen und Belege scannen und vernichten ist in den meisten Fällen erlaubt und sogar ökologisch erwünscht. Welche Dokumente nach dem Scannen vernichtet werden dürfen und welche Voraussetzungen erfüllt sein müssen, damit das Finanzamt am Ende des Tages mit der Vorgehensweise einverstanden ist, sind den GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) zu entnehmen. Die wichtigsten Voraussetzungen für ersetzendes Scannen nach GoBD sind:

Keine Aufbewahrungspflicht im Original

Die wohl wichtigste Voraussetzung für rechtssicheres ersetzendes Scannen betrifft die Aufbewahrungspflicht steuerrelevanter Dokumente im Original. Auch wenn ersetzendes Scannen grundsätzlich zur Papierentlastung im Büro dienen soll, gibt es Ausnahmen, in denen bestimmte Dokumente nach ihrer Digitalisierung nicht vernichtet werden dürfen.

Folgende Dokumente sind nach dem Scannen im Original aufzubewahren:

  • Jahresabschlüsse
  • Notariell beurkundete Verträge
  • Urkunden
  • Eröffnungsbilanzen
  • Dokumente mit Wasserzeichen
  • Zollanmeldungen

Gewährleistung der Lesbarkeit & Vollständigkeit

Beim ersetzenden Scannen ist das digitalisierte Dokument unbedingt auf Lesbarkeit und Vollständigkeit zu überprüfen. Dies dient einerseits der Anerkennung des Scanproduktes durch das Finanzamt und andererseits der Gewährleistung als Beweismittel im Falle eines Rechtsstreits vor Gericht. Ist das eingescannte Dokument nicht bzw. ungenügend lesbar, sollte das Originaldokument aufbewahrt werden.

Verfahrensdokumentation des ersetzenden Scannens

Um jegliche Manipulation (bildlich und inhaltlich) digitalisierter Dokumente auszuschließen, ist beim ersetzenden Scannen eine Verfahrensdokumentation notwendig. Folgende Organisationsanweisungen sollte die Verfahrensdokumentation mindestens enthalten:

  • Welche Dokumente werden gescannt?
  • Von wem werden Dokumente gescannt?
  • In welchem Prozessschritt wird das Dokument gescannt?
  • Wie werden Fehler beim ersetzenden Scannen protokolliert?
  • Wie erfolgt die Qualitätskontrolle auf Lesbarkeit und Vollständigkeit?

Die genauen Anforderungen der Verfahrensdokumentation beim ersetzenden Scannen ergeben sich aus Abschnitt 10.1 GoBD 2020.

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Wie funktioniert ersetzendes Scannen?

Rechtssicheres ersetzendes Scannen durchläuft in der Regel ein einheitliches Verfahren. Von der Eingangspostverarbeitung über Belege Scannen und Vernichten bis hin zur Verfahrensdokumentation – das sind die Schritte für rechtssicheres ersetzendes Scannen:

1.    Dokumentenauswahl

Zunächst sollte im Unternehmen grundsätzlich festgelegt werden, welche Dokumente durch ersetzendes Scannen digitalisiert werden. Sollen beispielsweise alle eingehenden aufbewahrungspflichtige Dokumente oder lediglich diejenigen mit Belegcharakter das ersetzende Scannen durchlaufen? Darüber hinaus ist das zu scannende Dokument auf Echtheit zu überprüfen und auch, ob eine Aufbewahrungspflicht im Original besteht.

2.    Zeitpunkt des Scanprozesses

Der Scanprozess kann beim ersetzenden Scannen zu jedem beliebigen Zeitpunkt durchgeführt werden. Empfehlenswert ist allerdings, Aufbewahrungspflichtige Dokumente zu einem möglichst frühen Zeitpunkt einzuscannen, um den Schutz vor Verlust zu gewährleisten. Im Idealfall erfolgt der Scanprozess unmittelbar mit dem Posteingang.

3.    Digitalisierung des Originals

Für den Digitalisierungsprozess ist ein entsprechendes Scangerät inklusive Software sowie die jeweils verantwortlichen Personen für den Scanvorgang festzulegen. Die digitalisierten Belege sind dabei einwandfrei lesbar und vollständig abzubilden. Bei Verwendung eines technisch einwandfreien und modernen Scanners werden diese Voraussetzung erfüllt, so dass eine Zertifizierung des Gerätes in der Regel nicht notwendig ist.

4.    Archivierung

Nach dem Scanprozess wird das Dokument digital archiviert. Hierbei ist insbesondere der Grundsatz der Unveränderbarkeit nach §146 Abs. 4 AO zum Schutz vor Manipulation einzuhalten. Bei der Auswahl des Archivierungssystems spielt daher der Aspekt der Unveränderbarkeit und Überprüfbarkeit archivierter Dokumente eine wichtige Rolle.

5.    Verarbeitung des Scanproduktes

Die Verbuchung von Geschäftsvorfällen erfolgt beim ersetzenden Scannen anhand des Scanproduktes. Hierfür wird im Idealfall eine entsprechende GoBD-konforme Buchhaltungssoftware verwendet. Die Bearbeitung des elektronischen Dokumentes, beispielsweise in Form von farblichen Hervorhebungen oder Buchungsvermerken, darf sich nicht auf die Lesbarkeit und Vollständigkeit im Vergleich zum Original auswirken.

6.    Papierbelege vernichten

Dokumente, die von der Aufbewahrungspflicht im Original nicht betroffen sind, können nun vernichtet werden. Hierbei ist jedoch eine letzte Stichprobenkontrolle hinsichtlich der Vollständigkeit und Lesbarkeit des digitalisierten Dokumentes durchzuführen – am besten durch eine Person, die nicht unmittelbar am Scanvorgang beteiligt war. Darüber hinaus sollte beim rechtssicheren ersetzenden Scannen die Vernichtung sicherheitshalber erst einen Monat nach Abgabezeitpunkt der Umsatzsteuer-Voranmeldung erfolgen.

7.    Verfahrensdokumentation

Sämtliche zuvor ausgeführten Schritte sind für ein rechtssicheres ersetzendes Scannen nachvollziehbar zu dokumentieren. Hilfestellung für eine optimale Verfahrensdokumentation für ersetzendes Scannen bietet die sogenannte Musterverfahrensdokumentation. Die Musterverfahrensdokumentation wurde gemeinsam von der Bundessteuerberaterkammer (BStBK) und dem Deutschen Steuerberaterverband (DStV) erarbeitet. Auf Grundlage der GoBD bietet die Musterverfahrensdokumentation eine Anleitung der einzelnen Verfahrensschritte für das ersetzende Scannen – vom Posteingang über die Digitalisierung bis hin zur Vernichtung und Archivierung. Auch die Digitalisierung steuerrelevanter Dokumente durch mobiles Scannen wird in der Musterverfahrensdokumentation erläutert. Was genau mobiles Scannen ist, wird im Blogbeitrag zu den Neuerungen der GoBD 2020 erklärt.

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