Onboarding: Systematische Software-Integration in Ihre IT-Landschaft

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Onboarding: Systematische Software-Integration in Ihre IT-Landschaft

Die wichtigsten Faktoren rund um die Einführung einer neuen Software in Ihrem Unternehmen

Störungsfreies Software-Onboarding

Ein neues Dokumentenmanagement-System (DMS), eine neue Rechnungsverarbeitung oder ein neues Vertragsmanagement? Ein Software-Projekt ist eine Herausforderung für die meisten Unternehmen. Schließlich soll alles möglichst reibungslos verlaufen, ohne dass es zu größeren Störungen in den Abläufen kommt. Da stellt sich mancher Unternehmer, der in Sachen Digitalisierung aufrüsten möchte, schnell die Frage: Wie stellt man das am besten an? Was Software-Onboarding eigentlich ist und wie die Implementierung einer neuen Software in die vorhandene IT-Landschaft gelingt, lesen Sie in diesem Blogbeitrag.

Was ist Software-Onboarding?

Das Software-Onboarding beschreibt die technische Einführung einer neuen Software in einem Unternehmen. Dabei geht es darum, die IT-Gegebenheiten bestmöglich zu analysieren, um die Integration der neuen Software in bestehende Prozesse bestmöglich zu bewerkstelligen. Im Idealfall entsteht dabei eine Wechselwirkung, bei nicht nur die neue Software ihr volles Potenzial entfalten kann, sondern die bereits vorhandene Software-Umgebung durch das neue Produkt noch besser wird. Wichtig dabei ist, dass keine Insellösung entsteht, die aus einem Impulskauf resultiert und einzig den Zweck verfolgt, ein bestehendes Problem provisorisch zu beseitigen, ohne die übrige IT-Infrastruktur berücksichtigt zu haben. 

Wie läuft ein gutes Software-Onboarding ab?

Ein gut organisiertes Software-Onboarding zur Einführung einer Software läuft für gewöhnlich in verschiedenen Projektphasen ab. Diese bauen aufeinander auf und sollen Schritt für Schritt sicherstellen, dass technisch und organisatorisch alles rund läuft. Auf welche Punkte es ankommt, lesen Sie in dieser Übersicht, die sich in 5 Phasen gliedert.

Schritt 1: Software-Projekt vorbereiten

Bevor Sie sich überhaupt für eine Software entscheiden und das Onboarding derselben ansteht, ist es empfehlenswert, dass Sie die Umsetzung des avisierten Software-Projekts intern kundtun. Viele aus der Belegschaft dürfte das freuen, denn mit Ihrer Entscheidung reagieren Sie ja auf Kritik aus den eigenen Reihen an Workflows, die bisher nicht so rund gelaufen sind. Dabei geht es vor allem darum, für eine breite Software-Akzeptanz zu sorgen. Die Einführung einer Software funktioniert nämlich dann am besten, wenn alle das Projekt aktiv unterstützen.

Verantwortlichkeiten bei Einführung neuer Software

Insbesondere dann, wenn Sie analoge auf digitale Arbeitsweisen umstellen möchten, ist ein gutes Change-Management vonnöten, um jeden mitzunehmen. Und dafür braucht es Verantwortliche. Sie koordinieren die internen Abläufe mit dem externen Dienstleister, erarbeiten einen Zeitplan, stecken das Budget fest und kümmern sich darum, dass fehlendes Wissen in der Belegschaft durch Fortbildungen oder Neueinstellungen kompensiert wird.

Schritt 2: Konzept für die Software-Einführung erstellen
In dieser Phase geht es darum, einen Überblick über den Projektumfang zu bekommen und jedem Betroffenen ein Mitspracherecht einzuräumen. Denn: Die anzuschaffende Software soll nach ihrer Integration in die IT-Landschaft auch optimal ihren Zweck erfüllen. Dabei sind folgende Fragen wichtig: Welche Unternehmensbereiche und Prozesse sind betroffen, wie ist die IT-Infrastruktur aktuell beschaffen und welche Voraussetzungen muss sie erfüllen, um dem Projekt gerecht zu werden?

Digitalisierer hilft bei Software-Auswahl

Bereits in dieser frühen Phase kann es hilfreich sein, einen erfahrenen Digitalisierer ins Boot zu holen, der mit neutralem Blick das große Ganze betrachtet und mit seinem Erfahrungsschatz Handlungsempfehlungen geben kann. Er kann beispielsweise Anregungen bei der Entscheidung geben, ob eine Software besser on-premises oder in der Cloud gehostet werden sollte – etwa dann, wenn es darum geht, ob mit einem Dokumentenmanagement-System (DMS) auch Homeoffice- und Collaboration-Szenarien für modernes Arbeiten realisiert werden sollen.

Schritt 3: Software für das Projekt auswählen

Jetzt geht es an die Entscheidungsfindung: Am Anfang steht der Anforderungskatalog. Was muss die Software, die Sie ausrollen möchten, eigentlich können? Dazu gehört aber nicht nur die Frage nach dem Funktionsumfang. Genauso wichtig ist es, mit welchen bereits vorhandenen (Fach-)Softwares das neue Produkt interagieren soll. Dabei vermeiden Sie im Idealfall eine Insellösung, sondern ergänzen Ihre IT-Landschaft um eine Lösung, die interne Prozesse nachhaltig ergänzt und effizienter macht.

Anforderungen vor Software-Implementierung klären

Den Anforderungskatalog können Sie später benutzen, um ihn vor der Implementierung einer Software mit verschiedenen Software-Anbietern abzugleichen. Denn wenn Sie Ihre unternehmerischen Ziele erreichen möchten, muss die Software in der Lage sein, sämtliche erforderlichen Prozesse abzubilden. Nur: Diesen einen Anbieter müssen Sie erst einmal finden.

Passenden Software-Anbieter recherchieren

Wenn Sie keine Empfehlung von vertrauenswürdigen Freunden oder Partnerunternehmen bekommen, ist das Internet wahrscheinlich das Medium Ihrer Wahl, um passende Anbieter zu recherchieren. Die Vorgehensweise: Suchen Sie nach Schlagwörtern, analysieren Sie Websites und erstellen Sie eine Liste möglicher Kandidaten. Die vielversprechendsten Ergebnisse aus Ihrer Liste schreiben oder rufen Sie einfach zwecks Terminierung einer unverbindlichen Beratung an. Dann haben Sie die Möglichkeit, die Anforderungen abzugleichen und sich über Preise zu informieren.

Schritt 4: Umsetzung, Einführung, Schulung

Sie haben eine Testversion Ihrer favorisierten Software gemeinsam mit allen Projektbeteiligten ausprobiert und sich für deren Integration in Ihre IT entschieden? Dann wird es Zeit für die Projektleitung, ihren Projekt-Ablaufplan samt Terminierung von Milestones und des Live-Gangs der neuen Software auf den Weg zu bringen. Dabei ist es von Vorteil, die Vorgehensweise so detailliert wie möglich festzulegen, um eine genaue Überwachung des Fortschritts zu ermöglichen.

Konzept für den Wissenstransfer erarbeiten

Parallel zu wichtigen Teilschritten des Projektplans, etwa der Migration von Bestandsdaten und der Regelung von Zugriffsrechten, sollten Sie bereits an ein Konzept denken, wie Sie das notwendige Wissen rund um die Nutzung der neuen Software im Rahmen von Schulungen in die Breite tragen können. Nur so können Sie sicherstellen, dass im Moment des Live-Gangs jeder Beteiligte weiß, was zu tun ist. Wichtig bei alledem ist, die Abläufe zeitlich nicht zu knapp zu kalkulieren. Manches braucht eben Zeit.
Schritt 5: Testlauf und Software ausrollen

Im Testbetrieb können Sie Ihre neue Software von allen unter Realbedingungen ausprobieren lassen. Oft fallen hierbei noch Dinge auf, die nachjustiert werden müssen. Deshalb ist eine offene Feedback-Kultur unabdingbar. Erst dann gehen Sie langsam über in den Alltagsbetrieb, aber nicht ohne eine parallele Unterstützung Ihrer Belegschaft bei der Einarbeitung. Dies kann in Form eine interne Wissensdatenbank sein, aber auch die Hotline des Anbieters, die Hilfestellung leisten kann.

Verbesserungsvorschläge mit Software-Anbieter abklären

Nun müssen sich die verpflichtend festgelegten Arbeitsabläufe erst einmal setzen. Dabei wird es sicherlich noch vermehrt zu Rückmeldungen aus Ihrer Belegschaft kommen. Verbesserungsvorschläge sollten Sie deshalb in ein Pflichtenheft aufnehmen und mit dem Software-Anbieter auf Machbarkeit überprüfen. Nur so kann ein System entstehen, das reibungslos läuft und die Vorstellungen aller erfüllt.

Fazit

Das Onboarding einer neuen Software ist, je nach Projekt und Größe der IT-Umgebung, keine Kleinigkeit. Die Software-Einführung, eingeteilt in verschiedene Projektphasen, baut aufeinander auf und bringt Struktur und Übersicht. Nur wenn die Verantwortlichkeiten geklärt sind und die Umsetzung Schritt für Schritt geschieht, ist sichergestellt, dass Sie keinen wichtigen Aspekt vergessen. Denn am Ende möchten Sie schließlich eine Software nutzen, die ihr gesamtes Potenzial entfalten kann.

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Hannes Göbel

Beratung & Vertrieb

PAPERLESS-SOLUTIONS GmbH

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