Mit der OCR-Technologie suchen und finden Sie effizient Texte in Bilddateien

Einleitung

Erinnern Sie sich noch an „_2ddp27d9d23d0c9p6l.pdf“? Nein? Es könnte der Name eines PDF-Dokuments sein, das Sie vor einem Monat heruntergeladen und auf Ihrem PC abgespeichert haben. Den Dateinamen haben Sie längst vergessen, den Speicherort auch. An den Inhalt aber können Sie sich erinnern. Mit einer OCR-Software stünden Ihre Chancen ziemlich gut, das Dokument umgehend wiederzufinden. Denn OCR ist eine Texterkennung, die Text in Ihren digitalen Bilddateien lesen kann. Sie macht das Durchsuchen von Multiformat-Datenbanken noch schneller und effizienter. Wie auch Sie sich die OCR-Technologie zunutze machen können, lesen Sie in diesem Blogartikel.

Was ist OCR-Technologie?

Die Abkürzung OCR stammt aus dem Englischen und bedeutet „Optical Character Recognition“, also optische Zeichenerkennung oder Texterkennung. Sie beschreibt eine Software, die in der Lage ist, Text in Bilddateien wie einem PDF, Scan, Foto oder einer Grafik zu identifizieren und in einem digitalen Archiv per Volltextsuche zu finden. Ideal ist die Verwendung in Kombination mit einem Dokumentenmanagement-System (DMS). Die Suche nach Dokumenten geschieht nur noch auf Basis von Inhalt, Verschlagwortung und ergänzenden Metadaten.

Wie funktioniert die OCR-Technologie?

Die OCR-Erkennung arbeitet von Groß nach Klein. Sie analysiert digitale Text- und Bilddateien auf Textblöcke, die sie in immer kleinere Segmente zerlegt, bis sie schließlich über Sätze und Wörter bei einzelnen Buchstaben ankommt.

OCR gleicht Buchstaben mit Zeichensätzen ab

Mit Zeichensätzen aus ihrer Datenbank gleicht die OCR-Texterkennung nun die einzelnen Zeichen ab, die sie erkennt, und entscheidet anhand der Ähnlichkeit, dass es sich um ein bestimmtes Zeichen, eine Zahl oder einen Buchstaben handeln muss. Selbst Handschriften kann die optische Zeichenerkennung lesen, in Dokumenten suchen und finden.

Welche Vorteile hat OCR-Software?

Die Zeiten, in denen Dateien in Ordnern mit vielen Unterordnern organisiert wurden, sind vorbei. Zu umständlich, zu unübersichtlich. Das moderne papierlose Büro arbeitet mit modernem Dokumentenmanagement, und das ermöglicht mit aufgesattelter OCR-Texterkennung eine Durchsuchbarkeit von allen digitalen Dokumententypen nach Text per Volltextsuche. Text im Bild erkennen? Kein Problem für die optische Texterkennung.

OCR-Technologie auch remote in der Cloud nutzbar

Die Folge: Verbesserte Workflows im Dokumentenmanagement, weil es kein Inselwissen mehr gibt. Denn Menschen neigen dazu, sich individuelle Ordnerstrukturen anzulegen, die im Laufe der Jahre immer weiter anwachsen, bis nur noch Wenige sie durchschauen. Die OCR-Software sorgt gerade hier für Transparenz. Unauffindbare Dokumente gibt es nicht mehr, abteilungsinterne Datensilos auch nicht. Und das Beste: in einem DMS sind alle Dokumente und Dateien an zentraler Stelle abgelegt und somit von jedem in Sekundenschnelle auffindbar. In der Cloud gehostet, funktioniert das sogar remote, etwa aus dem Homeoffice.

Dateien anhand von Schlagwörtern suchen und finden

Für viele Dokumente beginnt die digitale Existenz noch heute mit dem Scannen und Speichern. So werden aus Schriftstücken digitale Bilder – ganz so, als würden Sie einen Text abfotografieren. Ohne eine sinnvolle Dateibenennung und einen nachvollziehbaren Ablageort wäre diese Datei normalerweise verloren. Mit OCR-Software ist eine lesbare Digitalisierung und Archivierung von Schriftstücken möglich. Wer bestimmte, zuvor hinterlegte Schlagworte in die Volltextsuche eingibt, wird diese Dateien sofort wiederfinden. In einer digitalen Akte gibt es diese Dokumente sogar auf Knopfdruck im lückenlosen Kontext.

Wo kann man OCR-Texterkennung einsetzen?

Neben den bereits geschilderten Anwendungsbeispielen beim intelligenten Dokumentenmanagement sind die Einsatzbereiche für die OCR-Texterkennung denkbar vielfältig.

Automatisierungen durch OCR-Erkennung möglich

Hinsichtlich Automatisierungen in Ihrem Workflow-Management ist mit OCR ebenfalls schon vieles möglich, zum Beispiel bei der digitalen Dokumentenerfassung. Das betrifft Eingangsrechnungen, die auf diese Weise eingelesen und an die richtigen Stellen weitergeleitet werden können, wie auch Briefe. All diese Dokumente können Sie anschließend bequem und GoBD-konform im digitalen Archiv Ihres DMS archivieren.

OCR kann Autokennzeichen einlesen

In vielen Bereichen ist die OCR-Technik bereits im Einsatz, ohne dass man sofort darauf kommen würde. In Parkhäusern kann sie Kennzeichen von Autos einlesen. Apps nutzen OCR, um Texte zu übersetzen und beim Online-Shopping ermöglicht die Technologie die Erfassung der Kreditkarte.

Fazit

Wenn Sie in Ihrem Unternehmen viele unterschiedliche Dateien- und Dokumententypen archivieren, ist ein Dokumentenmanagement-System mit OCR-Texterkennung eine gute Investition. Insbesondere die Arbeit mit PDF-Dokumenten, in denen die OCR Text erkennen kann, ist eine Paradedisziplin der Software. Sie macht jedes PDF in Ihrem digitalen Archiv in Sekunden auffindbar und hilft dabei, die Kollaboration gerade standortübergreifend zu verbessern, weil mit einem modernen DMS jeder Zugriff auf eine zentrale Datenablage hat. Intelligent digitalisieren, archivieren, suchen und finden – das garantiert Ihnen nur die Kombination aus OCR und DMS.