Der Unterschied zwischen On-Premises und Cloud – welche DMS-Betriebsform passt zu Ihnen?
DMS-On-Premises vs. Cloud
Die grundsätzliche Überlegung ist, ob die Daten auf dem Server des Kunden liegen (On-Premises) oder vom Anbieter gehostet werden (Cloud). Beide Nutzungsmodelle lassen sich individuell an die Bedürfnisse Ihres Unternehmens anpassen und treiben die digitale Transformation voran.
Entscheiden Sie selbst, welches Nutzungsmodell zu Ihnen passt. Die paperless group bietet Ihnen das Dokumentenmangement-System On-Premises oder in der Cloud an.
Individuell für Sie
DMS On-Premises – Digitale Dokumentenverwaltung auf Ihren eigenen Servern
Im Gegensatz zur Cloud ist ein DMS On-Premises voll auf die lokale Nutzung von Daten und der IT-Infrastruktur ausgelegt. Dies bedeutet, dass ein DMS-Server in die bestehende IT-Infrastruktur Ihres Unternehmens integriert wird und mit den Endgeräten der Nutzer kommuniziert.
Die Vorteile eines On-Premises DMS Software können für Sie darin bestehen, dass hier die größtmögliche Individualisierung erreicht und so sehr stark auf Ihre Bedürfnisse eingegangen werden kann. Zusätzlich bietet eine lokale Datenspeicherung eine gewisse Unabhängigkeit von Dritten.
Hohe Entscheidungs- und Gestaltungsfreiheit durch Kauf
Die klassische Kauflizenz ist gerade bei mittelständischen Kunden beliebt. Getreu dem Motto „Was man hat, das hat man“. Sie erwerben die Lizenz zur Nutzung der On-Premises-Software auf dem Server über einen Kaufvertrag. Somit werden Sie Eigentümer der Lizenz, durch die Sie ein zeitlich unbefristetes Nutzungsrecht erhalten.
Mit Ihrem Eigentum können Sie selbstverständlich verfahren, wie es Ihren Bedürfnissen entspricht. Die paperless group setzt für Sie die individuellen und unternehmensspezifischen Lösungen um und bietet Ihnen somit eine effiziente Digitalisierung Ihrer Dokumentenverwaltung an.
Mieten statt kaufen – Dokumentenverwaltung
DMS in der Cloud sorgt für Flexibilität
Bei einem DMS in der Cloud müssen Sie sich keine Gedanken um die IT-Infrastruktur und das Monitoring in Ihrem Unternehmen machen. Die Technik sowie der laufende Betrieb Ihres DMS in der Cloud wird vom Rechenzentrum gewährleistet. Legen Sie Wert auf ein geringes Investitionsrisiko und auf transparente, monatlich gleichbleibende IT-Kosten, ist dieses Modell die ideale IT-Lösung für die Digitalisierung Ihres Dokumentenmanagements.
Zudem ist die Implementierung des DMS schneller als On-Premises und ohne weitere Infrastruktur wie VPN-Clients von überall auf der Welt nutzbar. Damit bietet Cloud Computing die größtmögliche Mobilität. Auch wenn die Entwicklung Ihres Unternehmens eine Anpassung am DMS notwendig macht, da sich beispielsweise die Nutzeranzahl ändert, sind Sie weiterhin flexibel. Sie können einfach Nutzer hinzubuchen oder kündigen.
Mehr Flexibilität beim Mieten
Sie möchten hohe einmalige Anschaffungskosten für Software vermeiden, legen aber trotzdem Wert darauf, dass Prozesse und Dokumente lokal verbleiben? Dann kann Software-Miete eine Option für Sie sein.
Analog zum Software-as-a-Service (SaaS) erwerben Sie hier über ein monatliches Nutzungsentgeld das Nutzungsrecht an einem Dokumentenmanagement-System. Der Unterschied besteht hauptsächlich in der lokalen Installation der Software und der Datenhaltung auf Servern, die bei Ihnen lokal im Unternehmen stehen und Sie für den Betrieb des DMS verantwortlich sind.
Durch Software-Miete haben Sie die Möglichkeit, die Lizenzen flexibel zu nutzen und nicht benötigte Lizenzen auch zu kündigen, wenn Sie sie nicht mehr benötigen. Dadurch haben Sie die Freiheit, auf Entwicklungen in Ihrem Unternehmen schnell zu reagieren, ohne starke Kapitalbildung berücksichtigen zu müssen.
On-Premises und Cloud vereint – paperless macht es möglich
Mit hybriden Cloud-Lösungen können Unternehmen genau diesen schmalen Grat meistern. Cloud darf keine Entweder-oder-Frage sein. Cloud sollte sich den individuellen Anforderungen von Kunden anpassen.
Die paperless group bietet d.velop documents Kunden die Möglichkeit, ihre Dokumentenmanagement-Dienste frei wählbar lokal, hybrid oder in der Cloud zu betreiben.
Ihr DMS-System auf Ihren Servern oder in der Cloud.
Entscheiden Sie sich für die ideale IT-Lösung
In der Cloud oder On-Premises, kaufen oder als Software-as-a-aService (SaaS) nutzen? Jede Form hat ihre Vorteile. Grundsätzlich muss die Entscheidung in einem Unternehmen mit Bedacht getroffen werden. Nur so gelingt die Digitalisierung und die immer größer werdenden Dokumentenmengen können effizient weiterverarbeitet werden.
Die paperless group berät Sie gern auf Ihrem Weg bei der Entscheidung für die richtige Bereitstellungsform Ihres DMS.
Häufig gestellt Fragen zum Thema On-Premises vs. Cloud
Was ist On-Premises?
On-Premises ist ein Nutzungsmodell für IT-Lösungen, bei dem Unternehmen eine Lizenz für eine Software kaufen, die lokal auf einer Hardware oder einem Server des Unternehmens installiert wird.
Was heißt Cloud based?
Cloud based ist die internetbasierte Nutzung und Bereitstellung einer Anwendungssoftware auf die der Mitarbeiter standortunabhängig zugreifen kann. In den meisten Fällen ist die Software auf den Servern des Softwareentwicklers installiert.
Was bedeutet Software as a Service?
Software as a Service oder kurz SaaS ist ein Lizenz- und Vertriebsmodell, das cloudbasierte Anwendungen bereitstellt. So kann der Anwender z.B, über einer Browser Zugriff erhalten. Der Nutzer erhält eine direkte Anwendung ohne Installationen, Updates und Aktualisierungen eigenständig durchführen zu müssen.
Was bedeutet DMS?
DMS ist die Abkürzung für Dokumentenmanagement-System. Es dient der digitalen und datenbankgestützten Archivierung und Verwaltung von Dokumenten innerhalb eines Unternehmens. Dies betrifft z.B. das Rechnungsmanagement, Vertragsmanagement oder Personalmanagement. Es kann sowohl on-premise als auch in der Cloud verwendet werden.
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*inkl. Softwareonboarding. Keine Kündigung des Testzeitraums notwendig – keine Abofalle.