Mit Groupware zu reibungslosen Workflows über Grenzen hinweg

Was ist Groupware?

Groupware zählt zu den „Social Collaboration Tools“ und ist eine kollaborative Software für die virtuelle Zusammenarbeit von Teams, deren Mitglieder sich in verschiedenen Büros, Gebäuden, Städten oder gar Ländern befinden. Kurz gesagt: Ort, Zeit und Raum spielen häufig keine Rolle mehr. Gruppensoftware ermöglicht in Unternehmen eine geteilte Arbeitsumgebung, ohne dass jedes Mitglied völlig isoliert von allen anderen agiert. Denn Groupware vermittelt, wie der Name schon sagt, ein Gruppengefühl. Bekannte Hersteller von Groupware-Systemen sind beispielsweise IBM Notes, Citadel, Microsoft Exchange oder Zimbra.

3K-Modell zeigt, wo Groupware unterstützen muss

Groupware unterstützt und fördert den Teamgedanken. Im 3K-Modell, das Anwendungen im Bereich Computer Supported Cooperative Work (CSCW) klassifiziert, wird deutlich, worauf es ankommt: Nämlich darauf, dass Groupware-Software die Nutzerinnen und Nutzer im Dreiecksgefüge zwischen Kooperation, Kommunikation und Koordination unterstützt, und zwar ortsunabhängig. Um all diesen Anforderungen gerecht zu werden, gibt es verschiedene Arten von Groupware.

Welche Arten von Groupware gibt es?

Grundsätzlich zählt jede Software, die Gruppen bei ihrer räumlich oder zeitlich distanzierten Zusammenarbeit unterstützt, in den Bereich der Groupware. Bei diesen E-Collaboration-Tools unterscheidet man zunächst einmal zwischen zwei Typen von Groupware: Solche, die die synchrone Zusammenarbeit unterstützen, und solche, die dasselbe mit asynchronen Workflows tun. Für beide Groupware-Typen gibt es auch vielfältige Open-Source-Angebote, zumeist mit abgespecktem Leistungsumfang.

Synchrone digitale Kollaboration in der Konferenz

In den ersten Bereich fallen beispielsweise digitale Konferenzsysteme wie Microsoft Teams oder Zoom, die digitale Sitzungsräume bieten und einen Face-to-Face-Austausch und Präsentationen auch in größeren Gruppen möglich machen. Hinzu kommen Messenger-Dienste oder Texteditoren, die das parallele Arbeiten an Dateien ermöglichen.

Asynchrone virtuelle Teamarbeit durch DMS möglich

Für die asynchrone Kollaboration gibt es im Bereich Computer Supported Cooperative Work (CSCW) Plattformen, die der Verwaltung gemeinsamer Datenbestände dienen. Dazu zählen etwa Dokumentenmanagement-Systeme (DMS), die, in der Cloud gehostet, von fast jedem Ort der Welt genutzt werden können. Mit ihnen lassen sich auch automatisierte digitale Workflows erstellen.

Was sind die Vorteile von Groupware?

Groupware versucht, die Arbeit in Projekten, wie sie je nach Gruppengröße in einem Büro oder Konferenzraum stattfinden würde, so gut es geht zu simulieren. Das bedeutet: Mit den Instrumenten, die sie an Bord hat, macht die Software eine störungsfreie Kommunikation auch bei mobiler Nutzung möglich und bildet so die Basis für Effizienz bei der Zusammenarbeit. Die allerdings erfordert noch eine zweite Grundlage: einen zentralen Speicher für Daten und Dateien, auf den jedes Teammitglied Zugriff hat. So verfügt im Zuge der Kollaboration jeder jederzeit über denselben Wissensstand.

Collaboration-Software unterstützt Workflow-Management

Optimierte Arbeitsabläufe entstehen durch den Einsatz von Workflow-Management-Werkzeugen, die sämtliche digitalisierten und automatisierten Geschäftsprozesse steuern, überwachen und analysieren. Beispiele dafür sind etwa Freigabeprozesse, Terminplanung, Kontaktverwaltung, Aufgabenverteilung, Dateimanagement oder ein gemeinsamer Kalender. All diese Einzelprogramme oder kombinierten Lösungen sind erst dann richtig effizient, wenn sie Hand in Hand gehen, also aufeinander abgestimmt sind.

Groupware-Lösungen mit einheitlicher Oberfläche

Hier kommt ein weiterer Vorteil von Groupware-Lösungen zum Tragen: Groupware verfügt über eine einheitliche Benutzeroberfläche, unter der sich all die vielen Einzelanwendungen verbergen, die für die moderne Büroarbeit notwendig sind: Chat- und Mail-, Archiv-, Konferenz- und Kalendersoftware zum Beispiel. Auch Microsoft Outlook zählt in diesen Bereich, weil es neben der Mail- auch eine gemeinsame Kalender- und Terminfunktion bietet. Kollaborative Software fasst all diese Komponenten unter einer gemeinsamen Oberfläche zusammen.

Wo wird Groupware eingesetzt?

Groupware-Lösungen sind überall dort einsetzbar, wo Menschen, die zusammenarbeiten, dies nicht zwingend im selben Raum tun müssen. Collaboration-Software ermöglicht Menschen über Abteilungs- und Standortgrenzen hinweg, gemeinsam an Projekten arbeiten.

E-Collaboration-Tools machen moderne Arbeitsformen möglich

Einsatzbereiche, in denen kollaborative Software räumliche und zeitliche Distanzen überwindet, sind neben Projekten aller Art beispielsweise die Bereiche Kundensupport und Außendienst. Zudem machen E-Collaboration-Tools moderne Arbeitsformen wie Homeoffice- und Mobile-Office-Regelungen möglich, die Arbeitnehmer:innen in zunehmendem Maße als Entscheidungskriterium für oder gegen einen Job ansehen.

Fazit

Groupware ist social, auch wenn die Kolleg:innen Tausende von Kilometern weit weg sind. Social-Collaboration-Tools geben Mitarbeiter:innen auch in der Ferne das Gefühl, Teil eines Teams zu sein. Das unterscheidet sie von anderen Softwares. Aber Groupware, auch als Open-Source-Software, kann noch viel mehr: Sie macht moderne Arbeitsweisen möglich, einen reibungslosen Datenaustausch in der Cloud, Automatisierungen und vieles mehr.

Kollaborative Software und virtuelle Teamarbeit sind untrennbar miteinander verwoben. Sie machen das Arbeiten heutzutage erst flexibel, was wichtig ist, denn die Vereinbarkeit von Arbeit und Familie ist heute wichtiger denn je. Arbeit muss nicht mehr an einen bestimmten Schreibtisch gekoppelt sein, nicht einmal an ein bestimmtes Land oder ein bestimmte Zeitzone. So trägt kollaborative Arbeit dazu bei, dass Mitarbeiter:innen ein bisschen Freiheit genießen und glücklicher in ihrem Job werden.