Personalakten digitalisieren für mehr Sicherheit und schnellere Workflows

Wer sein Aktenarchiv auflöst, kann effizient, günstig und medienbruchfrei zusammenarbeiten

Personalakte: digital vs analog

Jeder Arbeitnehmer in Deutschland hat sie. Besser gesagt, jeder Arbeitgeber führt sie über seine Arbeitnehmer: die Personalakte. Meist handelt es sich um ein Konvolut aus Papier, das die Personalabteilung aufbewahrt und wenig flexibel ist. Die Akte ist standortgebunden und muss je nach Umfang aufwändig durchsucht werden. Kurz gesagt: eine digitale Personalakte wäre deutlich effizienter. Aber kann man so einfach die Personalakten digitalisieren? Und worauf muss man bei der Einführung der digitalen Personalakte achten?

Was ist eine Personalakte?

Die Personalakte ist in der HR der digitale oder analoge Aktenordner, den ein Unternehmen über einen Arbeitnehmer führt. In ihm sind alle für die Ausübung der jeweiligen Tätigkeit erforderlichen Papiere enthalten, in denen es um vertragliche, gesundheitliche und berufsqualifizierende Belange geht. Konkret umfassen diese Akteninhalte, die jedes Unternehmen individuell festlegt, zum Beispiel folgende Schriftstücke:

• allgemeine Personendaten wie Adresse und Bankverbindung
• Bewerbungsunterlagen
• Arbeitsvertrag
• Urlaubsanträge
• Arbeitsunfähigkeitsbescheinigungen (AU)
• Schriftwechsel mit Arbeitgeber
• Gesonderte Vereinbarungen
• Zeugnisse
• Arbeitszeugnisse
• Sozialversicherungs- und Steuerunterlagen
• Nachweise über Fortbildungen

Nicht in die Personalakte dürfen etwa Unterlagen, die konkrete Krankheiten oder Erkrankungsgründe für Fehlzeiten zum Inhalt haben. Ebenso haben Postings aus sozialen Medien, sexuelle Präferenzen, religiöse Orientierung und sonstige private Interessen nichts in der Personalakte verloren.

Warum sollte man Personalakten digitalisieren?

Die Digitalisierung der Personalakte bringt Ordnung in Ihr Büro. Mit der Anschaffung eines Dokumentenmanagement-Systems (DMS) machen Sie den entscheidenden Schritt in Richtung papierloses Büro und schaffen Platz in Ihren Aktenschränken, weil Sie die Dokumente nach der Digitalisierung schreddern können. So vermeiden Sie Papierstapel auf den Schreibtischen und etablieren ein digitales System, in dem Sie Unterlagen mit der Volltextsuche in Sekundenschnelle finden und nicht mehr lange suchen. Sie sparen also Zeit und Platz zugleich – und damit viel Geld.

Digitalisierung der Personalakte: mehr Datensicherheit und Datenschutz

Die Digitalisierung von Personalakten steigert zudem die Datensicherheit und den Datenschutz in Ihrem Unternehmen. Physische Ordner sind schließlich nicht zu 100 Prozent vor Zugriffen durch Unbefugte geschützt – die elektronische Personalakte durch ihre individuellen Zugriffsbeschränkungen hingegen schon.

Elektronische Personalakte: Einführung verbessert Verfügbarkeit

Einen großen Vorteil bei der Einführung bringt die elektronische Personalakte in Sachen Verfügbarkeit. Sie steht nicht mehr im Schrank in der Personalabteilung, sondern ist ortsunabhängig in der Cloud verfügbar. Das bedeutet, dass sogar im Homeoffice oder auf Dienstreisen Zugriff auf die Personalakten besteht. Ebenso lassen sich originale Dokumente nach deren Digitalisierung, etwa durch Einscannen, von überall in die Personalakte einfügen.

Schnellere, medienbruchfreie Workflows

All diese Faktoren sorgen für schnellere Workflows, denn Sie können mit allen Dokumenten medienbruchfrei arbeiten, wenn Sie die Personalakten digitalisieren. Aufrufen, bearbeiten, wieder ablegen, bei Bedarf per E-Mail an andere Sachbearbeiter schicken – all diese Vorgänge dauern nur noch einen Bruchteil der Zeit, verbrauchen keine Ressourcen mehr und ermöglichen ein deutlich stressfreieres Arbeiten. Hinzu kommt, dass Sie wichtige Fristen direkt an den Dokumenten vermerken können und automatisiert etwa an Löschfristen und Löschpflichten erinnert werden, die in Sachen Arbeitsrecht relevant sind.

Personalakte: digital und transparent

Nicht zuletzt nimmt die Transparenz deutlich zu, wenn die Personalakte digital geführt wird. So ist eine erleichterte Beweiserleichterung in Streitfällen durch die Versionierung der Dokumente möglich. Auf diese Weise ist jederzeit nachvollziehbar, wer zu welcher Zeit Veränderungen an einer Personalakte vorgenommen hat. Zudem ist für jeden Berechtigten stets der aktuelle Stand von Vertragsangelegenheiten einsehbar und es können keine Dokumente mehr verschwinden.

Was benötigt man, um Personalakten zu digitalisieren?

Zunächst einmal ist es wichtig, dass die IT-Infrastruktur geeignet ist, um überhaupt die Digitalisierung der Personalakte in Eigenregie vornehmen zu können. Dazu gehört, dass die Hardware in der Lage ist, ein entsprechendes Dokumentenmanagement-System mit digitalem Archiv und digitaler Akte zu installieren. Die elektronische Personalakte muss bei ihrer Einführung sowohl den Anforderungen der DSGVO als auch der GoBD entsprechen, weil sie personenbezogene Daten enthält und somit bei der digitalen Speicherung besonderen Schutz genießt.

Dienstleister übernimmt Digitalisierung von Personalakten

Wer nicht über die notwendige Zeit und das Personal verfügt, um die Digitalisierung der Personalakten vorzunehmen, kann einen vertrauenswürdigen Dienstleister damit beauftragen, den Scandienst zu übernehmen, um die originalen Personalakten auf Papier zu digitalisieren. Das gilt auch für die Installation und Strukturierung der digitalen Akten, bevor die Digitalisierung der Personalakte umgesetzt wird.

Schritt für Schritt: Personalakten digitalisieren – so geht es

1. Belege in Kategorien einteilen: Welche Dokumententypen gibt es und auf welche möchten Sie künftig verzichten? Achten Sie bei diesen Dokumenten auf mögliche Fristen und Pflichten bei der Aufbewahrung.
2. Zugriffsberechtigungen: Wer soll die Berechtigung bekommen, auf welche Dokumententypen zugreifen zu dürfen? Legen Sie im Datenschutzkonzept die entsprechenden Rollenkonzepte genau fest. Das ist in Sachen Sicherheit wichtig, aber auch, um die Anzahl der Suchtreffer für jeden Einzelnen einzugrenzen. Das macht die Suche noch effizienter.
3. Verschlagwortung: Ein Dokumentenmanagement-System ist nur so gut wie seine Verschlagwortung. Bei großen Systemen ist es umso wichtiger, welche Schlagwörter Sie festlegen. Das können beispielsweise Daten sein, die einen Mitarbeiter eindeutig identifizieren.
4. IT-Infrastruktur: Nur eine moderne Infrastruktur ist in der Lage, ein DMS zu hosten und funktionsfähig zu halten. Deshalb stellen Sie sich die Frage: on-premises oder Cloud? Möchten Sie die IT selbst pflegen und updaten, oder möchten Sie einen Service in Anspruch nehmen, der Ihnen das alles abnimmt?
5. Software auswählen: Sie wissen nun, was Sie möchten? Dann können Sie sich eine Software aussuchen, die all Ihre Anforderungen erfüllt. Erfahrene Büro-Digitalisierer sind Ihnen gern behilflich, wenn es um das Ausloten der Möglichkeiten geht.
6. Scanvorgang: Jede Personalakte, die Sie digitalisieren, sollte nach einem festgelegten Schema bearbeitet werden. Und das beginnt mit der Präparation der Dokumente fürs Scannen: Büroklammern entfernen, verzichtbare Papiere entnehmen etc. Dann geht es auf einen geeigneten Scanner mit guter Auflösung und von dort aus samt Verschlagwortung direkt ins System. Wer die Digitalisierung der Personalakte vornimmt, sollten Sie gut überlegen. Haben Sie die Zeit und Kapazitäten intern selbst? Oder soll es ein Scandienstleister übernehmen?
7. Verantwortliche bestimmen: Wenn die Dokumente ins DMS bzw. in die digitale Personalakte migriert sind, geht es erst richtig los. Denn fortan werden täglich neue Dokumente ins System gelangen. Dafür braucht es Verantwortliche, die sich um die Einhaltung der Upload-Regeln kümmern und das System warten und pflegen. Und es muss jemanden geben, der weiß, welche Originale wann vernichtet werden dürfen.

Dürfen Personalakten nach der Digitalisierung vernichtet werden?

Die Frage, ob die Personalakten nach der Digitalisierung vernichtet werden dürfen, kann man eindeutig mit Ja beantworten. Eine gesetzliche Verpflichtung, diese im Original und auf Papier aufzubewahren, gibt es jedenfalls nicht. Es kann aber sinnvoll sein, dass Sie bestimmte Dokumente wie Arbeitsverträge oder Kündigungsschreiben digital in der Personalakte aufbewahren und zusätzlich das Original verwahren, damit Sie die Dokumente später, falls es zu einem Gerichtsstreit kommt, als beweiskräftige Unterlagen vorweisen können.

Fazit

Wenn Sie in Ihrem Unternehmen die Personalakten digitalisieren möchten, sollten Sie das strukturiert angehen. Schließlich enthalten die Personalakten allerlei sensible Daten, zum Beispiel die Gesundheit des Arbeitnehmers betreffend, deren Bekanntwerden schwerwiegende Folgen haben kann. Wenn Sie sich aber die Unterstützung eines erfahrenen Digitalisierers sichern, der Ihre IT, Ihre Anforderungen und Sonderwünsche kennt, wird die digitale Personalakte Ihrer HR viel Arbeit ersparen.