Porto wird immer teurer. Sie versenden viel gewerbliche Post? Mit Portooptimierung drücken Sie die Kosten für Ihre Postsendungen und haben einen Hebel zum Sparen. ►Jetzt mehr erfahren
Was Sie tun sollten, wenn Sie zahlreiche geschäftliche Briefe günstig versenden möchten
Es gibt Zeiten, in denen mehr Post als sonst im heimischen Briefkasten landet: Weihnachten zum Beispiel. Wenn die Spendenbereitschaft besonders groß und das Portemonnaie etwas lockerer sitzt, kommen deutlich mehr Prospekte, Spendenaufrufe und Dialogpost-Sendungen als sonst. Unternehmen wissen das. Wer solche umfangreichen Mailings per Post verschicken möchte, kann viel Geld sparen, wenn er von sogenannten Teilleistungsnachlässen oder Rabatten profitiert. Diese Portooptimierung erfordert allerdings etwas Eigeninitiative. Wie auch Sie bei großen Sendungen Portogebühren sparen können, lesen Sie in diesem Blogartikel.
Portooptimierung bedeutet, dass Unternehmen ihre Post und Werbesendungen nach bestimmten Kriterien selbst vorbereiten, um so durch Rabatte Geld zu sparen. Das geschieht etwa, indem sie den Sortierungsaufwand des Postdienstleisters minimieren. Unternehmen haben etwa die Möglichkeit, bestimmte Postsendungen nach Postleitzahlen oder Bezirken zu ordnen, um Nachlässe gewährt zu bekommen.
Die Portooptimierung wird meist in zwei Schritten vorgenommen: Schritt 1 ist die elektronische Aufbereitung der Adressdaten von Kunden, Schritt 2 die Bündelung oder Vorsortierung der Post, so dass Gebinde für bestimmte Regionen, Postleitzahlgebiete oder Bezirke entstehen. Dieser Schritt nennt sich auch Konsolidierung.
Zwischen 2018 und 2022 hat sich der Preis pro Brief (bis 20 Gramm) bei der Deutschen Post AG um 15 Cent verteuert, seit 2012 um 30 Cent. Es ist nicht davon auszugehen, dass das Ende der Preisspirale bereits erreicht ist. Insbesondere für Unternehmer, die regelmäßig auf das Medium Geschäftspost setzen, ist dieser Kostenzuwachs schmerzhaft und die Möglichkeit, Briefe durch Portooptimierung günstig zu versenden, sehr willkommen.
Da in der Regel die Deutsche Post der Anbieter von Dialogpost-Sendungen ist, soll folgende Rechnung auf deren Angaben beruhen. Mal angenommen, Sie versenden im Monat 5000 Dialogpost-Sendungen als Brief bis 20 Gramm. Bei einem normalen Portopreis läge der Gesamtpreis bei 4250 Euro. Als Dialogpost kostet ein solcher Brief nur noch 32 Cent pro Stück, also insgesamt 1600 Euro.
Je nach Portooptimierungsmaßnahmen, also Vorsortierung in Leitregionsbehälter, Postleitzahlbehälter und -bunde oder Leitzonen- und Leitregionspaletten, sind noch einmal bis zu 5 Prozent Ersparnis drin, also weitere 80 Euro. Auf ein Jahr gerechnet, läge die Ersparnis also bei 32760 Euro für monatlich 5000 Dialogbriefe. Das entspricht rund 65 Prozent.
Wann immer Unternehmen ihre Dienstleistungen und Produkte in einer festgelegten Zielgruppe publik machen wollen, kann der postalische Versand von Print-Mailings der richtige Weg sein. Denn: Die Öffnungsquote liegt deutlich höher als bei Werbesendungen, die per Mail verschickt werden. Dieses Vorgehen wird rentabler, je mehr Porto man sparen kann.
Die Deutsche Post bietet Portooptimierung bei den Produkten Dialogpost, Standardbrief, Kompaktbrief, Großbrief und Maxibrief an, was bedeutet, dass Sie hierbei das Porto bei reinen Werbeschreiben noch deutlich drücken können. Wer in seinem Unternehmen selbst nicht ausreichend Kapazitäten hat, um Porto zu sparen, kann auch einen Dienstleister beauftragen, der sich um die Portooptimierung kümmert.
Keine Portoersparnis ohne Eigenleistung. Nur: Was können Sie selbst überhaupt tun, um Briefe günstig zu versenden? Ein Faktor ist natürlich der Preis für Druck und Kuvertierung. Weitere Möglichkeiten, Porto zu sparen, stellen wir Ihnen hier einmal exemplarisch vor:
Um Portokosten durch Portooptimierung zu sparen, reicht es natürlich nicht aus, sich eine Adresse aus dem digitalen Archiv des Dokumentenmanagement-Systems (DMS) zu ziehen und einen einzelnen Brief zu verschicken. Vielmehr gilt es, eine gewisse Mindestmenge zu überschreiten und diese selbst beim zuständigen Briefzentrum der Post anzuliefern. Jedoch nicht einfach so: Sie sollten Ihre Serienbriefe und Rundschreiben durch Gruppierung in Leitbereiche und Leitregionen der Deutschen Post AG vorsortieren, um Ihre Portokosten zu senken.
Auch die Bündelung von Dokumenten kann dabei helfen, die Portokosten bei der Post pro Brief oder Großbrief zu reduzieren. Das ist zum Beispiel dann sinnvoll, wenn Sie regelmäßig dieselbe Menge eines Schriftstücks an bestimmte Orte liefern lassen, um diese dort zu verteilen.
Wer Briefe elektronisch frankiert, kann das Briefporto auch online entrichten und Briefmarken online ausdrucken. Auch auf diese Weise können Sie bei der Deutschen Post richtig viel Geld sparen. Auch die „Mobile Briefmarke“ bietet das Potenzial, Portokosten beim Brief zu sparen. Dazu müssen Sie online eine passende Briefmarke erwerben und bekommen einen achtstelligen Code, den Sie mit einem Stift auf den Umschlag schreiben.
Ausschlaggebend für die Kosten eines Mailings ist immer auch das Gewicht des jeweiligen Briefs. Überlegen Sie, auf wie vielen Papierseiten Sie Ihre Message transportieren möchten, und überdenken Sie zudem die Stärke des verwendeten Papiers, um gegebenenfalls Tarife zu unterschreiten.
Die Deutsche Post AG bietet Ihnen die offizielle XML-Portooptimierung als Modul zur komfortablen Integration in Ihren Arbeitsprozess an. Die Werte, die Sie beim Dialogpost-Manager über die Eingabemasken eingeben, zum Beispiel Sendungsformat, Freimachungsart und Fertigungsparameter, bestimmen Sie hier in einer XML-Datei und übergeben diese zusammen mit Postleitzahlen und Länderkennungen an das Modul.
Die XML-Portooptimierung verteilt die Post in die verschiedenen Behälter und liefert alle zur Anlieferung relevanten Dokumente wie die Einlieferungslisten im PDF-Format und die Fertigungs- und Packreihenfolge der Sendungen in einer eigenen Rückstrom-Datei im XML-Format.
Gerade bei großen Mengen an Werbepost lohnt es sich, das Thema Prozessoptimierung in Verbindung mit dem Mailing-Porto einmal genauer zu betrachten, um zum Beispiel durch Modifikationen in den eigenen Betriebsabläufen beim Versand von Dialogpost Porto zu sparen. Denn insbesondere die hohe Öffnungsrate von postalischen Werbeschreiben rechtfertigt den Weg, Postgebühren in einen Brief zu investieren, wenn der Return on Investment (ROI) stimmt. Die Deutsche Post bietet für so gut wie jedes geschäftliche Mailing passende reduzierte Portokosten.
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