Das Unternehmen

Unternehmenssitz des Wasserverbandes Eifel-Rur

Der Wasserverband Eifel-Rur mit Sitz in Düren ist zuständig für klassische Aufgaben der Wasserwirtschaft in seinem Einzugsgebiet, der Rur in Nordrhein-Westfalen. Als Körperschaft des Öffentlichen Rechts betreibt der Verband knapp 50 Kläranlagen und sechs Talsperren. Für deren reibungslosen Betrieb sorgen auch viele externe Dienstleister; insgesamt knapp 9.000 Kreditoren zählt das SAP-System des Wasserverbandes. Ingenieurbüros, Bau- und Chemieunternehmen und IT-Berater schicken täglich zwischen 150 und 200 Rechnungen an die Verbandszentrale in Düren. Eine automatisierte Rechnungserfassung und Verarbeitung mit angeschlossener Archivierung sorgt dort seit 2008 für mehr Transparenz im Rechnungswesen und Ausnützen aller Skonti.

Der DMS-Projektverlauf

Die PAPERLESS-SOLUTIONS GmbH aus Köln hat den Wasserverband Eifel-Rur bei diesem Projekt in jeder Hinsicht gut unterstützt. Die technische Umsetzung vor Ort übernahm dann die WMD Vertrieb GmbH aus Ahrensburg. WMD ist Vertriebspartner der Docutec-Belegerfassungslösung und bietet mit der von der SAP AG zertifizierten Systemschnittstelle xFlow Interface eine Lösung für die intelligente Prozess-Integration zwischen Beleglesung und SAP.

Ralf Dittrich der DMS-Beauftragte der WVER

Der Wasserverband hatte schon im Jahr 2002 ein elektronisches Dokumenten Management System eingeführt, um das aufwändige Hin und Her von Papierrechnungen zu stoppen. Diese gingen früher von der Verwaltung zunächst in die Außenstellen; dort, in der Kläranlage, wurden sie geprüft, kontiert und anschließend wieder nach Düren geschickt, um gebucht zu werden. Zu zeitintensiv, wenig transparent und die Skonti gingen ebenfalls verloren. „Mit der Einführung der papierlosen Rechnungsbearbeitung haben wir damit begonnen, erstmals alle Rechnungen zentral über einen Hochleistungsscanner elektronisch einzulesen“, erklärt Ralf Dittrich, „die elektronischen Bilddaten wurden im DMS verwaltet, im optischen Langzeitarchiv revisionssicher archiviert und waren über SAP ArchiveLink im Zugriff.“

Trotzdem mussten die Beschäftigten der Finanzbuchhaltung alle Belegdaten und Kreditor-Informationen aus den Rechnungen per Hand in SAP einpflegen, um den weiteren Bearbeitungsprozess im SAP Workflow durchführen zu konnten. Diese manuelle Eingabe war nicht nur zeitaufwändig, sondern auch sehr fehleranfällig. Nach sechs Jahren wollte man daher hier mehr Automatisierung hineinbringen und suchte eine verbesserte und erweiterte Lösung.

PAPERLESS-SOLUTIONS GmbH überzeugt als guter Partner

Nach intensiven Marktrecherchen fiel die Wahl auf die Produkte der Hersteller WMD, Docutec und Kofax. Die Erfassungslösung von Docutec und Kofax  überzeugte durch sehr hohe Erkennungsraten und ihre Optimierung auf Rechnungsbelege. Und für die Übernahme der extrahierten Daten und ihre Weitergabe an SAP bietet WMD mit seiner Systemschnittstelle xFlow Interface ein leistungsfähiges und am Markt erprobtes Tool.

Seit 2008 arbeitet der Wasserverband mit dem neuen System. „So ein problem- und reibungsloses Projekt habe ich  selten erlebt“,  sagt Ralf Dittrich, IT-Leiter im Wasserverband Eifel-Rur.

Ein zentraler Documentscanner erfasst heute die Belege, ein Barcode-Aufkleber trennt die einzelnen Eingangsrechnungen voneinander – wie bereits zuvor. Neu ist, dass sich die Sachbearbeiter der Rechnungsprüfung nun am Scanarbeitsplatz mit ihrem Namen anmelden. So treffen die von ihnen gescannten Rechnungen später gleich im entsprechenden SAP-Postfach ein. Die ScanSoftware leitet die Daten zum Docutec Server weiter, der alle rechnungsrelevanten Informationen aus den Eingangsrechnungen automatisch ausliest und aufbereitet. An einem so genannten Verify-Arbeitsplatz können die Sachbearbeiter anschließend die Qualität der gescannten Dokumente prüfen, kontrollieren, ob alle Belegdaten richtig erkannt sind und gegebenenfalls noch Änderungen vornehmen. In der Regel, so hat man die Erfahrung gemacht, werden die Rechnungen ohne Korrektur durchgeklickt – dank der Lernfähigkeit von Docutec, dem der Aufbau neuer Rechnungsformate schnell antrainiert werden kann.

Rechnungsbearbeitung heute um 25% schneller

Durch das neue Verfahren haben sich die Durchlaufzeiten einer Rechnungsbearbeitung im Mittel um etwa 25% reduziert. Nach erfolgreicher Verifizierung der Eingangsrechnungen findet nach Bestätigung des Mitarbeiters eine automatische Übergabe an den SAP Business Workflow statt. Für die Kommunikation zwischen dem Docutec Server und SAP sorgt xFlow Interface, eine speziell von WMD entwickelte Systemschnittstelle, die innerhalb der Gesamtlösung für eine Anbindung zwischen Datenextraktion, Archiv-, ERP- und Workflow-Systemen sorgt und damit die Geschäftsprozesse der Rechnungsprüfung unterstützt.

Archivanbindung und Altdatenübernahme

Zum Gesamtkonzept gehörte auch die Einrichtung eines neuen Archivierungsserver von QStar für die Kommunikation zwischen SAP Content Server und der angeschlossenen Jukebox. Eine Herausforderung stellte die Altdatenübernahme dar, denn die Daten vom alten Archivsystem konnten aufgrund von Inkompatibiliät nicht einfach in QStar übernommen, sondern mussten zentral von SAP neu zugeordnet werden. Dabei befinden sich der SAP Anwendungsserver beim Ruhrverband in Essen und die beiden Archivsysteme in Düren. Dies erforderte unter anderem eine zusätzliche Speicherung der Altdaten in einem Austauschverzeichnis beim SAP Anwendungsserver in Essen. Für die Altdatenübernahme wurde daher ein dafür individuell eingerichtetes Programm in SAP eingesetzt. Da der gesamte Prozess sehr rechenintensiv war, überspielte Paperless die rund 150.000 alten Rechnungsbelege an mehreren Wochenenden revisionssicher von dem alten in das neue Archiv.

In den Rechnungsprüfungsworkflow sind heute 150 Personen eingebunden. In Zukunft ist geplant, dass vorhandene System auch für andere Anwendungen zu erweitern, da es noch weitere Vorgänge gibt, für die eine Bearbeitung auf elektronischem Weg wie gemacht ist.

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