Postmanagement im Unternehmen optimieren: So geht’s

Think paperless

Viele Geschäftsprozesse laufen in Unternehmen inzwischen digital ab. Das Postmanagement scheint in den Digitalisierungsstrategien jedoch zu kurz zu kommen: Deutschland ist noch immer das Land der Briefe. Dabei hält eine digitale Poststelle zahlreiche Vorteile bereit, von denen Unternehmen in nahezu jedem Bereich profitieren.

Was ist Postmanagement?

Das Postmanagement beschreibt die systematische Abwicklung des Posteingangs und -ausgangs. Dazu gehören die Bearbeitung der Eingangspost und die Weiterleitung an die betreffende Person sowie der Versand ausgehender Post. Die Poststelle ist somit ein zentraler Dreh- und Angelpunkt für Unternehmen. Ineffizienzen durch schlechte Organisation machen sich hier besonders schnell bemerkbar und wirken sich auf die Workflows im gesamten Unternehmen aus.

Wieso ist Postmanagement für Unternehmen relevant?

Mittelständische Unternehmen empfangen pro Jahr tausende Briefe. Der manuelle Ablauf der Postbearbeitung sieht dabei so aus: Mitarbeiter öffnen die Post, sortieren sie und verteilen sie an die Empfänger. Damit ist die Organisation der Eingangspost eine aufwendige Aufgabe und ein wesentlicher Kostenfaktor. Gleichzeitig ist es aber ein Bereich, in dem Unternehmen nicht sparen sollten. Das Postmanagement ist entscheidend, damit alle Dokumente schnell und zuverlässig beim Empfänger ankommen und Aufgaben schnell bearbeitet werden können.

Digitale Poststelle ist zeitgemäßer als Briefe

Die manuelle Bearbeitung von Post ist dabei schon lange nicht mehr zeitgemäß. Eine digitale Poststelle mit digitalem Posteingang hingegen erfüllt die Anforderungen der heutigen Zeit gemäß Schnelligkeit, Datenschutz und Archivierung problemlos.

Die Digitalisierung des Posteingangsmanagements

Die digitale Postbearbeitung geht mit der allgemeinen Digitalisierung im Unternehmen einher. Dabei ist die Digitalisierung der Eingangspost viel mehr als nur ein Einscannen von Dokumenten. Wie in anderen Bereichen bekommt künstliche Intelligenz auch beim digitalen Posteingang eine wichtige Rolle. Die KI strukturiert und digitalisiert die Eingangspost bei Erhalt und extrahiert die wichtigsten Informationen.

Transformation: digitale Postbearbeitung

Durch KI empfangen Sie die Post direkt digital und profitieren von nahtlosen Prozessen ohne Medienbrüche und Fehler, wie es häufig beim Einscannen der Fall ist. Zudem ist es gerade in Zeiten flexibler Arbeit notwendig, dass alle Mitarbeiter jederzeit und von überall auf ihre Dokumente zugreifen können. Die Transformation von der manuellen zur digitalen Postbearbeitung unterstützt Ihre Mitarbeiter in Ihrer täglichen Arbeit und bringt daneben zahlreiche Vorteile mit sich.

Was sind die Vorteile des digitalen Postmanagements?

Mit einer digitalen Poststelle profitieren Sie unter anderem von den folgenden Vorzügen:

  • Reduzierte Kosten für Personal, Material und Lagerräume (je größer das Unternehmen, desto mehr Einsparpotenzial)
  • Effizientere Prozesse unternehmensweit
  • Geringere Durchlaufzeiten durch Automatisierung
  • Minimierung der Fehler in der Verteilung der Eingangspost
  • Höhere Kundenzufriedenheit durch schnellere Reaktionszeiten
  • Digitale Archivierung der Eingangspost und revisionssicheres Ablegen von Dokumenten
  • Unterstützung von dezentraler, flexibler Arbeit
  • Automatische Einhaltung der Richtlinien von DSGVO und GoBD

Was sind die Voraussetzungen für die Implementierung eines digitalen Postmanagements?

Eine Digitalisierung des Posteingangs ist theoretisch in jedem Unternehmen möglich. Die einzige Voraussetzung, die Sie vorher schaffen müssen, ist die Implementierung einer geeigneten Software. Eine spezielle Plattform für die Eingangspostverarbeitung oder ein Dokumentenmanagement-System (DMS) sind dafür die besten Lösungen. Die Integration einer solchen Plattform ist der erste Schritt in Richtung eines papierlosen Büros. Das DMS unterstützt Sie bei der Verwaltung Ihrer Eingangspost, aber auch bei der Organisation und Arbeit mit allen anderen Dokumenten im Unternehmen. Dafür sollte es unter anderem die folgenden Funktionen besitzen:

  • Möglichkeiten zum Zusammenarbeiten und zur Automatisierung von Prozessen
  • Digitales Archiv und Ablage von digitalen Akten gemäß Vorgaben DSGVO und GoBD
  • Umfassende Suchfunktionen zum schnellen Auffinden von Dokumenten
  • Möglichkeiten zur Einrichtung von Zugriffsberechtigungen
  • Standortunabhängiger Zugriff auf Dokumente

Voraussetzung für eine erfolgreiche Implementierung eines Dokumentenmanagement-Systems ist die vorherige Analyse der bestehenden IT-Infrastruktur. Zudem sollten Sie Mitarbeiter frühzeitig in den Prozess einbeziehen, um eine hohe Akzeptanz zu erreichen und die Vorteile des Systems von Anfang an zu vermitteln.

Fazit

Die digitale Postbearbeitung sowie die digitale Archivierung der Eingangspost sind Bausteine, die Unternehmen helfen, die Effizienz, Kosten und Schnelligkeit ihrer Prozesse zu optimieren. Die manuelle Verarbeitung von Eingangspost gehört damit der Vergangenheit an. Mit dem digitalen Postmanagement in einem guten Dokumentenmanagement-System nutzen Sie die Digitalisierung für sich und profitieren im gesamten Unternehmen von den Vorteilen.

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