Standardsoftware vs Individualsoftware: So treffen Sie die richtige Entscheidung

Think paperless

Es gibt gute Business-Softwares von der Stange – Aber in welchem Fall ist die Individuallösung ideal?

Wann sind Anwendungsfälle zu speziell für Standardsoftware?

Die meisten Unternehmen arbeiten mit Softwares aller Art – in den verschiedensten Bereichen. Da gibt es die üblichen Office-Anwendungen, die wegen ihrer weiten Verbreitung bereits über ein großes Individualisierungspotenzial verfügen. Diese Standardlösungen sind so flexibel, dass sie auf viele spezielle Anwendungsfälle vorbereitet sind. Es gibt aber auch Geschäftsprozesse, die so besonders sind, dass die Standardsoftware am Markt dafür nicht mehr ausreicht. In diesen Fällen ist eine Individualsoftware die einzige Lösung. Standardsoftware vs Individualsoftware: Welche Vorteile haben beide Varianten? Lesen Sie in diesem Blogbeitrag, welche Lösung wann die bessere Alternative ist.

Definition: Was ist Standardsoftware vs Individualsoftware

Als Standardsoftware bezeichnet man eine Software, die man fertig kkonzipiert, kaufen oder im Internet downloaden kann. Standardsoftware bedient Businessbereiche, die oft gefragt sind und sich besonders einfach normieren oder um Funktionen erweitern lassen. Das bekannteste Beispiel für eine Standardsoftware ist das Office-Paket. Für Standardlösungen sind in regelmäßigen Abständen Updates verfügbar, die die Sicherheit und ordnungsgemäße Funktionalität des Programms sicherstellen.

DMS: Standardlösung mit Individualisierungspotenzial

Es gibt aber auch weniger bekannte Standardlösungen wie etwa Dokumentenmanagement-Systeme (DMS). Sie helfen beim Workflow-Management, indem sie Dokumente automatisiert und verschlagwortet importieren, und unterstützen die interne Collaboration, indem sie diese Dokumente in der Cloud auffindbar zur Verfügung stellen. Eine Individualisierung findet bei DMS statt, indem sie in andere IT-Landschaften, etwa in Verbindung mit SAP, integriert oder um die digitale Rechnungsverarbeitung, die digitale Akte oder ein digitales Vertragsmanagement erweitert werden.

Individuelle Software für die Geschäftsprozessoptimierung

Individualsoftware hingegen gibt es in keinem Geschäft und in keinem Online-Shop zu kaufen. Sie wird von IT-Experten nach den Bedürfnissen von Kunden für bestimmte nicht-genormte Prozesse und IT-Systeme maßgeschneidert und dient der ultimativen, punktgenauen Geschäftsprozessoptimierung. Jede Individuallösung spielt ihre Stärken insbesondere durch ihren hohen Spezialisierungsgrad aus und duldet keine Kompromisse. Ein Beispiel für eine Individualsoftware kann ein Onlineshop für besondere Produkte oder ein Portal für eine Online-Community sein.

Unterschiede: Standardsoftware vs Individualsoftware

Eine Standardlösung ist keine schlechte Software. Im Gegenteil: Sie ist für die meisten Anwendungsfälle in einem bestimmten Bereich, zum Beispiel für allgemeine Büroanwendungen, mehr als ausreichend. In Sachen Anpassbarkeit und Flexibilität gelangt sie aber an ihre Grenzen, wenn es um spezielle Anwendungsfälle geht. Manchmal ist es aber so, dass sich Workflows an die Software anpassen müssen, nicht umgekehrt.

Individualsoftware passt sich an Workflows an

Individualsoftware ist da anders, denn ihr zugrunde liegen die konkreten Gegebenheiten der IT-Infrastruktur samt Anbindungen, die per Schnittstellen realisiert werden müssen, und die genauen Workflows, die abgebildet werden sollen. All diese Punkte werden berücksichtigt, wenn sich ein Experte ans Werk macht, um für Ihr Unternehmen die Programmierung und die Integration einer Individuallösung vorzunehmen.

Individuelle Software bringt im Wettbewerb entscheidenden Vorteil

Das macht sich zuvorderst im Preis bemerkbar, denn Standardsoftware ist so beschaffen, dass ihre Entwicklung zwar unter Umständen Millionen von Euro kostet, die Software aber auch an Millionen Kunden verkauft werden kann. Das ermöglicht einen deutlich niedrigeren Verkaufspreis. Nicht zu missachten ist aber die Tatsache, dass Individualsoftware sehr viel effizienter ist und einen entscheidenden Vorteil im Wettbewerb bieten kann. Das heißt, die zu erwartenden Gewinne sind deutlich höher und rechtfertigen die höheren Kosten.

Die Vorteile: Individualsoftware vs Standardsoftware

Individualsoftware ist in der Anschaffung im Gegensatz zur Individualsoftware preislich unschlagbar. Für ihre Verfügbarkeit gilt das ebenso. Während eine Standardsoftware wie zum Beispiel Microsoft Office sofort zu haben und nutzbar ist, dauert es unter Umständen Monate, bis eine Individualsoftware programmiert, eingebunden und einsatzbereit ist. Ein weiterer Vorteil der Standardsoftware: Es gibt zahlreiche öffentliche Hilfequellen wie Foren oder die Herstellerseite, die beim Auftreten eines Problems weiterhelfen können. Dafür ist der persönliche Support beim Hersteller von Individualsoftware meist besser.

Individuallösung ist ein Werkzeug, das sich bezahlt macht

Eine individuelle Software ist viel mehr auf die Bedürfnisse des Kunden zugeschnitten. Sie nutzt alle zur Verfügung stehenden Ressourcen optimal, um die Geschäftsprozesse auszuführen, für die sie programmiert wurde. Das macht sie für ihren Kunden zu einem Werkzeug, das sich bezahlt macht, weil es keine andere Software gibt, die sie ersetzen und eine ähnliche Leistung bringen könnte.

Wann Sie sich für Individualsoftware entscheiden sollten

Um eine Entscheidung pro oder kontra Individualsoftware zu fällen, ist eine Kosten-Nutzen-Rechnung sinnvoll. Erstellen Sie ein Lastenheft mit Ihren Anforderungen und lassen Sie sich Angebote machen, wie teuer eine Programmierung der Software ungefähr wäre. Zugleich schauen Sie, welche Standardsoftware Ihren Vorstellungen am nächsten kommt. Falls der Kompromiss, den Sie mit dem geringeren Funktionsumfang einer Standardlösung eingehen würden, in Ordnung ist, entscheidet der Preis pro Monat und Lizenz. Gibt es am Markt keine Standardsoftware, die Ihre Anforderungen erfüllen kann, fällt die Entscheidung für die Individualsoftware.

Fazit

Standardsoftware vs Individualsoftware: Die Entscheidung für das eine oder gegen das andere ist nur dann einfach, wenn es keine frei verkäufliche Alternative zur Individuallösung gibt. Ansonsten sind es Funktionsumfang, Preis und Service, die den Ausschlag in die eine oder die andere Richtung geben. Dennoch wird es immer so sein, dass eine speziell für Ihre Bedürfnisse programmierte Software Ihren Ansprüchen am ehesten genügen wird, wenn es um sehr individuelle Einsatzbereiche und Prozesse geht. Und in dieser Nische kann hochspezialisierte Software den Ausschlag zum Erfolg geben.

LIve WebCAst Workflowmanagement

Unser WEBCAST für Sie: 

Workflow Management

Udo Prell, Geschäftsführer der PAPERLESS-SOLUTIONS GmBH gibt Ihnen in nur 30 Minuten einen Überblick über die Vorteile und zeigt Ihnen das System LIVE.

Das könnte Sie auch Interessieren:

Schon beim Login ins DMS greifen bestimmte Zugriffsberechtigungen.

Zugriffsberechtigungen in Ihrem DMS: mehr Datensicherheit und Datenschutz

Ein ERP-System wie SAP, Oracle oder Navision kann Unternehmen einen Wettbewerbsvorteil verschaffen

ERP-Systeme liefern strategische Daten für die Planung des zukünftigen Erfolgs

Die digitale Kollaboration wird durch Groupware erst richtig effizient

Mit Groupware zu reibungslosen Workflows über Grenzen hinweg

Unsere neusten Blogbeiträge: 

Postmanagement im Unternehmen optimieren: So geht’s

Postmanagement im Unternehmen optimieren: So geht’s

Viele Geschäftsprozesse laufen in Unternehmen inzwischen digital ab. Das Postmanagement scheint in den Digitalisierungsstrategien jedoch zu kurz zu kommen: Deutschland ist noch immer das Land der Briefe. Dabei hält eine digitale Poststelle zahlreiche Vorteile bereit,...

mehr lesen

News & Updates

Think Paperless – Unser Newsletter für Sie

Abonnieren

Eingangpostverarbeitung

Ihre Eingangspost wird jetzt ganz einfach digital

Digitale Rechnungsverarbeitung

Eingangsrechnungen erfassen sich nun ganz von allein 

Digitale Akte

Ihr Abschied vom Aktenkeller

Homeoffice Lösungen

Unsere 10 besten Lösungen fürs papierloses arbeiten im Homeoffice

Collaboration Tool: digitale Zusammenarbeit

Ortsunabhängig zusammenarbeiten: gemeinsame Bearbeitung von Dokumenten, einfaches File Sharing und mehr Effizienz.

Digitale Personalakte

Für einen effizienten Personalprozess.

Gehaltsabrechung digital zustellen

Sparen Sie mindestens 3,10 €* pro Mitarbeiter, jeden Monat.

Vertragsmanagement

Verträge blitzschnell digital erfassen, recherchieren und verwalten.

DocuSign

Einfach. Digital. Unterschreiben. Auch als integrierte Schnittstelle in d.3ecm verfügbar. Jetzt starten

Emailarchivierung

Endlich E-Mails rechtssicher archivieren