So geht revisionssichere Archivierung

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So geht revisionssichere Archivierung

Der Begriff der revisionssicheren Archivierung beschreibt ein zentrales Prinzip für Unternehmen. Daten sollen dabei vor nachträglichen Veränderungen geschützt und gleichzeitig übersichtlich, nachvollziehbar und leicht auffindbar archiviert werden. Welche Anforderungen der Gesetzgeber dabei genau stellt und wie Sie diese im Rahmen des digitalen Wandels lösen, lesen Sie hier.

Was ist revisionssichere Archivierung?

Eine revisionssichere Archivierung wird durch zwei Begriffe definiert:

  • Revisionssicherheit beschreibt die Unveränderbarkeit von Dokumenten. In Deutschland sind Unternehmen dazu verpflichtet, ihre Unterlagen bis zu 10 Jahre lang aufzubewahren. Eine revisionssichere Ablage beschreibt also, dass diese Dokumente ab dem Zeitpunkt der Ablage im digitalen Archiv nicht mehr verändert werden dürfen.
  • Archivierung beschreibt den Übergang eines Dokuments in das Archiv. Dieses Archiv kann in Form von Aktenschränken, aber auch in digitaler Form, wie beispielsweise über ein DMS, bestehen. Dabei ist sowohl eine revisionssichere Archivierung über eine Cloud- als auch über eine On-Premises-Lösung möglich.

 

5 Vorteile, die eine digitale, revisionssichere Archivierung zum Must-Have machen

Rechtssicherheit – mühelos Pflichten erfüllen

Im Unternehmensalltag gibt es eine Vielzahl an Pflichten zu beachten. Gerade die GoBD und die DSGVO geben hierbei klare Regeln zum Umgang mit Dokumenten und personenbezogenen Daten vor. Eine revisions- und rechtssichere Archivierung unterstützt Sie dabei, Ihre Pflichten gesetzeskonform zu erfüllen.

Anforderungen der GoBD

Die Gesetzgebung gibt vor, dass Sie bestimmte Dokumente aufbewahren müssen. Fristen bestimmen zudem, wie lange diese aufzubewahren sind. Dokumente wie Belege, Eingangs- und Ausgangsrechnungen, Handelsbriefe und bestimmte E-Mails sind nach § 147 AO revisionssicher aufzubewahren.

Ein digitales, revisionssicheres DMS ist eine komfortable Lösung, um die Anforderungen der Revisionssicherheit zu erfüllen, ohne dafür großen Aufwand betreiben zu müssen.

Pflichten nach der DSGVO

Das Recht auf Vergessen, also das Recht einer Person, die Löschung Ihrer Daten anzufordern, hat in den letzten Jahren an Bedeutung gewonnen. Dieses Recht steht aber nicht, wie oftmals angenommen, im Konflikt mit den Aufbewahrungspflichten der GoBD. Eine Verarbeitung personenbezogener Daten ist dann rechtmäßig, wenn sie zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten notwendig ist.

Auch hier ist eine revisionssichere Archivierungssoftware ein hilfreiches Tool, indem es Sie dabei unterstützt, die Pflichten der DSGVO einzuhalten.

 

 

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Compliance-konformes Arbeiten

Mit revisionssicherer Archivierung erfüllen Sie zudem problemlos eine Reihe an Compliance-Anforderungen. Die Einhaltung gewisser Prozesse und Standards ist beispielsweise bei einem revisionssicheren DMS sehr einfach – es erinnert Sie daran, Vorgaben einzuhalten und unterstützt Sie jederzeit bei der Dokumentation der Vorgänge. Die Arbeit mit sensiblen Daten in digitalen Personalakten wird somit einfach.

Smartes Rechtekonzept

Manche Dokumente sollen nicht von jedem Mitarbeiter einsehbar und erst recht nicht bearbeitbar sein – mit einem intelligenten und individualisierbaren Rechtekonzept ist das kein Problem. Stellen Sie personalisiert ein, wer Zugriff und Bearbeitungsrechte an bestimmten Dokumenten hat. So ist auch im Nachhinein eine revisionssichere und rechtssichere Archivierung Ihrer Dokumente möglich.

Freigeben, bearbeiten, prüfen, verteilen und zentral ablegen – all das geht mit einem digitalen Archiv mit wenigen Klicks

Schnelle Suche ohne Papierchaos und Zeitverlust

Schluss mit der ewigen Suche nach Dokumenten in überfüllten Aktenschränken und hin zum papierlosen Büro: Dank Volltextsuche und einer übersichtlichen Ablage finden Sie Dokumente schneller denn je. Mit einer Software für die revisionssichere Archivierung sparen Sie in Ihren Workflows Zeit bei der Suche und der revisionssicheren Ablage von Dokumenten.

 

Nahtlose Integration in bestehende Systeme

Eine optimale revisionssichere Archivierungssoftware fügt sich problemlos in Ihre bestehende IT-Systemlandschaft ein. Legen Sie Ihre wichtigsten Dokumente mit wenigen Klicks im Archiv ab. Möglich ist dies durch flexible Schnittstellen zu Ihrem IT-System.

 

Wie funktioniert die revisionssichere Archivierung?

Eine Software für die revisionssichere Archivierung lässt sich nahtlos in Ihre bestehende Softwarelandschaft integrieren. Ob in Ihrem DMS oder in Ihrer ECM-Lösung, die Software passt sich Ihnen und Ihren Anforderungen variabel an. Auch bei der Art des Speichermediums haben Sie die freie Wahl: Entscheiden Sie sich flexibel zwischen einer revisionssicheren Archivierung in einer Cloud- oder einer On-Premises-Lösung.

 

Möchten Sie mehr über die Vorteile einer revisionssicheren Archivierung erfahren? Wir unterstützen Sie gerne bei der Implementierung einer zuverlässigen Software und stehen Ihnen für eine ausführliche Beratung jederzeit zur Verfügung.

FAQ

Was bedeutet revisionssicher archivieren?

Unter einer revisionssicheren Archivierung versteht man allgemein die digitale Aufbewahrung von digitalen Akten in einer Form, die die rechtlichen Anforderungen der GoBD und DSGVO an Sicherheit, Unveränderbarkeit, Ordnungsmäßigkeit und Zugriffsschutz erfüllt.

Welche Unterlagen müssen archiviert werden?

Das Gesetz gibt in § 257 HGB klar vor, welche Unterlagen archiviert werden müssen:

  • Buchungsbelege
  • Handelsbriefe & -bücher
  • Jahresabschlüsse
  • Inventare
  • Konzernabschlüsse und Konzernlageberichte sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen
  • Bestimmte E-Mails

Welche E-Mails müssen archiviert werden?

E-Mails, die Dokumente im Sinne des § 257 HGB sind. Damit sind solche E-Mails aufzubewahren, die Unterlagen aus dem vorherigen Fragenabschnitt beinhalten, also Buchungsbelege, Handelsbriefe & -bücher, Jahresabschlüsse, Inventare sowie Konzernabschlüsse und Konzernlageberichte samt Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen.

Wie lange E-Mails archivieren?

Die Aufbewahrungsfrist für archivierte E-Mails beträgt sechs Jahre für Handelsbriefe und zehn Jahre für alle oben genannten E-Mails, wobei die Frist mit dem Ende des Kalenderjahres beginnt.

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