digitale Einganspostverarbeitung

Post digitalisieren: In wenigen Schritten zum digitalen Briefkasten

Die Digitalisierung von Post ist schon in vielen Unternehmen längst Standard. Erfahren Sie hier, wie auch Sie Ihre Eingangspost in wenigen Schritten digitalisieren und per Robotic-Process-Automation (RPA) mehr aus Ihrem digitalen Posteingang herausholen.

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Die digitale Eingangspostverarbeitung

Zahlreiche Unternehmen setzen bereits auf ein Dokumentenmanagementsystem und archivieren wichtige, aufbewahrungspflichtige Akten und Belege mit Software-Unterstützung. Die Eingangspost zu digitalisieren ist für Unternehmen ein wichtiger Baustein dieses Prozesses.

 

Was ist die digitale Eingangspostverarbeitung?

Ein digitaler Posteingang sorgt dafür, dass Sie Ihre Post direkt digital empfangen. Mithilfe einer KI strukturieren wir Ihre Post und extrahieren die wichtigsten Daten für Sie, sodass Sie sofort Zugriff auf relevante Informationen haben. Die Digitalisierung Ihrer Post ist somit mehr als nur bloßes Scannen.

Diese Vorteile bietet ein digitalisierter Posteingang 

 

Post einscannen zu lassen bietet vielfältige Möglichkeiten, um wichtige Informationen schnell zu verteilen

Neben reduziertem Papieraufwand und einheitlichen Workflows bieten digitale Briefe eine Reihe weiterer Vorteile:

  • Kein unnützes Papierchaos: Reibungslose Prozesse durch den digitalen Postversand und -empfang
  • Verkürzte Such- und Recherchezeiten durch Volltext-Suche
  • Zugriff auf digitalen Briefkasten jederzeit und von überall möglich
  • Schnellere Bearbeitung von Kundenanfragen und höhere Servicequalität
  • Digitale Briefe sind DSGVO-konform und erfüllen problemlos die Aufbewahrungsrichtlinien der GoBD
  • Implementierung eines digitalen Briefkastens reduziert Zeit-, Kosten- und Personalressourcen
  • Schnellere und bessere Auskunftsfähigkeit des Controllings zu jeder Zeit
  • Nach dem Einscannen erfolgt eine automatisierte Aufbereitung der Postinhalte zur Weiterverarbeitung

Ihre digitalisierte Eingangspostverarbeitung ist darüber hinaus auch ein wichtiger Schritt zur professionellen E-Mail-Archivierung und zum optimalen E-Mail Management: Für die sichere Ablage geschäftsrelevanter Nachrichten nebst Anhängen. Hierbei werden von jedem Standort eigene Eingangsrechnungen in die Cloud transferiert und können zentral verarbeitet werden.

Mehr als nur Post einscannen lassen: Digitalisierung der Post mit smarter Datenerfassung

Bei der Digitalisierung von Post denken viele zunächst an das Scannen. Die Post scannen zu lassen bedeutet nicht automatisch, dass Dokumente erfasst und in weiter verarbeitbare Daten übersetzt werden. Rein technisch wird ein Bild in Pixel übersetzt, welche originäre Daten, Worte und Informationen enthalten können. 

 

Nicht nur auslesen, sondern verstehen

Mittels künstlicher Intelligenz (KI) können Sie Ihre Post scannen lassen und wir veredeln  Ihre Daten dahingehend, dass diese per Robotic-Process automatisiert weiterverarbeitet werden können. So profitieren Sie von schnelleren Prozessen, die reibungslos ineinandergreifen. Gerade eine repetitive Aufgabe wie das Scannen birgt Fehlerpotenzial. Mit der KI sind Ihre Daten stets zuverlässig.

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Aufgaben der KI bei der Digitalisierung Ihrer Post

Ihre Dokumente werden über unsere Hochleistungsscanner zunächst verarbeitet. Im Anschluss daran ermittelt unsere KI die notwendigen Fachdaten für Ihren Workflow, Ablauf, internen Prozess oder auch Robotic-Process.

Die künstliche Intelligenz übernimmt verschiedenste Kernprozesse für Sie. Dazu gehören:

  • Kategorisierung der Daten (z.B. Anfrage, Rechnung, Beschwerde, …)
  • Extrahierung relevanter Kerndaten (z.B. Rechnungs-Nr., Datum, Kunden-Nr., etc.)
  • Export von Robotic-Process-Automation (RPA) fähigen Datensätzen zur Weiterverarbeitung der eingegangen Dokumente 

Selbstverständlich können Sie uns Ihre digitalen Dokumente auch direkt in beliebigen Formaten zur Verfügung stellen. Unsere KI veredelt diese Daten dahingehend, dass die notwendigen Fachdaten extrahiert und für Ihren Robotic-Process aufbereitet werden

Post digitalisieren – so funktioniert die Verarbeitung

Die Bearbeitung von Post in Unternehmen besteht grundsätzlich aus drei Schritten: Dem Posteingang, der Postverteilung und dem Postausgang. Zu der manuellen Bearbeitung der Post gehört das Öffnen, Sortieren, Verteilen und anschließend das Archivieren. Manuell kosten diese Schritte viel Zeit. Bei der digitalen Eingangspostverarbeitung hingegen laufen all diese Prozesse automatisch ab. Im letzten Schritt werden die Dokumente GoBD-konform im digitalen Archiv abgelegt und aufbewahrt. 

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Stets auf dem neuesten Stand mit der digitalen Eingangspostverarbeitung

Gerade für die Arbeit in Teams und standortübergreifenden Projekten ist es von größter Wichtigkeit, dass alle relevanten Dokumente und Daten den Beteiligten direkt zur Verfügung stehen. Das gilt auch – und besonders – für aktuelle Daten. Eine automatisierte Eingangspostverarbeitung und ein digitaler Briefversand kann hier alle ein- und ausgehenden Dokumente, E-Mails und Briefe unmittelbar, gezielt verteilen und dem internen Arbeitsablauf zur Verfügung stellen. Post digitalisieren lassen macht somit für jeden Sinn.

Die digitale Eingangspostverarbeitung der paperless group auf einen Blick

Laden Sie sich jetzt die Broschüre mit allen Informationen rund um die automatisierte und digitale Eingangspostverarbeitung samt digitalem Briefversand herunter. In unserer Broschüre erhalten Sie nähere Informationen dazu, wie sich auch Ihre Briefpost digitalisieren lässt und wie Sie das Digitalisieren der Post im Unternehmen etablieren.Auch die Integration in bestehende Systeme wie Microsoft Outlook, Share Point oder Office ist problemlos möglich. 

 

digitale Eingangspostverarbeitung
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Haben Sie noch Fragen?

Vereinbaren Sie über das untenstehende Formular einen Rückruf mit unserem Experten. Wir stehen Ihnen bei allen Fragen rund um das Thema digitaler Postversand und digitaler Briefkasten gerne zur Verfügung. Wir freuen uns auf Sie!

 

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