Die digitale Transformation –

Think Paperless

die digitale Akte ist hierbei für jedes Unternehmen früher oder später unausweichlich.

Doch was bedeutet dies genau für mein Unternehmen? Wo fange ich an? Wofür brauche ich das überhaupt?

Das Thema und die Überschrift Digitalisierung geistert schon seit Jahren wie eine dunkle Prophezeiung in den Köpfen der Unternehmen. Alle Dokumente im Unternehmen nicht mehr auf Papier, sondern nur noch im Computer? Geht das überhaupt? Nicht nur technisch, sondern auch rechtlich? Und ist das überhaupt sinnvoll?  Und wie finde ich etwas wieder?

Bisher war es so, dass alle wichtigen Fakten in Aktenmappen und Ordnern sortiert nach Kunden, Themengebieten, Aufträgen oder Projekten abgelegt wurden. Und für die beste Sachbearbeitung des Hauses immer und jederzeit mit einem Fingerzeig auffindbar war. Warum sollte man dieses seit Jahrzehnten bewährte und gewachsene System ändern?

Die Gründe für die Digitalisierung sind hierbei vielfältig.

Platz

Eines der nachvollziehbarsten Probleme welches mit physischen Akten einhergeht, ist der Platz den sie einnehmen und benötigen. Hinzu kommt die Lesbarkeit der Papierdokumente wird zudem leider über die Jahre nicht besser, sondern eher schlechter. Gerade Quittungen auf Thermopapier können bereits nach wenigen Monaten komplett verblassen. Daher ist eine der einfachsten Lösungen, die Daten im Anschluss an die Fertigstellung einfach zu scannen und abzulegen um mehr Platz zu schaffen.  Dies ist in jedem Fall schon mal ein erster sinnvoller Schritt in die richtige Richtung. Jedoch für eine wirkliche Digitalisierung noch zu kurz gedacht, wie im Folgenden noch deutlich wird.

Ordnung

Damit Angebote, Rechnungen, Kunden- und Projektdaten immer richtig und vollständig abgelegt sind erfordert es Konsequenz und Ordnung. Meist werden Mitarbeiter immer wieder geschult und angeleitet wie welche Papiere und Unterlagen abzulegen sind. Nicht nur in ausgedruckter, sondern auch in digitaler Form. Leider zeigt die Praxis oft schmerzlich, dass dies leider nicht so einfach funktioniert wie die Theorie verspricht. Die Ablage und Zuordnung sowie Aktualisierung der Projektstände ist immer wieder eine Schwachstelle an welcher Fehler passieren oder es zu unnötigen Zeitverzögerungen kommt. Der Traum von einer vollständigen und hundertprozentigen Kundenakte bleibt oftmals unerfüllt. 

Zeit

Zweidrittel der Arbeitszeit wird mit der Bearbeitung von Dokumenten verbracht, und sogar bis zu 40% entfallen auf die lästige Suche nach Informationen. Dies bindet unnötige Personalressourcen und ist nicht effizient.

Flexibilität

Zudem sind Papierakten nicht wirklich flexibel. Egal, wann und wo Daten fehlen, ob „nur“ im internen Meeting oder sogar im Abschlussgespräch beim Kunden vor Ort, es ist ärgerlich, wirkt schnell unprofessionell und unorganisiert.

Und wie kann jetzt eine Digitalisierung hierbei helfen?

Warum überhaupt so etwas wie eine digitale Akte einführen?  Aktuelle Daten, Dateien und Formulare zum Projekt sind doch schon heute im Windows-Explorer als Akte angelegt. Dies alleine löst demnach noch keins der oben genannten Probleme.

Eine wirkliche Lösung und ein Ausweg aus den o.g. Schwierigkeiten hin zu einer Lösung die sich wirklich Digitalisierung nennen darf, ist die Implementierung eines sogenanntes Dokumenten-Management-Systems. Als integrierte Lösung in bestehende Computersysteme und Softwarelösungen bietet es so die optimale Ergänzung, um ein Unternehmen zukunftssicher zu machen. Und dies entweder On-Premise (also lokale Nutzung in ihrem Netzwerk) oder sogar als günstigere und besser planbare Cloud-Computing Variante.

Doch wie funktioniert dies genau und was kann dieses System besser als es Windows nicht schon kann? Vorweggesagt eine ganze Menge.

Denn neu eingescannte oder anderweitig hinzugefügte Dokumente werden vollautomatisch ausgelesen und anhand dieser Informationen selbstständig in bereits bestehende digitale Akten einsortiert. Sollte noch keine Akte vorhanden sein, werden auf Basis der erkannten Eigenschaften automatisch neue Akten erstellt, ohne dass Sie selbst tätig werden müssen. Bspw. bei einem täglichen Posteingang von zahlreichen Dokumenten bedeutet dies eine immense Zeitersparnis. Die Ablage funktioniert hier einfach und intuitiv nach vorgegebenen Parametern, welche sich individuell für jede Firma definieren lassen.

Schnelle Suche, einfaches Ablegen und standortübergreifendes Teilen – mit einer digitalen Akte kein Problem.

Innovative und modernste Technologien zur Klassifizierung, Strukturierung und Versionierung von Informationen, machen es einfach den Überblick zu behalten und erhebliche Ressourceneinsparungen zu generieren. Durchgängige Zugriffsmöglichkeiten dank integrierbarer HTML5 Technologie und mobiler Apps für diverse Betriebssysteme lassen so das ganze Büro mit der Smartphone-Welt verschmelzen. Durch die integrierte Volltextsuche kann jederzeit, jedes Dokument gefunden werden. Und das so einfach wie bei einer Suche auf Google. Es wird nicht nur nach den Dateinamen gesucht und gefunden, sondern auch nach dem kompletten Inhalt des Dokuments durchsucht. Jedes Dokument kann als PDF in der Vorschau oder auch im Originalprogramm angesteuert werden.

Die Vorteile liegen auf der Hand: höhere Zugriffsgeschwindigkeit auf alle Dokumente, schnelle Recherche, kurze Abwicklungsdauer, keine Fehlablagen, kein Dokumentenverlust, keine Transportwege.

Durch eine nahtlose Integration in bestehende Computersysteme werden Daten und abgelegte Dateien aus beliebigen Quellen (Microsoft Office, SAP, Salesforce, Datev uvm.) zusätzlich in ein langzeitstabiles Aufbewahrungsformat gewandelt. So bietet das System zusätzlich alle Voraussetzungen um eine revisionssichere Archivierung gemäß GoBD zu gewährleisten.

Doch dies ist nur die Spitze des Eisbergs von dem was an Digitalisierung möglich wäre. Die wirkliche Meisterleistung ist es Geschäftsprozesse auf Basis eines Dokumenten-Management-Systems zu digitalisieren, und in einen sogenannten „Workflow“ zu verwandeln. Dies reicht von dem klassischen Eingangsrechnungsverarbeitungsprozess über Urlaubsanträge bis hin zum individuellen Geschäftsprozess welcher explizit für die eigene Firma entwickelt wurde.

Daher empfiehlt es sich eine Digitalierungsberatung in Anspruch zu nehmen und nicht nur Akten, sondern auch bestehende Prozesse im Unternehmen genauer zu beleuchten. Nur so können alle Potenziale, wie Ressourceneinsparungen von Zeit und Geld effektiv besprochen werden. Denn Prozesse in Unternehmen sind zwar im theoretischen Kern gleich, jedoch allein durch eine gewisse Mitarbeiteranzahl oft verschieden und über die Jahre gereift.

Diesen Schritt zu gehen scheuen sich bisher noch zu viele Unternehmen. Laut einer repräsentativen Unternehmensbefragung im Auftrag des Digitalverbands Bitkom haben bisher nur 18 Prozent der Unternehmen mit 20 bis 499 Mitarbeitern bereits Beratungsleistungen zur digitalen Transformation des eigenen Geschäfts in Anspruch genommen, gerade einmal 6 Prozent planen das für die Zukunft. Dreiviertel der Mittelständler (75 Prozent) geben an, dass das für sie kein Thema ist. Vor allem aus Unkenntnis welche Vorteile hier genau schlummern und dem Vorurteil, dass dies nur etwas für „große“ Unternehmen ist.

Doch gerade für mittelständische Unternehmen bietet die Digitalisierung einen bisher unerschlossenen Schatz, den es zu bergen gilt und damit nicht nur Wettbewerbsvorteile zu generieren, sondern eine dauerhafte Zukunftssicherheit zu schaffen. Für ihr Unternehmen, ihre Mitarbeiter und ihren Erfolg.

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