„Jede Rechnung hat einen Stempel bekommen. Jede wurde durch das ganze Büro geschleppt. Bei fünf bis zehn Minuten Bearbeitungszeit kommen da schon ein paar Arbeitsstunden zusammen. Das war ein extrem zeitfressender, manuelle Aufwand. Das wollten wir vereinfachen.“

Tobias Kaus, bei FOND OF der Software- & IT-Experte

Mit 240 Mitarbeitern am Unternehmenssitz in Köln und Produktionspartnern in Vietnam stellt die FOND OF GmbH Rucksäcke, Schultaschen, Kleidung und Accessoires her.

Für das Unternehmen sind nicht nur Qualität und Design ihrer Produkte sehr wichtig, sondern auch das Thema Nachhaltigkeit spielt eine große Rolle. Viele Produkte bestehen aus recycelten PET-Flaschen. FOND OF ist auch Mitglied der FAIR WEAR Foundation, die sich zur Aufgabe gemacht hat, gemeinsam die Arbeitsbedingungen bei den Produktionsstandorten zu prüfen und systematisch zu verbessern. Viele Bestandteile der Rucksäcke sind Bluesign zertifiziert und erfüllen damit höchste Standards beim Thema Umweltschutz und Chemikalienmanagement. 2016 erhielt das Unternehmen den Deutschen Nachhaltigkeitspreis.

FOND OF vereint sieben Marken unter einem Dach, etwa die Brand „Affenzahn“, eine Lifestylebrand mit Taschen und Rucksäcken für Ein- bis Fünfjährige. Unter der Marke „AEVOR“ produziert FOND OF Rucksäcke, Taschen und Accessoires für eine kreative und dynamische Zielgruppe, und die Marke „Salzen“ bietet Business-Taschen und Reisegepäck, zum Teil auch aus Leder. Das Konzept geht am Markt auf, bedeutet aber auch einen hohen Aufwand. Rund 150 Briefsendungen bekommt FOND OF beispielsweise am Tag. Das sind 150 Briefe, die alle geöffnet, erfasst, korrekt weitergeleitet und bearbeitet werden wollen.

„Das war ein extrem zeitfressender, manueller Aufwand“, beschreibt Tobias Kaus, bei FOND OF der Software- & IT-Experte. Allein für die Rechnungen auf Papier, von denen FOND OF zu Spitzenzeiten bis zu 150 am Tag bekommt: „Jede Rechnung hat einen Stempel bekommen. Jede wurde durch das ganze Büro geschleppt und im Finance-Bereich behandelt, mindestens vier bis fünf Leute packen jede Rechnung an. Bei fünf bis zehn Minuten Bearbeitungszeit kommen da schon ein paar Arbeitsstunden zusammen.“

So viel Papier vertrug sich kaum mit dem Nachhaltigkeitsgedanken, für den FOND OF eintritt. Kaus: „Mich hat das selber erschrocken, wie viele Dienstleister und Partner noch auf Papier vertrauen. Das wollten wir vereinfachen.“ Ein Dokumentenmanagement-System sollte her. Verantwortliche sollten schneller auf Rechnungen im System zugreifen können, um die Rechnung zügiger mit den richtigen Kostenstellen an die Finanzabteilung weiterzureichen. Und: jeder Lieferant, der statt einer Rechnung auf Papier eine digitale Rechnung schickt, arbeitet nachhaltiger als zuvor.

Das Thema Nachhaltigkeit ist bei FOND OF fest verankert. Das eigene Corporate Responsibility-Team arbeitet an verschiedensten Themen in diesem Bereich. Das Stichwort beschreibt das Verantwortungsbewusstsein vieler Firmen gegenüber sozialen und ökologischen Auswirkungen der eigenen unternehmerischen Tätigkeit.

Julian Konrads vom Corporate Responsibility-Team beschreibt das so: „Jeder Mensch muss sich bewusst machen, dass er mit seinem Konsum Verantwortung trägt, und wir wollen den Menschen ihre Verantwortung zeigen und ihnen gleichzeitig auch die Lösung bieten. FOND OF steht eben auch für Nachhaltigkeit.“

DIGITALISIERUNG –

AUF DEM WEG INS PAPIERLOSE BÜRO

Es gibt viele Anbieter, die Unternehmen auf dem Weg ins papierlose Büro unterstützen. FOND OF nutzte bereits Microsoft Dynamics NAV, eine Standardsoftware für ERP-Systeme, also eine Software, die Menschen bei der Planung und beim Einsatz von Ressourcen in einem Unternehmen unterstützt. Also war früh klar, dass das neue Dokumentenmanagement-System zu Microsoft Dynamics NAV passen musste.

Auf der Suche nach einem Partner landete Kaus schnell bei der d.velop AG, denn die Software d.3ecm unterstützt die Archivierung aller Vorgangsbelege und Vorgänge aus dem Microsoft-System: d.3ecm archiviert beispielsweise eingehende Aufträge und Rechnungen automatisch und hinterlegt die Dokumente in einer Kundenakte, auf die Mitarbeiter dezentral zugreifen können.

ERSTER SCHRITT: ENTWURF EINES DIGITALEN WORKFLOWS

Durch den Kooperationspartner Documentus ist FOND OF auf das System d.3ecm der d.velop AG aufmerksam geworden. Installation, Einrichtung sowie das dazugehörige Projektmanagement wurde von der PAPERLESS-SOLUTIONS GmbH aus Köln, als Platinum Partner der d.velop AG übernommen. Für Unternehmen bedeutet der erste Schritt auf dem Weg ins papierlose Büro oft einen Umbruch – zusätzliche Zeit für Einarbeitung und Umgewöhnung der Mitarbeiter. Für Udo Prell, Geschäftsführer bei der PAPERLESS-SOLUTIONS GmbH, ist dieser Umbruch spannender beruflicher Alltag: „Die FOND OF hatte vorrangig zwei Anforderungen: digitale Aktenführung und digitale Rechnungsführung.“

„paperless hat mit uns zunächst einen möglichen Workflow erarbeitet, anhand unserer internen Prozesse“, sagt Tobias Kaus. „Das ist an manchen Stellen nicht so trivial, wie man denken könnte.“ Ein Workflow beschreibt beispielsweise, wie eine Rechnung aussehen muss, damit das System sie automatisch erfassen kann. Der Workflow bestimmt auch, wie die Kriterien für die Freigabe einer Rechnung sind, wer überhaupt freigeben darf und wie welche Daten durch das Unternehmen laufen.

TEXTERKENNUNG MACHT AUS GEDRUCKTEM TEXT DIGITALEN TEXT

Digitale Aktenführung bedeutet auch: Hat das System d.3ecm erstmal einen Auftrag oder eine Rechnung erfasst, können Mitarbeiter im System die digitalisierten Dokumente nach Stichworten durchsuchen. Die Software wandelt also mit einer Texterkennung gedruckten Text auf Papier in digitalen Text um.

„Manche Unternehmen“, so Prell, „bekommen 3000 Briefe am Tag. Da ist der Druck schon extrem. Digitalisierte Dokumente verkürzen die Bearbeitungszeit, erleichtern die Bedienung und die Arbeitsabläufe, reduzieren Prozesskosten und sparen Geld.“

d.3ecm erkennt beispielsweise die Bestellnummern, scannt die Kopf- und Fußzeilen sowie die Rechnungspositionen. Die Software prüft die Rechnung auf Plausibilität, rechnet die Beträge nach und meldet eventuelle Unstimmigkeiten.

WIE GELINGT DIE MÖGLICHST REIBUNGSLOSE EINFÜHRUNG DER NEUEN SOFTWARE?

Als zweiten Schritt auf dem Weg ins papierlose Büro haben paperless und FOND OF gemeinsam Vorgänge aus dem ERP-System in das neue Dokumentenmanagement-System übertragen und archiviert. Vom Kick-Off bis zum ersten Einsatz unter realen Bedingungen dauerte es nur zwei Monate; auch, weil es am Anfang zunächst nur um grundsätzliche Funktionen ging: „Wir wollten nicht mit der eierlegenden Wollmilchsau beginnen“, erinnert sich Tobias Kaus.

FOND OF arbeitet viel in agilen Prozessen, was dazu beitrug, die Einführung von d.3ecm reibungslos zu gestalten: „Es war unkompliziert und hat uns nicht eingeschränkt“, beschreibt Kaus, „alles, was wir uns gewünscht haben, wurde auch sehr schnell realisiert. Wir haben noch den Luxus eigener Software-Entwickler. Da war es uns wichtig, dass wir ein System bekommen, in dem wir selbstständig Individualisierungen vornehmen können.“

KEY USER ALS SCHLÜSSEL FÜR DEN UNKOMPLIZIERTEN NEUBEGINN

Zunächst ließ FOND OF nur wenige Key User mit dem neuen System arbeiten, also „Schlüssel-Nutzer“, die später als Multiplikatoren funktionieren und auch bewerten können, wie sinnvoll die Neuerungen sind. Kaus: „Das waren am Anfang ein Markenverantwortlicher, zwei Leute aus dem Finance-Bereich, meine Wenigkeit und ein Entwickler, dazu Kollegen aus Einkauf und Logistik.“

Vier Wochen vor dem endgültigen Umschalten auf die neue Dokumentenmanagement-Software vergrößerten FOND OF und Paperless die Runde von Test-Nutzern. Fehler korrigierten die Entwickler zügig, damit gleich die nächste Testrunde starten konnte. paperless schulte FOND OF-Mitarbeiter an zwei Tagen je drei Stunden lang nach dem Prinzip „Train the trainer“, in kleinen Runden mit höchstens 15 Teilnehmern. Kaus: „Das hat unser Tagesgeschäft nicht eingeschränkt.“

NEUES SYSTEM SPART ARBEITSZEIT UND NERVEN – UND ERHÖHT DIE PRODUKTIVITÄT

„Wir nutzen das System sehr stark und sehr aktiv“, beschreibt Tobias Kaus den aktuellen Umgang mit d.3ecm. „Die Qualität der Rechnungen hat sich extrem verbessert, wir müssen nicht mehr nach Rechnungen suchen, die Zuweisung der Kostenstellen ist jetzt nachvollziehbar und transparent.“ FOND OF spart auf diese Art „Arbeitszeit und Nerven“, so Kaus, denn „die Zugriffszeiten sind jetzt kürzer. Im Regelfall bedeutet das: wir müssen nicht mehr durchs Büro rennen und jeden fragen.“

In Zukunft will FOND OF weitere Prozesse und Dokumente mit d.3ecm digitalisieren, wie zum Beispiel die Abrechnungen der Vertriebs-Mitarbeiter, die viel unterwegs sind. Auch die Belege von Mitarbeitern mit Firmen-Kreditkarten sollen folgen, ebenso eine Verbindung zur E-Commerce-Welt, sodass Partner beispielsweise Zugriff auf Rechnungen haben. Kaus: „So ein bisschen kommt da also doch die eierlegende Wollmilchsau.“