Das Unternehmen FZD

Das Untenrehmen FZD

Das Forschungszentrum Dresden-Rossendorf (FZD; heute Helmholtz-Zentrum Dresden-Rossendorf e.V.)) betreibt Forschung mit den fachübergreifenden Schwerpunkten Neue Materialien, Krebsforschung und Nukleare Sicherheitsforschung. Es beschäftigt rund 750 Mitarbeiter/innen und ist derzeit größtes Institut der Leibniz-Gemeinschaft. Anfang 2011 wird das FZD als 17. Großforschungszentrum in die Helmholtz-Gemeinschaft Deutscher Forschungszentren wechseln.

Zahlen & Fakten

  • Künftiges Großforschungszentrum stellte Ende 2007 die Weichen für modernes Informationsmanagement
  • Plattformunabhängigkeit, große Funktionalität und homogener Ansatz gaben den Ausschlag für das Dokumentenmanagementsystem d.3
  • Transparenz im Bereich genehmigungspflichtiger und zeitkritischer Vertragsdokumente durch dbs|contract, 15 Monate nach Einführung über 1000 Verträge im System
  • Effizienz im Einkaufsprozess durch SAP-Anbindung von d.3
  • Aufbau eines Intranetportals mit Informationen zu Genehmigungsdokumenten
  • E-Mailarchivierung interaktiv direkt aus Microsoft Outlook heraus

Die Projektziele der FZD

Wie in jeder großen wissenschaftlichen Einrichtung, ist auch beim Forschungszentrum Dresden-Rossendorf das Wissen breit auf dem Campus verstreut. Die Institute verteilen sich auf über 50 Gebäude und die meisten Informationen entstehen dezentral. Durch den Transport von Dokumenten entstehen Zeitverluste und Abstimmungsprobleme; Mehrfachablagen derselben Dokumente und überbordende Papierarchive erschwerten die tägliche Zusammenarbeit.

Durch Einführung einer zentralen DMS-Lösung versprach sich das FZD eine Beschleunigung und zugleich bessere Kontrolle wichtiger Prozesse, wie dem Vertragsmanagement, dem Management von Genehmigungen (u.a. atomrechtliche) und dem Einkaufsprozess sowie der Archivierung der entstehenden Dokumente. Nachdem Vorstand, IT- und Einkaufsabteilung schon einige Jahre mit der Einführung eines DMS geliebäugelt hatten, wurde das Projekt Mitte 2007 ausgeschrieben. „Früher hatten wir den Eindruck, eine DMS-Einführung sei finanziell wie organisatorisch ein zu großer Aufwand“, sagt Dr. Uwe Konrad, IT-Leiter des FZD, „inzwischen aber bietet der Markt Lösungen, die professionell einsetzbar sind und auch bereits breit genutzt werden.“

Effizienz durch d.3

Integration von d.3 und SAP bei FZD

Das neue Vertragsmanagement dbs|contract gewährleistet, dass die Rechtsabteilung heute alle Verträge einsehen kann – auch solche, die dezentral in den Instituten entstehen – und in alle vertragsrelevanten Vorgänge automatisch involviert ist. Die Verträge liegen nun an zentraler Stelle vor; zudem werden die dort ablaufenden Genehmigungsvorgänge künftig mit dem d.3 Workflow realisiert.

Das neue DMS spielt auch bei kritischen, genehmigungspflichtigen Dokumenten eine große Rolle, etwa im sensiblen Bereich des Strahlenschutzes. Hier sind es bis zu 70 Informationsnutzer, die auf bestimmte Dokumente lesenden und z.T. schreibenden Zugriff haben müssen. Für berechtigte Nutzer werden die Informationen auch über ein Portal im Intranet angeboten.

Im Bereich Einkauf können die Mitarbeiter/innen durch die SAP-Integration von d.3 alle Dokumente des Beschaffungsprozesses (z.B. Angebote, E-Mails, Lieferscheine) mit den dazugehörigen SAP-Vorgängen verknüpfen. Einerseits sind die archivierten Dokumente auch ohne Zugang zur SAP-Akte einsehbar, andererseits können alle Dokumente der d.3 Beschaffungsakte im SAP angezeigt werden

Warum gerade das DMS d.3

Bei der Auswahl der Lösung hat sich das FZD der Expertise eines bekannten Beratungsunternehmens bedient. Dieses suchte unter Maßgabe eines detaillierten Anforderungskataloges des FZD zielgerichtet die passenden Hersteller heraus. „Die Zusammenarbeit mit dem Berater hat sich wirklich gelohnt“, so Dr. Konrad, „er hat uns genau die richtigen Tipps für die Ausschreibung gegeben und in nur wenigen Tagen aus einer Vielzahl von Herstellern die für uns passenden Systeme sachgerecht vorgefiltert.“

Die PAPERLESS-SOLUTIONS GmbH mit d.3 befand sich unter den drei finalen Anbietern. Entscheidend bei der Produktwahl waren schließlich die umfassende Funktionalität von d.3, die Plattformunabhängigkeit und flexible Erweiterbarkeit der Software-Lösung sowie das gute Handling. Außerdem beeindruckten das Datenmodell von d.3 und die Art, wie dort Berechtigungskonzepte schon in der Basisfunktionalität abgedeckt sind. „Uns hat auch gefallen, dass d.3 kein zusammengekauftes Produktportfolio ist, wie wir es bei anderen Herstellern vorgefunden haben, sondern eine Lösung aus einer Hand, von einem homogenen Entwicklungsteam. Und nicht zuletzt fiel unsere Entscheidung aufgrund der sehr guten Präsentation des d.velop-Partners PAPERLESS-SOLUTIONS GmbH.“

Projektverlauf mit paperless

Im ersten Projektschritt installierte die PAPERLESS-SOLUTIONS GmbH in der Rechtsabteilung des FZD ein Vertragsmanagementsystem auf Basis von dbs|contract. Es läuft heute voll produktiv und wird mittlerweile in weiteren Abteilungen verwendet. Bestehende Verträge in Papierform wurden dafür eingescannt, digitale Vertragsdokumente verschlagwortet und dann nach d.bs|contract migriert. 15 Monate nach Einführung waren rund 1.000 Verträge im System enthalten.

Im nächsten Schritt wurde das d.3-System für die Verwaltung der atomrechtlichen Genehmigungen eingeführt. Dabei konnten in einem relativ kurzen Zeitraum sämtliche Dokumente in das System überführt werden. Die Konfiguration der neuen Anwendung hat das FZD bereits überwiegend selbst realisiert, die Portalintegration wurde ebenfalls vom FZD implementiert. Inzwischen sind auch auf diesem Gebiet mehrere tausend Dokumente erfasst.

Realisiert wurde schließlich auch die SAP-Anbindung von d.3. Im Einkaufsprozess fallen viele unterschiedliche Ein- und Ausgangsbelege an – Angebote, Bestellungen, Auftragsbestätigungen, Lieferscheine etc. – die neben den SAP-Prozessen bis dahin in Papierform vorgehalten wurden. Sie werden heute digital in d.3 archiviert und über d.link for archivelink automatisch mit den jeweiligen SAP-Geschäftsprozessen verknüpft. Die Implementierung der SAP-Integration ist abgeschlossen und stand im November 2009 kurz vor der Produktivschaltung.

Mit die Implementierung von dbs|e-mail management durch die PAPERLESS-SOLUTIONS GmbH haben die Beschäftigten des FZD heute außerdem die Möglichkeit, ihre Nachrichten, Daten und Dokumente aus Microsoft Outlook heraus unter Berücksichtigung gesetzlicher Vorgaben digital zu archivieren. Dieser Vorgang läuft client-basiert, d.h. jeder Mitarbeiter ordnet direkt aus Outlook heraus die relevanten E-Mails den Akten zu.

Das FZD nutzt d.3 als Desktop-Anwendung sowie über Citrix und im Webzugriff. Nach Produktivschaltung der Einkaufsprozesse werden rund 120 Beschäftigte auf das System zugreifen. „Mit der Projektbetreuung der PAPERLESS-SOLUTIONS GmbH sind wir sehr zufrieden“, erklärt Dr. Konrad, „das Team hat die Implementierungsarbeiten sehr zuverlässig mit hohem Sachverstand über das komplette Produktportfolio von d.velop ausgeführt. Und das alles im festgelegten Kosten- und Zeitrahmen.“

Ausblick

Nachdem Verträge, Genehmigungs- und Einkaufsdokumente ins System aufgenommen sind, will das FZD im nächsten Schritt auch die dazugehörigen Freigabeprozesse über den d.3 Workflow einrichten und so für weitere Prozessautomatisierungen sorgen. 2010 wird das System dazu beitragen, die Integration einer neuen Forschungsstelle in Leipzig durch standortübergreifende elektronische Prozesse effizient gestalten zu können.

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