digitale Einganspostverarbeitung
Post digitalisieren: In wenigen Schritten zum digitalen Briefkasten
Die Digitalisierung von Post ist schon in vielen Unternehmen längst Standard. Erfahren Sie hier, wie auch Sie Ihre Eingangspost in wenigen Schritten digitalisieren und per Robotic-Process-Automation (RPA) mehr aus Ihrem digitalen Posteingang herausholen.
Die digitale Eingangspostverarbeitung
Zahlreiche Unternehmen setzen bereits auf ein Dokumentenmanagementsystem und archivieren wichtige, aufbewahrungspflichtige Akten und Belege mit Software-Unterstützung. Die Eingangspost zu digitalisieren ist für Unternehmen ein wichtiger Baustein dieses Prozesses.
Was ist die digitale Eingangspostverarbeitung?
Ein digitaler Posteingang sorgt dafür, dass Sie Ihre Post direkt digital empfangen. Mithilfe einer KI strukturieren wir Ihre Post und extrahieren die wichtigsten Daten für Sie, sodass Sie sofort Zugriff auf relevante Informationen haben. Die Digitalisierung Ihrer Post ist somit mehr als nur bloßes Scannen.
Diese Vorteile bietet ein digitalisierter Posteingang
Neben reduziertem Papieraufwand und einheitlichen Workflows bieten digitale Briefe eine Reihe weiterer Vorteile:
- Kein unnützes Papierchaos: Reibungslose Prozesse durch den digitalen Postversand und -empfang
- Verkürzte Such- und Recherchezeiten durch Volltext-Suche
- Zugriff auf digitalen Briefkasten jederzeit und von überall möglich
- Schnellere Bearbeitung von Kundenanfragen und höhere Servicequalität
- Digitale Briefe sind DSGVO-konform und erfüllen problemlos die Aufbewahrungsrichtlinien der GoBD
- Implementierung eines digitalen Briefkastens reduziert Zeit-, Kosten- und Personalressourcen
- Schnellere und bessere Auskunftsfähigkeit des Controllings zu jeder Zeit
- Nach dem Einscannen erfolgt eine automatisierte Aufbereitung der Postinhalte zur Weiterverarbeitung
Ihre digitalisierte Eingangspostverarbeitung ist darüber hinaus auch ein wichtiger Schritt zur professionellen E-Mail-Archivierung und zum optimalen E-Mail Management: Für die sichere Ablage geschäftsrelevanter Nachrichten nebst Anhängen. Hierbei werden von jedem Standort eigene Eingangsrechnungen in die Cloud transferiert und können zentral verarbeitet werden.
Mehr als nur Post einscannen lassen: Digitalisierung der Post mit smarter Datenerfassung
Bei der Digitalisierung von Post denken viele zunächst an das Scannen. Die Post scannen zu lassen bedeutet nicht automatisch, dass Dokumente erfasst und in weiter verarbeitbare Daten übersetzt werden. Rein technisch wird ein Bild in Pixel übersetzt, welche originäre Daten, Worte und Informationen enthalten können.
Nicht nur auslesen, sondern verstehen
Mittels künstlicher Intelligenz (KI) können Sie Ihre Post scannen lassen und wir veredeln Ihre Daten dahingehend, dass diese per Robotic-Process automatisiert weiterverarbeitet werden können. So profitieren Sie von schnelleren Prozessen, die reibungslos ineinandergreifen. Gerade eine repetitive Aufgabe wie das Scannen birgt Fehlerpotenzial. Mit der KI sind Ihre Daten stets zuverlässig.
Aufgaben der KI bei der Digitalisierung Ihrer Post
Ihre Dokumente werden über unsere Hochleistungsscanner zunächst verarbeitet. Im Anschluss daran ermittelt unsere KI die notwendigen Fachdaten für Ihren Workflow, Ablauf, internen Prozess oder auch Robotic-Process.
Die künstliche Intelligenz übernimmt verschiedenste Kernprozesse für Sie. Dazu gehören:
- Kategorisierung der Daten (z.B. Anfrage, Rechnung, Beschwerde, …)
- Extrahierung relevanter Kerndaten (z.B. Rechnungs-Nr., Datum, Kunden-Nr., etc.)
- Export von Robotic-Process-Automation (RPA) fähigen Datensätzen zur Weiterverarbeitung der eingegangen Dokumente
Selbstverständlich können Sie uns Ihre digitalen Dokumente auch direkt in beliebigen Formaten zur Verfügung stellen. Unsere KI veredelt diese Daten dahingehend, dass die notwendigen Fachdaten extrahiert und für Ihren Robotic-Process aufbereitet werden
Post digitalisieren – so funktioniert die Verarbeitung
Die Bearbeitung von Post in Unternehmen besteht grundsätzlich aus drei Schritten: Dem Posteingang, der Postverteilung und dem Postausgang. Zu der manuellen Bearbeitung der Post gehört das Öffnen, Sortieren, Verteilen und anschließend das Archivieren. Manuell kosten diese Schritte viel Zeit. Bei der digitalen Eingangspostverarbeitung hingegen laufen all diese Prozesse automatisch ab. Im letzten Schritt werden die Dokumente GoBD-konform im digitalen Archiv abgelegt und aufbewahrt.
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Stets auf dem neuesten Stand mit der digitalen Eingangspostverarbeitung
Gerade für die Arbeit in Teams und standortübergreifenden Projekten ist es von größter Wichtigkeit, dass alle relevanten Dokumente und Daten den Beteiligten direkt zur Verfügung stehen. Das gilt auch – und besonders – für aktuelle Daten. Eine automatisierte Eingangspostverarbeitung und ein digitaler Briefversand kann hier alle ein- und ausgehenden Dokumente, E-Mails und Briefe unmittelbar, gezielt verteilen und dem internen Arbeitsablauf zur Verfügung stellen. Post digitalisieren lassen macht somit für jeden Sinn.
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