Dokumente digitalisieren und archivieren
Sie kommen als Schriftverkehr, Belege aus Papier, Bilddateien oder als PDFs per E-Mail: geschäftsrelevante Dokumente, wichtig für die Steuerunterlagen. Sie erreichen Unternehmen auf den verschiedensten Wegen – und in den unterschiedlichsten Formaten. Strukturierte und unstrukturierte Daten. Wer eine vollständig elektronische Buchhaltung anstrebt und eine konsequente Digitalisierungsstrategie fahren möchte, steht nun vor einer großen Herausforderung: Er muss all diese Dokumente digitalisieren und revisionssicher archivieren. Ein durchdachtes Input Management ist die Lösung. Dazu zählen die passende Hard- und Software, damit die Digitalisierung, Strukturierung und Archivierung der Daten in einem zentralen System gelingen. Welche Möglichkeiten es gibt und welche Vorteile Input Management bietet, lesen Sie in diesem Blogartikel.
Was ist Input Management?
Input Management beschreibt die effiziente, automatisierte und fehlerfreie Übertragung von analogen und digitalen Daten, unter anderem bei der Eingangspostverarbeitung , in ein zentrales IT-System. Das kann zum Beispiel ein Dokumentenmanagement-System (DMS) mit angeschlossenem Archiv sein. Alle Komponenten, die während des Digitalisierungs- und Archivierungsprozesses zum Einsatz kommen, zielen darauf ab, eine gesetzeskonforme, zentrale Verwaltung von Dokumenten und Informationen zu realisieren.
Anbindung an ECM oder Data-Warehousing
Insbesondere die Integrität und Richtigkeit der ins IT-System eingegebenen Daten ist dabei von großer Bedeutung. Denn wo Sie Informationen automatisiert zur Weiterverarbeitung bereitstellen, muss ein verlässliches Input Management einschließlich elektronischer und menschlicher Kontrollmechanismen beim Scannen und Kategorisieren die Qualität der Daten sicherstellen. Am Ende stellt sich Ihnen die Frage, ob Sie Ihre Daten im DMS an eine Geschäftsanwendung wie ein ECM (Enterprise-Content-Management) oder Data-Warehousing anbinden möchten.
Welche Komponenten gehören zum Input Management?
Wenn Sie eine zentrale digitale Datenverwaltung anstreben, die eine digitale Erfassung und Bereitstellung von Inhalten und Informationen beinhaltet, benötigen Sie feste Workflows: vom Eingang der Daten über die Klassifikation bis zur Verteilung an nachgelagerte Systeme. Das ist primär deshalb wichtig, weil für die rechtssichere Archivierung von Dokumenten sowohl die DSGVO- als auch die GoBD-Richtlinien eine zentrale Rolle spielen. Deshalb helfen Ihnen folgende Komponenten, um einerseits Ihr Input Management besonders effizient zu gestalten, aber auch, um Ihren gewonnenen Datenschatz bestmöglich zu nutzen:
Capturing mittels Scan-Software mit OCR (Optical Character Recognition): Das Capturing mit OCR-Software dient der korrekten Datenerfassung und Informationsverarbeitung aus verschiedenen analogen Quellen wie Eingangsrechnungen oder digitalisierten Dokumenten, die als PDF zu Ihnen gelangen. Die OCR macht auch Bilddateien wie Scans per Volltextsuche durchsuchbar, was sie in einem DMS oder Enterprise-Content-Management-System schnell auffindbar macht.
DMS mit Archiv: Ein DMS mit Archiv dient dazu, elektronische Dokumente systematisch und sicher zu organisieren, zu verwalten und aufzubewahren. Es sorgt für eine verlässliche Verfügbarkeit von Dokumenten, bewahrt diese auf lange Sicht auf, auch wenn sie für den aktuellen Geschäftsbetrieb nicht mehr relevant sind. Dennoch ist es wichtig, diese nach rechtlichen Vorschriften lückenlos und unveränderbar zu archivieren.
Klassifikations-Tools: Klassifikations-Tools sind computergestützte Systeme, die verwendet werden, um Daten in verschiedene Kategorien oder Klassen wie Rechnungen, Geschäftsbriefe oder Verträge zu gruppieren. Diese Tools nutzen eine Vielzahl von Algorithmen, um Daten zu analysieren und zu kategorisieren, basierend auf bestimmten Merkmalen oder Eigenschaften.
Extraktions-Tools: Extraktions-Tools sind Programme, die Daten aus verschiedenen Quellen extrahieren, sammeln und organisieren können. Diese Tools ziehen Daten etwa aus Datenbanken, PDF-Dokumenten, E-Mails oder anderen digitalen Quellen und bringen diese in eine einheitliche, auswertbare Form, um sie anschließend weiterzuverarbeiten oder zu analysieren.
Schnittstellen: Schnittstellen sind Verbindungen zwischen Systemen, Geräten oder Anwendungen. Sie machen beispielsweise eine Übertragung von Daten von einer in eine andere Software möglich. ECM-Systeme beispielsweise können so Daten aus Fachsoftwares miteinander verknüpfen und diese auf einer gemeinsamen Plattform auswerten, um daraus Strategien zu entwickeln.
Workflows: Automatisierte Workflows sind das A und O des Input Management. Schließlich liegt das Ziel der Digitalisierung darin begründet, Arbeitsabläufe zu verschlanken, indem Dokumente von allein eine bestimmte Reihenfolge an Bearbeitungsschritten durchlaufen. Workflows können auch Regeln und Entscheidungspunkte enthalten, die bestimmen, wann eine Aufgabe weitergegeben wird oder wann sie abgeschlossen ist. Dies hilft, Prozesse standardisiert und effizienter zu gestalten.
Reporting: Beim Reporting handelt sich um die Auswertung von Daten, die aus den Prozessen des Input Managements stammen. Ziel ist es, einen Überblick über den aktuellen Stand der Dinge zu bekommen und Entwicklungen zu identifizieren.
Data-Warehousing: Data-Warehousing bezieht sich auf das Sammeln, Verarbeiten, Verwalten und Speichern großer Datenmengen in einer zentralen Datenbank für die spätere Analyse und Verwendung. Es dient dazu, mittels Datenextraktion Geschäftsanalysen und Entscheidungen zu unterstützen.Die Vorteile von Input Management
Durch ein abgestimmtes Input Management gewinnt Ihre Digitalisierungsstrategie an Effizienz. Ein aufgeräumtes, lückenloses und gesetzeskonformes Dokumentenmanagement lässt Sie jeder Steuerprüfung gelassen entgegenblicken. Dabei vertrauen Sie auf eine geringere Fehleranzahl durch die Automatisierung beim Einlesen der Daten, die nicht mehr manuell ins System eingegeben werden müssen.
Informationsverarbeitung und Informationsverteilung
Digitalisieren Sie Dokumente automatisiert, werden Sie die Fehlerquote verringern und dabei Zeit sparen. Ihre Belegschaft wird sich fortan um wichtigere Dinge kümmern können. Dennoch verringern Sie Ihre Durchlaufzeiten drastisch. Die automatische Verteilung der Dokumente im Unternehmen ist durch die Prozessautomatisierung ebenfalls gegeben. Workflows legen automatisiert fest, welchem Mitarbeiter welcher Dokumententyp vorgelegt wird, um einen Bearbeitungsschritt zu vollziehen. Ebenso können Sie digitalisierte Dokumente für den zentralen, ortsunabhängigen Zugriff zur Verfügung stellen. Das ist ideal für mobile Arbeitsweisen und macht Collaboration möglich.
Dokumentenmanagement mit Zukunft
Sie möchten Zeit sparen, Fehler vermeiden und effizientere Workflows aufbauen? Dann sollten Sie ernsthaft ein digitales Input Management in Erwägung ziehen. Es bereitet Ihnen auf der einen Seite den Weg in ein papierloses Büro , bietet Ihnen aber gleichzeitig die Möglichkeit, Ihr Workflow-Management zu optimieren. Und noch mehr: Eine Reduzierung der Fehlerquote bietet Ihnen Sicherheit und verschlankt Arbeitsabläufe. Und der Clou: Durch das elektronische Dokumentenmanagement ermöglichen Sie moderne Arbeitsweisen und werden als Arbeitgeber noch attraktiver.
