Geschäftsprozesse optimieren

Die Prozessdigitalisierung spart Zeit und Ressourcen, senkt Kosten und steigert die Qualität.

Mit Prozessdigitalisierung der Konkurrenz ein Stück voraus

Kürzere Produktlebenszyklen, kürzere Wertschöpfungsketten, höherer Preisdruck – die Digitalisierung sorgt bei vielen Unternehmen für eine Steigerung des Wettbewerbsdrucks. Die Konkurrenz schläft nicht und ist im Zuge der Prozessdigitalisierung oft schon einen Schritt voraus. Für den nachhaltigen Erfolg ist die Geschäftsprozessoptimierung durch die Digitalisierung insbesondere für KMU eine wichtige Voraussetzung.

Geschäftsprozesse optimieren und Rückstände aufholen

Die Digitalisierung birgt dabei auch einen zentralen Vorteil: Die hohe Geschwindigkeit von Veränderungen ermöglicht es, jederzeit aufzuspringen und Rückstände durch Geschäftsprozessoptimierungen aufzuholen. Der folgende Beitrag gibt einen kompakten Überblick über die Geschäftsprozessoptimierung und zeigt, wie mithilfe der Prozessdigitalisierung Geschäftsprozesse optimiert werden können.

Was versteht man unter Geschäftsprozessoptimierung?

Geschäftsprozessoptimierung umfasst grundsätzlich die Neu- oder Umgestaltung von Arbeitsprozessen im Unternehmen. Sie resultiert aus der Gesamtheit sämtlicher Aktivitäten und Entscheidungen, die zur Steigerung der Effizienz von Geschäftsprozessen dienen.

Zwei Arten von Geschäftsprozessen

Arbeitsabläufe im Unternehmen lassen sich grundsätzlich in zwei Arten von Geschäftsprozessen unterteilen. Die erste Art von Geschäftsprozessen sind sogenannte Schlüsselprozesse. Dabei handelt es sich um die Kernprozesse, die das Unternehmen ordnungsgemäß am Laufen halten und einen direkten Mehrwert erzeugen.

Beide Arten von Geschäftsprozessen für Arbeitsabläufe wichtig

Die zweite Art von Geschäftsprozessen bilden Back-Office-Prozesse, die zur Unterstützung der Schlüsselprozesse dienen und somit keinen direkten Mehrwert für das Unternehmen schaffen. Für eine Geschäftsprozessoptimierung sollten stets beide Arten von Geschäftsprozessen berücksichtigt werden.

Ziele der Geschäftsprozessoptimierung

Die Ziele einer Geschäftsprozessoptimierung hängen stets von den individuellen Anforderungen eines Unternehmens ab und sind oftmals eng miteinander verbunden. Eines haben alle Ziele jedoch in der Regel gemeinsam: den Anforderungen der Digitalisierung gerecht werden. Die Ziele werden dabei meist so ausgerichtet, dass sie die Geschäftsprozesse insgesamt transparenter, schlanker und fehlerbereinigt machen.

Mögliche Ziele einer Geschäftsprozessoptimierung

Wer seine Geschäftsprozesse digital optimieren und automatisieren möchte, wird feststellen, dass mit diesen Veränderungen eine ganze Reihe von Vorteilen einhergeht. Ihre Arbeitsabläufe profitieren von der Prozessdigitalisierung, und zwar in vielerlei Hinsicht. Hier sind einige Beispiele, wie sich die Optimierung von Geschäftsprozessen in Ihrem Unternehmen bemerkbar machen kann:

• Senkung von Produktionskosten
• Verringerung von Durchlaufzeiten
• Steigerung der Qualität eines Produktes oder einer Dienstleistung
• Verringerung des Ressourceneinsatzes (z.B. papierloses Büro)
• Effektivere Flächennutzung (z.B. durch Homeoffice)
• Verbesserung von Abläufen und Auslastung (z.B. durch digitale Workflows)

Vorgehensweise bei der Geschäftsprozessoptimierung

Ob nun die Eingangspostverarbeitung im Personalwesen oder die digitale Rechnungsverarbeitung in der Buchhaltung – die Geschäftsoptimierung und ihr Ablauf ist auf sämtliche Unternehmensprozesse und -bereiche individuell anzupassen. Nichtsdestotrotz kann die Geschäftsprozessoptimierung grundsätzlich in folgende 3 Phasen unterteilt werden:

1. Analyse-Phase – Geschäftsprozessanalyse

Die Grundlage, um Geschäftsprozesse optimieren zu können, bildet die Geschäftsprozessanalyse des Ist-Zustandes, um einen entsprechenden Soll-Prozess zu definieren. Dabei werden aktuelle Arbeitsabläufe durch verschiedene Geschäftsprozessanalyse-Methoden (z.B. Potenzialanalyse, ABC-Analyse, SWOT-Analyse) bewertet. Die Ergebnisse dieser Geschäftsprozessanalyse geben Aufschluss über die Qualität und den Reifegrad der zu optimierenden Geschäftsprozesse. Dadurch werden die entsprechenden Stellschrauben innerhalb des Geschäftsprozesses auf einen Blick sichtbar.

2. Design-Phase – Geschäftsprozesse optimieren

Die Design-Phase umfasst die Umsetzung der zuvor skizzierten Geschäftsprozessoptimierung. Um Geschäftsprozesse optimieren zu können, kann auf verschiedenste Methoden wie z.B. „Business Process Reengineering“ (BPR) oder der „Kontinuierliche Verbesserungsprozess“ (KVP) zurückgegriffen werden. Jede Methode verfolgt dabei einen eigenen Ansatz zur Geschäftsprozessoptimierung und sollte daher unter individuellen Faktoren wie Budget, Zeitraum oder technische Umsetzbarkeit gewählt werden.

3. Monitoring-Phase – Optimierte Arbeitsabläufe überwachen

Die abschließende Monitoring-Phase umfasst die Überwachung der optimierten Geschäftsprozesse. Die Leistungsmessung des jeweils optimierten Geschäftsprozesses erfolgt anhand von individuell ausgewählten Kennzahlen (KPI). So kann überprüft werden, ob die Geschäftsprozessoptimierung den gewünschten Erfolg einbringt oder ob weitere Geschäftsprozessoptimierungen notwendig sind.

Geschäftsprozesse optimieren: Zwei Methoden im Überblick

Zwei bekannte Methoden zur Geschäftsprozessoptimierung sind Business Process Reenginieering (BPR) und der kontinuierliche Verbesserungsprozess (KVP). Beide Methoden bieten jeweils unterschiedliche Hebel, die bewegt werden, um Geschäftsprozesse optimieren zu können.

Business Process Reenginieering (BPR)

BPR verfolgt einen Ansatz zur radikalen Neugestaltung von Geschäftsprozessen. Beim BPR-Ansatz geht es somit um die reine Neuentwicklung von Arbeitsabläufen. Business Process Reengineering wird in der Praxis daher nicht selten von Kritik begleitet, da bestehende Geschäftsprozesse weder analysiert noch optimiert werden und somit unter anderem bestehende Know-how-Vorteile über Bord geworfen werden.

Kontinuierlicher Verbesserungsprozess (KVP)

KVP bildet im Prinzip das genaue Gegenstück zu BPR und setzt auf die Ermittlung und anschließend umfassende Analyse bestehender Geschäftsprozesse. Hierbei wird auf Analyse-Methoden wie z.B. die Potenzialanalyse zurückgegriffen, um ein Soll-Konzept zu modellieren und so Geschäftsprozesse optimieren zu können.

Geschäftsprozessoptimierung durch Digitalisierung und Prozessautomatisierung

Die Prozessdigitalisierung ist ein maßgebender Treiber für die stetige Geschäftsprozessoptimierung in Unternehmen. Insbesondere durch die Prozessautomatisierung, die einen gewissen Digitalisierungsgrad voraussetzt, erfahren Unternehmen eine erhebliche Produktivitätssteigerung. Im Folgenden haben wir Möglichkeiten im Rahmen der Prozessautomatisierung zusammengefasst, um Geschäftsprozesse optimieren zu können:

Geschäftsprozesse optimieren durch die digitale Signatur

Die digitale Signatur ist eine weitere Möglichkeit, Geschäftsprozesse zu optimieren und somit zu beschleunigen. Sie ermöglicht einen papierlosen Unterzeichnungsvorgang ohne jegliche Medienbrüche. Lästige Arbeitsabläufe wie Einscannen und Ausdrucken gehören somit der Vergangenheit an, so dass Dokumente sogar von unterwegs aus mit dem Tablet oder Smartphone unterzeichnet werden können.

Geschäftsprozesse optimieren durch digitales Dokumentenmanagement

Eine gute Verwaltung und Organisation ist ein zentraler Hebelarm zur Steigerung der Effizienz im Unternehmen. Ein Dokumentenmanagement-System (DMS) bildet dabei die Basis für eine effiziente, digitale Verwaltung von Dokumenten. Mit einem DMS lassen sich darüber hinaus Geschäftsprozesse automatisieren – beispielsweise die automatische Erfassung und Überprüfung von Rechnungen oder die automatisierte Ablage in ein digitales Archiv.

Geschäftsprozesse optimieren durch digitale Workflows

Mithilfe von Workflow-Management-Systemen lassen sich verschiedenste Geschäftsprozesse optimieren. Arbeitsabläufe werden im Rahmen des Workflow-Managements analysiert, modelliert, koordiniert und gesteuert. Insgesamt erhöht sich durch ein automatisiertes Workflow-System die Transparenz bei gleichzeitiger Reduzierung von Durchlaufzeiten und Fehlerquoten.

Fazit

Das Optimieren von Prozessen in Unternehmen ist keine Eintagsfliege, sondern ein kontinuierlicher Prozess. Das Ziel besteht darin, stets die optimalen Arbeitsabläufe zu gewährleisten. Nach der Geschäftsprozessanalyse und der Potenzialanalyse werden die Arten von Geschäftsprozessen sichtbar, bei denen sich noch eine Optimierung empfiehlt. Jedes Unternehmen, das sich langfristig am Markt behaupten möchte, sollte sich mit dem Thema Geschäftsprozessoptimierung beschäftigen.