Welche DMS-Betriebsform passt für mein Unternehmen?

DMS-On-Premises vs. Cloud

Die grundsätzliche Überlegung ist, ob die Daten auf dem Server des Kunden liegen (On-Premises) oder vom Anbieter gehostet werden (Cloud).

Was ist denn nun sinnvoller? Bei der Beantwortung der Frage gibt es einige Punkte zu beachten. 

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Individuell für Sie

DMS On-Premises

Im Gegensatz zur Cloud ist ein DMS On-Premises voll auf die lokale Nutzung von Daten und Infrastruktur ausgelegt. Dies bedeutet, dass ein DMS-Server in die bestehende IT-Infrastruktur Ihres Unternehmens integriert wird und mit den Endgeräten der Nutzer kommuniziert.

Die Vorteile eines On-Premises DMS können für Sie darin bestehen, dass hier die größtmögliche Individualisierung erreicht und so sehr stark auf Ihre Bedürfnisse eingegangen werden kann. Zusätzlich bietet eine lokale Datenspeicherung eine gewisse Unabhängigkeit von Dritten

Hohe Entscheidungs- und Gestaltungsfreiheit durch Kauf

Die klassische Kauflizenz ist gerade bei mittelständischen Kunden beliebt, getreu dem Motto „Was man hat, das hat man“. Sie erwerben über einen Kaufvertrag die Lizenz, mit der Sie das DMS nutzen können. Somit werden Sie Eigentümer der Lizenz durch die Sie ein zeitlich unbefristetes Nutzungsrecht erhalten.

Mit Ihrem Eigentum können Sie selbstverständlich verfahren wie es Ihren Bedürfnissen entspricht. So können Sie auch über die paperless group Ihre unternehmensspezifische Lösung generieren und umsetzen. 

Mieten statt kaufen?

DMS in der Cloud sorgt für Flexibilität

Bei einem DMS in der Cloud müssen Sie sich keine Gedanken um im wahrsten Sinne große Infrastruktur und eigenes Monitoring in Ihrem Unternehmen machen. Die Technik sowie der laufende Betrieb Ihres DMS in der Cloud wird vom Rechenzentrum gewährleistet. Gerade wenn ein Unternehmen Investitionsrisiken scheut und auf transparente, monatlich gleichbleibende IT-Kosten setzt, ist dieses Modell zu empfehlen.

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Zudem ist die Implementierung des DMS schneller als On-Premises und ohne weitere Infrastruktur wie VPN-Clients von überall auf der Welt nutzbar. Damit bietet diese Variante die größtmögliche Mobilität. Auch wenn die Entwicklung Ihres Unternehmens eine Anpassung am DMS notwendig macht, da sich beispielsweise die Nutzeranzahl ändert, sind Sie weiterhin flexibel. Sie können einfach Nutzer hinzubuchen oder kündigen.

Mehr Flexibilität beim Mieten

Sie möchten hohe einmalige Anschaffungskosten für Software vermeiden, legen aber trotzdem Wert darauf, dass Prozesse und Dokumente lokal verbleiben? Dann kann Software-Miete eine Option für Sie sein.

Analog zum Software as a Service erwerben Sie hier über ein monatliches Nutzungsentgeld das Nutzungsrecht an einem DMS. Der Unterschied besteht hauptsächlich in der lokalen Installation der Software und der Datenhaltung auf Servern, die bei Ihnen lokal im Unternehmen stehen und Sie für den Betrieb des DMS verantwortlich sind.

Durch Software-Miete haben Sie die Möglichkeit, die Lizenzen flexibel zu nutzen und nicht benötigte Lizenzen auch zu kündigen, wenn Sie sie nicht mehr benötigen. Dadurch haben Sie die Freiheit, auf Entwicklungen in Ihrem Unternehmen schnell zu reagieren, ohne starke Kapitalbildung berücksichtigen zu müssen.

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Klares Jein zur Cloud ?

Mit hybriden Cloud-Lösungen können Unternehmen genau diesen schmalen Grat meistern. Cloud darf keine Entweder-oder-Frage sein. Cloud sollte sich den individuellen Anforderungen von Kunden anpassen.

Die paperless group bietet  d.3ecm Kunden die Möglichkeit, ihre Dokumentenmanagement-Dienste frei wählbar lokal, hybrid oder in der Cloud zu betreiben.

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Ihr DMS-System auf Sie zugeschnitten.

Treffen Sie Ihre Entscheidung mit Bedacht

In der Cloud oder On-Premises, kaufen oder monatliches Nutzungsentgeld. Jede Form hat ihre Vorteile. Grundsätzlich muss in einem Unternehmen diese Entscheidung mit Bedacht getroffen werden, um die immer größer werdenden Dokumentenmengen auch weiterhin verarbeiten zu können und wettbewerbsfähig zu bleiben.

Die paperless group berät Sie gern auf Ihrem Weg bei der Entscheidung für die richtige Bereitstellungsform Ihres DMS. 

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