Führen Sie Ihre Bücher und Unterlagen rechtssicher und elektronisch? Mit der Verfahrensdokumentation sind Sie auf der sicheren Seite ►Jetzt mehr erfahren
Umfang ist nicht von der Unternehmensgröße abhängig
Jeder Gewerbetreibende benötigt eine Verfahrensdokumentation. Der Umfang dieses verpflichtenden „Handbuchs“ für Ihre EDV-Infrastruktur ist nicht von der Größe Ihres Unternehmens abhängig. Auch kleine Unternehmen können eine sehr umfangreiche Verfahrensdokumentation haben, wenn sie ihre Bücher, Aufzeichnungen und Unterlagen in vielen verschiedenen Systemen elektronisch verarbeiten. Das Bundesfinanzministerium fordert für die digitale Verarbeitung steuerrelevanter Daten eine lückenlose Dokumentation. Wie aufwändig das ist, was eine Verfahrensdokumentation enthalten muss, wer sie anfertigt und welche Vorteile sie Ihnen selbst bringt, lesen Sie in diesem Blogartikel.
Mit der Verfahrensdokumentation nach GoBD des Bundesfinanzministeriums weisen Unternehmen nach, dass die Anforderungen des Handelsgesetzbuchs (HGB) und der Abgabenordnung (AO) bei der digitalen Verarbeitung von Dokumenten bezüglich der Erfassung, Verbuchung, Verarbeitung, Aufbewahrung und Entsorgung von Daten und Belegen erfüllt sind.
Die Verfahrensdokumentation ist also ein Instrument, das die elektronische Buchhaltung eines Unternehmens für Außenstehende transparent beschreibt. Sie ist das „Handbuch“ des Unternehmens für Betriebsprüfer, das bei Veränderungen stetig aktualisiert werden muss. Dabei kann das Unternehmen von der Dokumentation auch selbst profitieren, da während der Dokumentation beispielsweise Optimierungspotenziale für den Ressourceneinsatz im Unternehmen deutlich werden können. Es gibt verschiedene Arten der Verfahrensdokumentation, zum Beispiel für die Belegablage, für ersetzendes Scannen oder die Kassenführung.
Insbesondere die organisatorische und die technische Ebene der Datenverarbeitung spielen eine zentrale Rolle: der Erhalt von Daten, Belegen und Unterlagen wie auch die Erfassung, Verbuchung, Verarbeitung, Aufbewahrung und fristgerechte Entsorgung. Die Vorgaben, festgeschrieben in der Abgabenordnung (AO) und dem Handelsgesetzbuch (HGB), sind dabei zu befolgen.
Jeder Buchführungs- und Aufzeichnungspflichtige, vom Großunternehmer über KMU bis zum Freelancer, ist seit 2015 laut GoBD zu einer Verfahrensdokumentation verpflichtet. Für jedes einzelne Datenverarbeitungssystem samt Vor- und Nebensystemen (z.B. Warenwirtschaftssysteme oder Kassensysteme), das Verwendung findet, ist eine solche Dokumentation anzufertigen. Inhalt, Aufbau, Ablauf und Ergebnisse der Verfahren sind dabei detailliert und schlüssig darzulegen.
Die Verfahrensdokumentation nach GoBD können Sie aber nicht einfach nach Gutdünken niederschreiben. Sie muss bestimmte standardisierte, strukturelle Merkmale aufweisen. Vor allem bei bargeldintensiven Unternehmen ist die Verfahrensdokumentation wichtig, um die geordnete Belegablage nachvollziehen zu können. Die Verfahrensdokumentation muss vollständig und verständlich sein und alle technischen wie auch organisatorischen Kernfragen der elektronischen Datenverarbeitung beantworten.
Wie eine Verfahrensdokumentation aussieht, also die Form der Dokumentation, ist nicht gesetzlich festgelegt. Das liegt unter anderem daran, dass die Prozesse in jedem Unternehmen individuell sind und sich bezüglich Komplexität und Anforderungen an die Gestaltung der Belegablage stark unterscheiden. Wichtig ist allerdings immer, dass einem sachverständigen Dritten innerhalb einer angemessenen Zeit möglich ist, Prozesse und Verfahren nachzuvollziehen und zu überprüfen.
Wie sieht eine Verfahrensdokumentation denn nun aus? Es gibt zwar keine Vorlagen, wie eine Verfahrensdokumentation auszusehen hat, allerdings schlagen die GoBD eine Gliederung vor, die unter anderem die folgenden Abschnitte beinhaltet:
Die GoBD macht keine Angaben dazu, wie umfangreich die jeweiligen Punkte behandelt werden müssen. Für große Unternehmen ist es ratsam, sich an offiziellen Vorgaben zu orientieren. Für mittelständische und Kleinunternehmen ist eine solche Verfahrensdokumentation oft überdimensioniert. Dennoch gibt es unabhängig von der Unternehmensgröße Vorgaben zu Aufbewahrung relevanter Dokumente, die Unternehmen zwingend einhalten müssen.
Aufbewahrungspflichtige und aufbewahrungswürdige Unterlagen müssen nach den Richtlinien der GoBD
verfügbar sein. Zusätzlich müssen sämtliche Geschäftsvorgänge in chronologischer Reihenfolge festgehalten und mit dem korrekten materiellen Inhalt belegt werden. Ohne ein Dokumentenmanagementsystem ist diese Aufgabe der Verfahrensdokumentation schon für Kleinunternehmen kaum zu bewältigen.
Wer sich mit der Archivierung von Dokumenten beschäftigt, der kommt um den Begriff der Revisionssicherheit nicht herum. Die revisionssichere Archivierung von Dokumenten, beispielsweise in einem digitalen Archiv, gewährleistet, dass bestimmte Dokumente den rechtlichen Anforderungen in Bezug auf Ordnungsmäßigkeit, Vollständigkeit, Sicherheit, Verfügbarkeit, Nachvollziehbarkeit, Unveränderlichkeit und Zugriffsschutz entsprechen.
Um die Revisionssicherheit gewährleisten zu können, ist es sinnvoll, ein GoBD-konformes Archiv im Unternehmen zu implementieren. Mit dieser Software lässt sich zu jedem Zeitpunkt sicherstellen, dass alle rechtlichen Anforderungen an die Verfahrensdokumentation erfüllt sind.
Die Verfahrensdokumentation informiert darüber, wie Unternehmen steuerrelevante, digitale Geschäftsprozesse, Daten und Ablagesysteme technisch und organisatorisch handhaben. Sie soll einerseits den Finanzbehörden im Falle von Betriebsprüfungen helfen, Prozesse in Unternehmen zu verstehen und es einer fachkundigen Person in angemessener Zeit ermöglichen, die elektronische Buchführung prüfen zu können.
Die Pflicht zur Verfahrensdokumentation ergibt sich aus den Richtlinien der GoBD. Die korrekte Archivierung der Daten sowie die entsprechende Aufbewahrungsfrist sind durch diese Grundsätze festgelegt. Der Hintergrund: Dritte, wie z.B. Betriebsprüfer, müssen bei einer Prüfung der Daten eindeutig nachvollziehen können, wie Ihre digitalen Daten im Archiv
Wer keine Verfahrensdokumentation vorweist, der läuft Risiko, dass der Gewinn des Unternehmens abweichend von der Steuererklärung ermittelt wird. Das kann zu erheblichen Nachzahlungen und Strafzinsen führen. Eine ordnungsgemäße Verfahrensdokumentation schützt vor solch unerwünschten Konsequenzen.
Wer bei einer Betriebsprüfung keine oder eine lückenhafte Verfahrensdokumentation vorlegen kann, muss damit rechnen, dass der Prüfer die Besteuerungsgrundlage schätzt. Eine Hinzuschätzung von 5 bis 10 Prozent kann die Folge sein, weil die Buchführung formell gesehen als mangelhaft gilt. Eine Verfahrensdokumentation ist keine Sache, die man einmal und dann nie wieder macht. Eine regelmäßige und fortlaufende Aktualisierung ist notwendig.
Es gibt simple und professionellere Methoden, um im Rahmen der digitalen Buchhaltung eine Verfahrensdokumentation zu erstellen. Die simple Methode trifft auf Microsoft Word zu, in das Sie Bilder einpflegen und mit dem Sie ein Inhaltsverzeichnis erstellen können. Bequemer und effizienter geht es mit spezieller Software, die auch Muster für eine Verfahrensdokumentation in einer bestimmten Branche, zum Beispiel für die Kasse im Einzelhandel, bereitstellt.
Wichtig ist, dass die Dokumentation übersichtlich gegliedert ist. Beim Erstellen einer Verfahrensdokumentation kann aber auch der Steuerberater helfen oder diese Tätigkeit gleich ganz für Sie mit der passenden Software übernehmen.
Wer eine Verfahrensdokumentation erstellt, taucht tief die (IT)-Prozesse seines eigenen Unternehmens ein. Das ist die Gelegenheit, interne Prozesse zu überdenken, die sich vielleicht als unwirtschaftlich herausgestellt haben. Für das Büro bedeutet das vielleicht: Die Umstellung sämtlicher Prozesse auf das papierlose Büro, um noch effizienter und frei von Medienbrüchen arbeiten zu können.
Das intensive Nachdenken über Arbeitsschritte und Technologien kann die Abläufe wesentlich effizienter machen und beschleunigen. Es kann den Aufbruch in die digitale Zukunft markieren. Ebenfalls nicht zu vernachlässigen, ist die Verbesserung der Mitarbeitereinsätze. Das Personal bekommt feste Zuständigkeiten und durch das Festschreiben von Abläufen bleibt Wissen im Unternehmen verankert, dass sich sonst nur in Köpfen befand. Das hilft auch neuen Mitarbeitern, sich schnell zurechtzufinden.
Bei der Verfahrensdokumentation sollten Unternehmen so gründlich wie möglich vorgehen, auch wenn die Verfahrensdokumentation teilweise einen hohen Aufwand erfordert. Eine fehler- oder mangelhafte Verfahrensdokumentation kann bereits im Vorfeld der Betriebsprüfung zu Problemen führen. Daten sollten daher in jedem Fall nachvollziehbar und nachprüfbar sein.
Die Verfahrensdokumentation mag auf den ersten Blick eine lästige Pflicht sein. Sie verschafft Ihnen aber Ruhe vor der nächsten Betriebsprüfung, animiert Sie dazu, Ihre internen Prozesse regelmäßig zu hinterfragen und bietet Ihnen die Möglichkeit, aus der Pflicht eine Tugend zu machen. Der Nutzen: Reibungslose betriebliche Prozesse bringen meist höhere Erlöse, niedrigere Kosten und mehr Gewinn mit sich. Und wer sein Wissen organisiert und bereitstellt, der kann in Zukunft darauf aufbauen und muss keine Angst vor Wissensabfluss haben.
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