So geht revisionssichere Archivierung

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Steuerrelevante Unterlagen digital archivieren?

Setzen Sie es GoBD- und DSGVO-konform um

Steuerrelevante Dokumente GoBD-konform archivieren

In Unternehmen fallen viele Dokumente an, die für die Steuererklärung wichtig sind: Rechnungen und Handelsbriefe gehören dazu, aber auch so manche E-Mail mit wichtigen Informationen. Wer diese Dokumente digital speichert, muss dabei bestimmte gesetzliche Vorgaben beachten. Welche Anforderungen der Gesetzgeber dabei genau in den sogenannten GoBD festgelegt hat und wie Sie Ihre Unterlagen digital und GoBD-konform archivieren, lesen Sie hier.

Definition: Was ist revisionssichere Archivierung?

Der Begriff der revisionssicheren Archivierung beschreibt ein zentrales Prinzip für Unternehmen beim Umgang mit steuerrelevanten Dokumenten. Der Schutz der Daten vor nachträglicher Veränderung steht dabei im Vordergrund. Gleichzeitig werden sie vollständig, übersichtlich, nachvollziehbar und leicht auffindbar archiviert. Eine revisionssichere Archivierung wird grundsätzlich durch zwei Begriffe definiert:

  • Revisionssicherheit beschreibt die Unveränderbarkeit von Dokumenten. In Deutschland sind Unternehmen dazu verpflichtet, ihre Unterlagen bis zu 10 Jahre lang aufzubewahren. Eine revisionssichere Ablage beschreibt also, dass diese Dokumente ab dem Zeitpunkt der Ablage im digitalen Archiv nicht mehr verändert werden dürfen.
  • Archivierung beschreibt den Übergang eines Dokuments in ein digitales Archiv. Dieses Archiv kann in Form von Aktenschränken, aber auch in digitaler Form, wie beispielsweise über ein DMS, bestehen. Dabei ist sowohl eine revisionssichere Archivierung über eine Cloud- als auch über eine On-Premises-Lösung möglich.

Revisionssichere Archivierung: 7 unschlagbare Vorteile

1. Rechtssicherheit – mühelos gesetzliche Pflichten erfüllen

Im Unternehmensalltag gibt es eine Vielzahl an Pflichten zu beachten. Gerade die GoBD und die DSGVO geben hierbei klare Regeln zum Umgang mit Dokumenten und personenbezogenen Daten, zum Beispiel beim Vertragsmanagement, vor. Eine revisions- und rechtssichere Archivierung unterstützt Sie dabei, Ihre Pflichten rund um Geschäftsprozesse und Unternehmensprozesse gesetzeskonform zu erfüllen.

2. Anforderungen an die GoBD-konforme, digitale Archivierung

Die Gesetzgebung gibt vor, dass Sie bestimmte Dokumente aufbewahren müssen. Fristen bestimmen zudem, wie lange diese aufzubewahren sind. Dokumente wie Belege, Eingangs- und Ausgangsrechnungen, Handelsbriefe und bestimmte E-Mails sind nach § 147 AO revisionssicher im DMS aufzubewahren. Ein digitales DMS ist eine komfortable Lösung, um revisionssicher die Anforderungen der GoBD zu erfüllen, ohne dafür großen Aufwand betreiben zu müssen.

3. Pflichten bei der Archivierung von Dokumenten nach der DSGVO

Das Recht auf Vergessen, also das Recht einer Person, die Löschung Ihrer Daten anzufordern, hat in den letzten Jahren an Bedeutung gewonnen. Dieses Recht steht aber nicht, wie oftmals angenommen, im Konflikt mit der GoBD-konform durchgeführten Archivierung. Eine Verarbeitung personenbezogener Daten ist dann rechtmäßig, wenn sie zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten notwendig ist.

Auch hier ist eine revisionssichere Archivierungssoftware ein hilfreiches Tool, indem es Sie dabei unterstützt, die Pflichten der DSGVO einzuhalten.

4. Compliance-konform arbeiten mit sensiblen Daten

Mit revisionssicherer Archivierung erfüllen Sie zudem problemlos eine Reihe an Compliance-Anforderungen. Die Einhaltung gewisser Prozesse und Standards ist beispielsweise bei einem revisionssicheren DMS sehr einfach – es erinnert Sie daran, Vorgaben einzuhalten und unterstützt Sie jederzeit bei der Dokumentation der Vorgänge. Die Arbeit mit sensiblen Daten in digitalen Personalakten wird somit einfach.

5. Smartes Rechtekonzept regelt den Zugriff

Manche Dokumente sollen nicht von jedem Mitarbeiter einsehbar und erst recht nicht bearbeitbar sein – mit einem intelligenten und individualisierbaren Rechtekonzept ist das kein Problem. Stellen Sie personalisiert ein, wer Zugriff und Bearbeitungsrechte an bestimmten Dokumenten hat. So ist auch im Nachhinein eine revisionssichere und rechtssichere Archivierung Ihrer Dokumente möglich.

Freigeben, bearbeiten, prüfen, verteilen und zentral ablegen – all das geht mit einem digitalen Archiv mit wenigen Klicks

6. Zentrales Ablegen: Schnelle Suche ohne Papierchaos und Zeitverlust

Schluss mit der ewigen Suche nach Dokumenten in überfüllten Aktenschränken und hin zum papierlosen Büro: Dank Volltextsuche und einer übersichtlichen Ablage finden Sie Dokumente schneller denn je. Mit einer Software für die revisionssichere Archivierung sparen Sie in Ihren Workflowss Zeit bei der Suche und der revisionssicheren Ablage von Dokumenten.

7. Nahtlose Integration in bestehende Systeme

Eine optimale revisionssichere Archivierungssoftware fügt sich problemlos in Ihre bestehende IT-Systemlandschaft ein. Legen Sie Ihre wichtigsten Dokumente mit wenigen Klicks im Archiv ab. Möglich ist dies durch flexible Schnittstellen zu Ihrem IT-System.

Wie funktioniert die revisionssichere Archivierung?

Eine Software für die revisionssichere Archivierung lässt sich nahtlos in Ihre bestehende Softwarelandschaft integrieren. Ob in Ihrem DMS oder in Ihrer ECM-Lösung, die Software passt sich Ihnen und Ihren Anforderungen variabel an. Auch bei der Art des Speichermediums haben Sie die freie Wahl: Entscheiden Sie sich flexibel zwischen einer revisionssicheren Archivierung in einer Cloud- oder einer On-premises-Lösung.

Fazit:

Ein revisionssicheres, digitales Archiv, angeschlossen an ein DMS, bringt Ihr Dokumentenmanagement auf ein neues Niveau. Kein Papier mehr, nur noch digitale Dokumente. Keine Sucherei mehr, stattdessen läuft alles elektronisch, papierlos, automatisiert und rechtssicher ab. Und es nimmt Ihnen Sorgen – die Sorgen, ob bei einer Betriebsprüfung alles in Ordnung ist mit Ihren Akten. Einmal eingerichtet, übernimmt Ihre Archivierungssoftware diesen Job und lässt Sie Ihre Dokumente revisionssicher und Datenschutz-konform archivieren. All das spart jede Menge Zeit, Geld und Nerven.

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FAQ

Was bedeutet revisionssicher archivieren?

Unter einer revisionssicheren Archivierung versteht man allgemein die digitale Aufbewahrung von digitalen Akten in einer Form, die die rechtlichen Anforderungen der GoBD und DSGVO an Sicherheit, Unveränderbarkeit, Ordnungsmäßigkeit und Zugriffsschutz erfüllt.

Welche Unterlagen müssen archiviert werden?

Das Gesetz gibt in § 257 HGB klar vor, welche Unterlagen archiviert werden müssen:

  • Buchungsbelege
  • Handelsbriefe & -bücher
  • Jahresabschlüsse
  • Inventare
  • Konzernabschlüsse und Konzernlageberichte sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen
  • Bestimmte E-Mails

Welche E-Mails müssen archiviert werden?

E-Mails, die Dokumente im Sinne des § 257 HGB sind. Damit sind solche E-Mails aufzubewahren, die Unterlagen aus dem vorherigen Fragenabschnitt beinhalten, also Buchungsbelege, Handelsbriefe & -bücher, Jahresabschlüsse, Inventare sowie Konzernabschlüsse und Konzernlageberichte samt Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen.

Wie lange E-Mails archivieren?

Die Aufbewahrungsfrist für archivierte E-Mails beträgt sechs Jahre für Handelsbriefe und zehn Jahre für alle oben genannten E-Mails, wobei die Frist mit dem Ende des Kalenderjahres beginnt.

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