Abbildung elektronischer Fallakten unter Berücksichtigung der BVA Richtlinien

Im d.3 System werden die Aufbewahrungsfristen zu jeder einzelnen Dokumentart einmalig administrativ hinterlegt. Betritt ein Dokument das Archiv, beginnt mit diesem Ereignis die Berechnung der Aufbewahrungsfrist.

Bei einer Fallbildung werden Dokumente mit unterschiedlichen Aufbewahrungsfristen zusammengeführt. Aus technischer Sicht spielt es bei der elektronischen Aufbewahrung keine Rolle, ob ein Dokument zu einer Fallakte gehört, oder zu einer Versicherten- oder Arbeitgeberakte abgelegt wird. Hier greift die Standardroutine des d.3 Systems; die Dokumente erhalten beim Import in das Archiv die jeweils für sie geltende Aufbewahrungsfrist.

Allerdings bestehen bei Unterlagen, die in einer Fallakte abliegen, Unterschiede bei der Aufbewahrungsfrist. Es ist zu vermeiden, dass zu einer Fallakte gehörende Dokumente nach Ablauf ihrer individuellen Aufbewahrungsfrist vom System entfernt werden bevor die Aufbewahrungsfrist der gesamten elektronischen Akte erreicht ist. Für diese Konstellation haben wir das Modul Fallakten Lifecycle Management (kurz FLM) entwickelt.

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