Die 8 wichtigsten Fragen zu XRechnung

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Die 8 wichtigsten Fragen zu XRechnung*

Deutschlandweit eingeführt betrifft die XRechnung sowohl die öffentliche Verwaltung als auch Unternehmen mit Rechnungen an staatlichen Einrichtungen. Was zunächst wie eine bürokratische Verpflichtung für Unternehmen scheint, entpuppt sich bei genauerer Betrachtung schnell als vorteilhaft und prozessoptimierend. Was genau ist eigentlich die XRechnung und inwiefern können Sie als Unternehmen davon profitieren? Wir haben für Sie 8 wichtige Fragen rund um das Thema XRechnung beantwortet.

1.  Was ist die XRechnung?

Die XRechnung ist der nationale Datenaustauschstandard der öffentlichen Verwaltung für elektronische Rechnungen. Es handelt sich um ein semantisches Datenmodell im XML-Format, das die Inhalte einer Rechnung spezifiziert und automatisch elektronisch weiterverarbeiten lässt.

Mit XRechnung lassen sich elektronische Rechnungen unter Einhaltung der Vorgaben des CEN (Europäisches Komitee für Normung) an die deutsche Verwaltung versenden. Sie stellt somit das deutsche Pendant zur EU-Norm EN 16931 dar. Die Normvorgabe der EU bildet dabei lediglich die Basis – die einzelnen Mitgliedsstaaten können individuell spezielle Anforderungen, sogenannte „Core Invoice Usage Specifications“ (CIUS), selbst definieren. Auf Landesebene gelten wiederum 16 Einzelgesetze und Verordnungen (ERechV) auf Basis der europäischen Norm 16931.

2.  Für wen ist die XRechnung Pflicht?

Seit dem 18. April 2020 sind sämtliche öffentliche Institutionen in Deutschland dazu verpflichtet, elektronische Wertstellungen per XRechnungen zu empfangen. Hierzu zählen unter anderem Behörden, öffentliche Ämter, Krankenhäuser, Gerichte und Bildungseinrichtungen.

Seit dem 27. November 2020 gilt darüber hinaus die sogenannte eInvoicing-Pflicht. Dies bedeutet: Geschäftspartner von Rechnungsempfängern des Bundes (sowie der Freien Hansestadt Bremen) sind dazu verpflichtet, Rechnungen als XRechnung zu stellen. Alle Rechnungsempfänger öffentlicher Institutionen besitzen somit ein Recht auf Zurückweisung von Rechnungen in Papierform oder anderen Formaten. Ausgenommen von der eInvoicing-Pflicht sind Rechnungen bis zu einer Höhe von 1.000 Euro.

3.  Wie funktioniert die XRechnung?

XRechnung basiert auf offenen Standards und ist grundsätzlich kostenlos nutzbar. Zur Übertragung elektronischer Rechnungen an Rechnungsempfänger der öffentlichen Verwaltung hat der Bund ein zentrales Portal eingerichtet, den Zentralen Rechnungseingang des Bundes (ZRE). Zunächst ist eine einmalige Registrierung im ZRE notwendig. Nach erfolgreicher Registrierung gibt es verschiedene Möglichkeiten zur Übermittlung der XRechnung:

  • XRechnung versenden per E-Mail
  • XRechnung versenden per De-Mail
  • Upload der XRechnung über ein Online-Formular
  • Übermittlung der XRechnung über Peppol (per Webservice)
  • Direktes Versenden der XRechnung aus eigenem ERP-System

4.  Was sind die Vorteile der XRechnung?

Kosten- und Zeitersparnis

Durch das Wegfallen von manuellen Arbeitsschritten wie Drucken und Kuvertieren von Rechnungen erfahren Mitarbeiter eine bemerkbare Zeitersparnis. Darüber hinaus entfallen Anschaffungen von Papier und Toner sowie Wartungen von Drucker und Kuvertiermaschinen.

Automatisierte Rechnungsverarbeitung

Durch digitale Workflows können individuelle Prozesse in Ihrem ECM-System hinterlegt und dadurch Rechnungen vollautomatisiert und unmittelbar bezahlt werden. Durch das Auslesen und Vorkontieren von XRechnungen über eine digitale Rechnungsverarbeitung spart letztendlich Zeit und Geld.

Keine Medienbrüche mehr

Der Einsatz von XRechnungen setzt Medienbrüchen hinsichtlich Ihrer Rechnungsverarbeitung im Unternehmen endgültig ein Ende. Kein manuelles Erstellen und anschließendes Drucken sowie Versenden per Post mehr, sondern ein automatisierter Ablauf. In Kombination mit der digitalen Signatur gehören Medienbrüche dank XRechnung der Vergangenheit an. Darüber hinaus werden Mitarbeitern durch papierloses Arbeiten flexiblere Arbeitsmodelle wie beispielsweise das Homeoffice ermöglicht.

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5.  Sind XRechnung und E-Rechnung das Gleiche?

Die elektronische Rechnung (E-Rechnung) nach EU-Norm ist ein reines semantisches Datenformat, das eine automatische und elektronische Verarbeitung ohne Medienbrüche ermöglicht. Zur Gewährleistung der maschinellen Lesbarkeit basiert die E-Rechnung auf einem strukturierten XML-Format.

Die nationale Ausgestaltung der Europäischen Norm EN 16931 des Standards zur elektronischen Rechnungsstellung in Deutschland ist XRechnung. Eine XRechnung ist somit eine spezifizierte Ausgestaltung einer E-Rechnung.

6.  Was ist der Unterschied zwischen XRechnung und ZUGFeRD?

XRechnung vs. ZUGFeRD. So oder so ungefähr lauten viele Suchanfragen im Internet, wenn es um XRechnung oder ZUGFeRD geht. Auch wenn es sich grundsätzlich eine Entweder-Oder-Entscheidung handelt, gibt es sowohl Unterschiede als auch Gemeinsamkeiten beim Thema „ZUGFeRD vs. XRechnung“.

ZUGFeRD ist, wie auch die XRechnung, ein Datenformat zur elektronischen Rechnungsstellung der öffentlichen Verwaltung. Sowohl XRechnung als auch ZUGFeRD entsprechen den Anforderungen der EU-Norm EN 16931 und stellen somit vergleichbare Alternativen dar.

Der Hauptunterschied zwischen XRechnung und ZUGFeRD liegt jedoch darin, dass eine E-Rechnung im Standard XRechnung aus einem reinen Datensatz besteht, während eine E-Rechnung im Standard ZUGFeRD (2.0) sowohl aus einem Datensatz als auch einem Sichtdokument in Form eines PDF besteht.

7.  Was muss eine XRechnung enthalten?

Neben den umsatzsteuerrechtlichen Rechnungsbestandteilen enthält die XRechnung weitere Angaben, die je nach ERechV teilweise variieren können. Dies betrifft unter anderem die sogenannte Leitweg-ID. Die Leitweg-ID ist eine strukturierte Identifikationsnummer und dient in Deutschland der Weiterleitung von zentral eingehenden Rechnungen an die jeweils ausschreibende Stelle der öffentlichen Verwaltung.

Des Weiteren beinhalten XRechnungen grundsätzlich die jeweiligen Bankverbindungsdaten, Zahlungsbedingungen sowie die E-Mail-Adresse des Rechnungsstellers. Außerdem kann es je nach ERechV sein, dass die Lieferantennummer und Bestellnummer verpflichtet angegeben sein muss.

8.  Welche Unterschiede gibt es für die XRechnung auf Landesebene?

Da europäische Vorgaben grundsätzlich von den einzelnen Bundesländern in geltendes Landesrecht überführt werden müssen, gestaltet sich eine bundesweite einheitliche Umstellung auf XRechnung als eher schwierig. Folglich existieren 16 Einzelgesetze und Verordnungen zur elektronischen Rechnungsstellung auf Landesebene, die zu unterschiedlichen Vorgaben, Ansätzen und Schwellenwerten führen. Zurzeit liegen von 14 Bundesländern verbindliche Vorgaben in Form einer ERechV vor.

Einige Länder schreiben eine verpflichtende Rechnungsstellung per XRechnung ab einem späteren Zeitpunkt vor:

  • Baden-Württemberg: ab 01. Januar 2022
  • Saarland: ab 01. Januar 2022
  • Rheinland-Pfalz: 01. Januar 2024
  • Hessen: 18. April 2024

Die Freie Hansestadt Bremen geht gänzlich mit den Vorgaben des Bundes einher. Der Freistaat Bayern nimmt dagegen E-Rechnungen im Standard XRechnung entgegen ohne dies verpflichtend vorzuschreiben. In Nordrhein-Westfalen wird die Art des Rechnungsversandes mit jedem Auftraggeber individuell festgelegt.

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Häufig gestellte Fragen

Was bedeutet XRechnung?

XRechnung ist ein Datenaustauschstandard nach EU-Norm EN 16931 zur automatisierten Weiterverarbeitung elektronischer Rechnungen (E-Rechnungen). XRechnung liegt im XML-Format vor und soll europaweit Rechnungen in Papierform und auch das PDF-Format ablösen.

Wie erstelle ich eine XRechnung?

XRechnungen können beispielsweise durch Konvertierungslösungen aus dem unternehmenseigenen System erstellt werden. Die Erstellung einer XRechnung erfolgt in der Regel über ERP-Systeme.

Was ist eine Leitweg Identifikationsnummer?

Die Leitweg-ID dient der eindeutigen Adressierung öffentlicher Auftraggeber in Deutschland und ist das Kennzeichen von elektronischen Rechnungen. Die Leitweg-ID ist Bestandteil der XRechnung.

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