Emailarchivierung. Den digitalen Schriftwechsel strukturiert archivieren

Immer mehr Versicherte, Arbeitgeber und Institutionen kommunizieren mit Ihnen per Email? Auch diese Korrespondenz ist als Schriftverkehr mit einer Aufbewahrungsfrist von 6 Jahren zu archivieren. Das BVA sagt dazu: „…grundsätzlich sind alle Dokumente, die für den jeweiligen Bearbeitungsvorgang bzw. das „Versicherungsleben“ des Versicherten rechtserheblichen Charakter („Beweischarakter“) haben in der eAkte zu führen…Hierzu gehören auch eingegangene Emails, deren Anhänge…und von der Kasse oder deren Mitarbeitern an Externe (z.B. Versicherte, Arbeitgeber, Leistungserbringer) versandte E-Mails und deren Anhänge…“
Erfahren Sie, wie Sie mit Hilfe der d.3 Module Ihre ein- und ausgehenden Emails archivieren können.

elektronische Postverteilung - Postbox

Mit der Postbox-Lösung wird eine regelbasierte Verteilung von eingehenden Dokumenten in elektronische Postkörbe (personenbezogen, wie auch Teampostkörbe) realisiert. Das Modul besteht aus zwei Komponenten:

Mit dem Postbox Designer steht ein graphisches Werkzeug zur Verfügung, welches die Abbildung eines hierarchischen Regelwerkes ermöglicht. Auf diese Weise werden auch sehr komplexe Verteilregeln beherrschbar.

Die Postbox Engine verteilt serverseitig die Dokumente in die vordefinierten Postkörbe.

paperless Fallakten Lifecycle Management - FLM

Krankenkassen sind verpflichtet, die Unterlagen, die für die Durchführung ihrer Verwaltungsverfahren oder für die Leistungsfeststellung erforderlich sind, nach den Grundsätzen ordnungsmäßiger Aufbewahrung aufzubewahren. Zahlreiche Paragraphen der Verwaltungsvorschrift zur Vorordnung über das Rechnungswesen in der Sozialversicherung (SRVwV) und der RSA-Ausgleichsverordnung beschreiben den Beginn der Aufbewahrungsfristen.

Mit FLM können Sie diese Ansprüche im Umgang mit elektronischen Akten erfüllen. Das System überwacht Fallakten und berechnet deren Aufbewahrungsfristen unter Berücksichtigung der gesetzlichen Anforderungen.

Broschüre FLM

elektronische Signaturen

Lernen Sie die Einsatzmöglichkeiten qualifizierter elektronischer Signatur kennen.

Das Ministerium für Gesundheit, Emanzipation, Pflege und Alter des Landes Nordrhein-Westfalen veröffentlicht auf seinem Internetauftritt den aktuellen Leitfaden zur Einführung elektronischer Signaturen bei Krankenkassen.

Gerne unterstützen wir Sie in der Prozessberatung und Einführung von elektronischen Signaturen. Mit den zertifizierten Produkten unseres Partners intarsys (http://www.intarsys.de/)  werden die  rechtlichen Bedingungen wie §36 SRVwV oder §110 SGB IV umfänglich erfüllt.

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