Verfahrensdokumentation

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Die Verfahrensdokumentation ist eine Chance – nicht nur eine lästige Pflicht

Es lohnt sich, Arbeitsabläufe und Technologien regelmäßig zu hinterfragen und zu optimieren

 

Die richtige Software bietet Muster – mit ihr gelingt eine Verfahrensdokumentation ganz einfach

Jeder Gewerbetreibende benötigt eine Verfahrensdokumentation. Der Umfang dieses verpflichtenden „Handbuchs“ für Ihre EDV-Infrastruktur ist nicht von der Größe Ihres Unternehmens abhängig. Auch kleine Unternehmen können eine sehr umfangreiche Verfahrensdokumentation haben, wenn sie ihre Bücher, Aufzeichnungen und Unterlagen in vielen verschiedenen Systemen elektronisch verarbeiten. Das Bundesfinanzministerium fordert für die digitale Verarbeitung steuerrelevanter Daten eine lückenlose Dokumentation. Wie aufwändig das ist, was eine Verfahrensdokumentation enthalten muss, wer sie anfertigt und welche Vorteile sie Ihnen selbst bringt, lesen Sie in diesem Blogartikel.

Was ist die Verfahrensdokumentation?

Die Verfahrensdokumentation ist ein Instrument, das die elektronische Buchhaltung eines Unternehmens für Außenstehende transparent beschreibt. Dabei geht es um die Verarbeitung von steuerrelevanten Unterlagen nach den GoBD (Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) des Bundesfinanzministeriums. Es gibt verschiedene Arten der Verfahrensdokumentation, zum Beispiel für die Belegablage, für ersetzendes Scannen oder die Kassenführung.

Dokumentation der Datenverarbeitung vom Erhalt bis zur Löschung

Insbesondere die organisatorische und die technische Ebene der Datenverarbeitung spielen eine zentrale Rolle: der Erhalt von Daten, Belegen und Unterlagen wie auch die Erfassung, Verbuchung, Verarbeitung, Aufbewahrung und fristgerechte Entsorgung. Die Vorgaben, festgeschrieben in der Abgabenordnung (AO) und dem Handelsgesetzbuch (HGB), sind dabei zu befolgen.

Verfahrensdokumentation: Wann, wie und für wen Pflicht?

Jeder Buchführungs- und Aufzeichnungspflichtige, vom Großunternehmer über KMU bis zum Freelancer, ist seit 2015 laut GoBD zu einer Verfahrensdokumentation verpflichtet. Für jedes einzelne Datenverarbeitungssystem samt Vor- und Nebensystemen (z.B. Warenwirtschaftssysteme oder Kassensysteme), das Verwendung findet, ist eine solche Dokumentation anzufertigen. Inhalt, Aufbau, Ablauf und Ergebnisse der Verfahren sind dabei detailliert und schlüssig darzulegen.

Vollständige und verständliche Beantwortung der Kernfragen

Die Verfahrensdokumentation nach GoBD können Sie aber nicht einfach nach Gutdünken niederschreiben. Sie muss bestimmte standardisierte, strukturelle Merkmale aufweisen. Vor allem bei bargeldintensiven Unternehmen ist die Verfahrensdokumentation wichtig, um die geordnete Belegablage nachvollziehen zu können. Die Verfahrensdokumentation muss vollständig und verständlich sein, alle technischen und organisatorischen Kernfragen der elektronischen Datenverarbeitung beantworten und die folgenden Punkte enthalten:

  1. Allgemeine Beschreibung: Was wird dokumentiert? Z.B. Belegablage im Dokumentenmanagement-System (DMS) und digitale Archivierung. Wo werden die Daten gespeichert? On-premises oder in der Cloud?
  2. Anwenderdokumentation: Wie laufen die Arbeitsschritte gewöhnlich ab? Wie werden sie geschult? Gibt es Arbeitsanweisungen dazu?
  3. Betriebsdokumentation: Sind die elektronischen Daten sicher? Wie geschieht die Sicherung?
  4. Technische Systemdokumentation: Welche Hard- und Software sind an der digitalen Umsetzung des Prozesses beteiligt? Welche Schnittstellen gibt es?
  5. Internes Kontrollsystem (IKS): Sind die Sicherheit und Qualität des Prozesses unter ständiger Kontrolle und somit gewährleistet? Wie sind die Zuständigkeiten aufgeteilt?
Die Verfahrensdokumentation ist nicht nur für ersetzendes Scannen Pflicht

Wozu dient die Verfahrensdokumentation?

Die Verfahrensdokumentation informiert darüber, wie Unternehmen steuerrelevante, digitale Geschäftsprozesse, Daten und Ablagesysteme technisch und organisatorisch handhaben. Sie soll einerseits den Finanzbehörden im Falle von Betriebsprüfungen helfen, Prozesse in Unternehmen zu verstehen und es einer fachkundigen Person in angemessener Zeit ermöglichen, die elektronische Buchführung prüfen zu können.

Was passiert, wenn keine Verfahrensdokumentation vorhanden ist?

Wer bei einer Betriebsprüfung keine oder eine lückenhafte Verfahrensdokumentation vorlegen kann, muss damit rechnen, dass der Prüfer die Besteuerungsgrundlage schätzt. Eine Hinzuschätzung von 5 bis 10 Prozent kann die Folge sein, weil die Buchführung formell gesehen als mangelhaft gilt. Eine Verfahrensdokumentation ist keine Sache, die man einmal und dann nie wieder macht. Eine regelmäßige und fortlaufende Aktualisierung ist notwendig.

Wer erstellt eine Verfahrensdokumentation?

Es gibt simple und professionellere Methoden, um im Rahmen der digitalen Buchhaltung eine Verfahrensdokumentation zu erstellen. Die simple Methode trifft auf Microsoft Word zu, in das Sie Bilder einpflegen und mit dem Sie ein Inhaltsverzeichnis erstellen können. Bequemer und effizienter geht es mit spezieller Software, die auch Muster für eine Verfahrensdokumentation in einer bestimmten Branche, zum Beispiel für die Kasse im Einzelhandel, bereitstellt.

Steuerberater bei Verfahrensdokumentation zu Rate ziehen

Wichtig ist, dass die Dokumentation übersichtlich gegliedert ist. Beim Erstellen einer Verfahrensdokumentation kann aber auch der Steuerberater helfen oder diese Tätigkeit gleich ganz für Sie mit der passenden Software übernehmen.

Warum eine Verfahrensdokumentation gut für Unternehmen ist

Wer eine Verfahrensdokumentation erstellt, taucht tief die (IT)-Prozesse seines eigenen Unternehmens ein. Das ist die Gelegenheit, interne Prozesse zu überdenken, die sich vielleicht als unwirtschaftlich herausgestellt haben. Für das Büro bedeutet das vielleicht: Die Umstellung sämtlicher Prozesse auf das papierlose Büro, um noch effizienter und frei von Medienbrüchen arbeiten zu können.

Nachdenken über Arbeitsschritte und Technologien

Das intensive Nachdenken über Arbeitsschritte und Technologien kann die Abläufe wesentlich effizienter machen und beschleunigen. Es kann den Aufbruch in die digitale Zukunft markieren. Ebenfalls nicht zu vernachlässigen, ist die Verbesserung der Mitarbeitereinsätze. Das Personal bekommt feste Zuständigkeiten und durch das Festschreiben von Abläufen bleibt Wissen im Unternehmen verankert, dass sich sonst nur in Köpfen befand. Das hilft auch neuen Mitarbeitern, sich schnell zurechtzufinden.

Fazit

Die Verfahrensdokumentation mag auf den ersten Blick eine lästige Pflicht sein. Sie verschafft Ihnen aber Ruhe vor der nächsten Betriebsprüfung, animiert Sie dazu, Ihre internen Prozesse regelmäßig zu hinterfragen und bietet Ihnen die Möglichkeit, aus der Pflicht eine Tugend zu machen. Der Nutzen: Reibungslose betriebliche Prozesse bringen meist höhere Erlöse, niedrigere Kosten und mehr Gewinn mit sich. Und wer sein Wissen organisiert und bereitstellt, der kann in Zukunft darauf aufbauen und muss keine Angst vor Wissensabfluss haben.

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