Collaboration Tool
Digitale Zusammenarbeit über die Cloud
Homeoffice und remote Arbeiten darf die Zusammenarbeit nicht stören. Stattdessen sollte die Digitalisierung eine neue Form von Teamarbeit durch die richtige Plattformen schaffen. Mit einer Collaboration Software sind Sie und Ihr Team sogar noch effektiver.
Was ist eine Collaboration Software?
Die klassische Groupware oder auch Collaboration Tool ist eine Software, die einen digitalen Workspace für eine Gruppe von Menschen schafft. Dort arbeiten sie gemeinsam an einem Projekt und bewältigen die Aufgaben, ohne sich physisch zu begegnen. Damit alle Beteiligten gleichermaßen auf Informationen und Dokumente zugreifen, liegen diese in der Cloud bereit.
Das Dokumentenmanagement-System wird zum Collaboration Tool
Für eine effektive Zusammenarbeit sind ein ungehinderter Informationsfluss, ein sicherer Datenaustausch und ein transparentes Projektmanagement erforderlich. Daher bietet ein Dokumentenmanagement-System (DMS) die Grundlage für ein Collaboration Tool. Das d.3ecm von d.velop bietet außerdem die Möglichkeit, die Software durch Add-ons zu erweitern und damit praktische Funktionen zur digitalen Zusammenarbeit zu ergänzen.
Intern oder auch extern?
Die Funktionsweisen einer Groupware bzw. eines Collaboration Tools werden oftmals unterschätzt. Unternehmen nutzen die Software, um die Zusammenarbeit innerhalb des Unternehmens zu vereinfachen, sicherer zu machen und besser zu steuern. Dabei funktioniert Zusammenarbeit auch über die Unternehmensgrenzen hinaus. Binden Sie Ihre Lieferanten, Kunden und Partner über die Cloud mit in Ihre Unternehmensprozesse ein. Dadurch vereinfachen Sie auch die Zusammenarbeit mit externen „Mitarbeitern“.
Digital Zusammenarbeiten – mehr als ein Workspace
Aufgaben über weite Distanzen im Team zu erledigen, ist nur einer der vielen Vorteile durch eine Collaboration Software.
Informationsaustausch und Notizen
Durch fehlende Dokumentation von Telefongesprächen, auf dem Papier hinterlegte Notizen oder intransparente Absprachen ist der Informationsfluss in Projekten oft gehemmt. Dabei bieten die verschiedenen Aufgabenbereiche innerhalb eines Projektes Schnittpunkte, die einen regen Informationsaustausch erfordern.
Informationsfluss über alle Abteilungen hinweg
Mit einem Dokumentenmanagement-System bieten Sie allen Mitarbeitern einen einzigen Zugriffspunkt auf Informationen. Im Umkehrschluss gibt es auch nur ein zentrales System, indem Informationen und Dokumente hinterlegt werden. Dadurch weiß jeder Mitarbeiter genau, wo er gesuchte Informationen findet. Außerdem bietet das System d.3ecm die Möglichkeit, Notizen für Dokumente und Akten zu hinterlegen. Es entsteht eine genaue Protokollierung der Projektinformationen, die jeder berechtigte Mitarbeiter einsehen kann.
File Sharing
Schnell mal den Urlaubsantrag einreichen oder die Entgeltabrechnung versenden: Wenigstens greifen immer mehr Unternehmen zur E-Mail statt zum Papier, dennoch ist diese Art des Dokumentenaustausches nicht die beste Wahl. E-Mails werden aus dem Standard heraus nicht verschlüsselt und bieten daher keinen Datenschutz. Doch gerade sensiblen Dokumente, wie der Gehaltsabrechnung, unterliegen strengen datenschutzrechtlicher Bestimmungen.
Rechtssicheres File Sharing
Collaboration Tools sind zwar per Se nicht für die rechtssichere Zustellung von Gehaltsabrechnungen gedacht, allerdings bleibt der Aspekt des Datenschutzes dennoch interessant. Geht es um die schnelle Zustellung von wichtigen Dokumenten, erfolgt das File Sharing sicher über einen digitalen Briefkasten. Der Empfänger kann sich auf ein beliebiges Endgerät kostenlos d.velop postbox herunterladen. Dort kann er direkt aus dem DMS heraus verschlüsselte Dokumente empfangen und herunterladen.
Beschäftigen Sie sich nicht mehr mit undurchsichtigen Vorschriften und dem daraus resultierenden Mehraufwand – lassen Sie die Softwarelösung von paperless solutions einfach für Sie arbeiten.
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Rechtssicherer Zugriff auf Dokumente
Was aber, wenn Dokumente nicht nur empfangen, sondern gemeinsam bearbeitet werden sollen? Die Dokumente liegen innerhalb des DMS in digitalen Akten. Diese wiederrum sind vor äußeren Angriffen geschützt in einer Cloud hinterlegt. Damit der Datenschutz nun innerhalb des Unternehmens gewährleistet wird, können Rechtekonzepte hinterlegt werden. Nur Mitarbeiter (und Kunden, Lieferanten und Partner) mit einer Berechtigung können auf die Dokumente zugreifen.
Gemeinsam Dokumente bearbeiten
Erste Vertragsversion, Änderung durch die Rechtsabteilung, Anpassung durch den Vertragspartner und so weiter: Schnell entstehen im Unternehmen mehrere Versionen eines einzigen Dokumentes, die schlimmstenfalls unterschiedliche Speicherorte haben. Das ist wenig förderlich für eine effektive Zusammenarbeit.
Versionierung
Greifen Sie zeitgleich mit mehreren Personen auf ein Dokument zu und bearbeiten Sie dieses gemeinsam und in Echtzeit – ohne dass mehrere Versionen entstehen. Durch die Ablage der Dokumente in der Cloud hat jeder direkten Zugriff auf ein und dasselbe Dokument. Alle Änderungen erfasst das System automatisch in der Versionierung und speichert die alten Versionen ab. Dadurch haben Sie eine transparente Übersicht der Änderungen und keine Infos gehen verloren.
Check-in und Check-out
So praktisch die Versionierung klingt, einige Arbeitsschritte sind nun mal in einer vorgeschriebenen Reihenfolge abzuarbeiten. So kann die Rechnung beispielsweise erst freigegeben und gebucht werden, wenn diese geprüft wurde. Hierfür ist die Check-in- und Check-out-Funktion hilfreich. Andere Mitarbeiter können erst dann das Dokument bearbeiten, wenn der vorherige Mitarbeiter ausgecheckt hat. Auch in diesem Fall werden alle Änderungen nachvollziehbar protokolliert.
Alle Dokumente in der Cloud
Erst die Cloud macht es möglich, von überall auf Dokumente zuzugreifen. Legen Sie die Dokumente in den digitalen Akten zur Bearbeitung ab und archivieren Sie diese anschließend rechtssicher im Web.
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Collaboration Tool einfach erweitern
Das d.3ecm bieten vielfältige Möglichkeiten der Erweiterung, welche die Zusammenarbeit noch mehr vereinfachen.
DMS auf Basis von Microsoft Office 365
Arbeiten Sie weiterhin in Ihrer gewohnten Arbeitsumgebung. Das d.3ecm nutzt SharePoint Online als Basis.
Digital unterschreiben
Mit docusign unterschreiben Sie Dokumente rechtssicher per Mausklick.
Schnittstellen zu gängigen ERP-Systemen
d.3ecm bietet Schnittstellen zu SAP, Microsoft Dynamics und SAGE. Damit vereinfachen Sie Workflows über mehrere Softwares hinweg.
DMS als App
Nutzen Sie das Collaboration Tool als Web-Anwendung. Damit können Sie bequem von dem privaten Rechner, Ihrem Handy oder dem Tablet Aufgaben erledigen.
Hannes Göbel
Beratung & Vertrieb
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*inkl. Softwareonboarding. Keine Kündigung des Testzeitraums notwendig – keine Abofalle.