Papierloses Büro
Digital und paperless durchstarten
Schaffen Sie mehr Raum in Ihrem Büro springen Sie auf den digitalen Wandel auf – jetzt umsteigen auf Ihr papierloses Büro.
Was ist ein papierloses Büro?
Keine Notizblöcke, keine Papierstapel, keine Briefumschläge – das Prinzip des papierlosen Büros basiert auf der vollständigen Umstellung auf digitale Dokumente. Ein papierloses Büro drückt somit den Verzicht auf papierbasierte Prozesse aus, so dass Arbeitsabläufe sowie die Ablage und Archivierung sämtlicher unternehmensbezogene Dokumente rein digital ablaufen.
Vorteile des papierlosen Büros im Überblick
Kosten sparen
Ist die Umstellung auf ein papierfreies Büro und somit der digitale Wandel Ihres Unternehmens erst einmal vollbracht, werden einige Kostenpositionen im Unternehmen entfallen. Vorgänge wie Drucken, Kuvertieren, Sortieren, Suchen und Abheften gehören der Vergangenheit an und es ergeben sich zahlreiche Einsparpotenziale für Ihr Unternehmen. Und auch der damit einhergehende wegfallende Zeitaufwand wird sich schnell in Ihrem Arbeitsalltag und dem Ihrer Mitarbeiter bemerkbar machen. Darüber hinaus bedeuten weniger Aktenschränke auch weniger benötigte Bürofläche.
Einfache & schnelle Suche
Die Kombination aus übersichtlichem Dokumentenmanagement inklusive sinnvoller Ordnerstruktur und der intelligenten Suchfunktion ermöglicht ein einfaches und schnelles Auffinden von Dokumenten jeglicher Art. So gehen beispielsweise wichtige Verträge im Rahmen des digitalen Vertragsmanagements nie unter einem Zettelchaos verloren.
Verfügbarkeit – jederzeit und überall
Ob im Büro oder im Home Office, ob am PC oder am Tablet – jeder Mitarbeiter kann zeit- und ortsunabhängig auf Dokumente zugreifen und Aufgaben bearbeiten. Bieten Sie Ihren Mitarbeitern flexible Arbeitsmöglichkeiten und somit mehr Freiheiten zur persönlichen Entfaltung.
Datensicherheit durch individuelle Zugriffsrechte
Nutzen Sie individuell konfigurierbare Zugriffsrechte und sorgen Sie somit für die nötige Datensicherheit in Ihrem Unternehmen. Vertrauliche Dokumente können nur noch von Angestellten mit entsprechenden Zugriffsrechten eingesehen werden
Optimaler Kundenservice
Eine schnelle und einfache Suche nach benötigten Dokumenten geht mit einer effizienten und handlungsschnellen Auskunft zu Fragen und Problemen von Kunden einher. Die interne Mitarbeitervernetzung und das kollaborative Arbeiten steigert den Informationsstand eines jeden Mitarbeiters, so dass selbst bei Urlaubs- oder Krankheitsfällen für einen optimalen Kundenservice gesorgt wird.
Nachhaltiges Arbeiten
Nachhaltigkeit beruht bekanntermaßen auf ökologischen, ökonomischen und sozialen Aspekten. Der Umstieg auf ein papierloses Büro sorgt nicht nur für eine Ressourcenschonung, sondern auch für eine effiziente Ressourcennutzung innerhalb Ihrer Unternehmensorganisation. Gleichzeitig entlasten Sie Ihre Mitarbeiter in Ihrem Arbeitsalltag durch das Wegfallen monotoner und oftmals als lästig empfundener Arbeitsschritte.
Rechtssicherheit und Datenschutz
Die Themen „Datenschutz“ und Rechtssicherheit“ sind im Zusammenhang mit der Digitalisierung ein ständiges und auch sensibles Thema. Das Wichtigste beim Umstieg auf ein digitales Büro ist die Einhaltung der gesetzlichen Anforderungen nach DSGVO und GoBD. Bedeutet: Elektronische Dokumente müssen insbesondere revisionssicher archiviert und vor Veränderungen geschützt sein.
Mit den Lösungen von PAPERLESS SOLUTIONS sind Sie bei der Umstellung auf Ihr papierfreies Büro stets auf der sicheren Seite. Ihre Rechtssicherheit steht für uns stets an oberster Stelle, so dass Sie und Ihre Mitarbeiter jederzeit absolut Compliance-konform arbeiten können.
So gelingt der Umstieg auf das papierlose Büro
Der Umstieg auf ein papierloses Büro bedeutet weit mehr als nur Papiere digitalisieren. Um Ihren Mitarbeitern papierloses Arbeiten zu ermöglichen gehören mindestens folgende Schritte dazu:
1. Bestandsaufnahme
Halten Sie zunächst den Ist-Zustand Ihres Unternehmens fest und prüfen Sie für jede Abteilung, wie viel Arbeit auf Papier erledigt wird bzw. erledigt werden muss. Stellen Sie darüber hinaus den jeweiligen Digitalisierungsbedarf fest, indem Sie unter anderem folgende Fragen beantworten:
- Welche Arbeitsschritte laufen bereits digital ab?
- Welche Prozesse nehmen unverhältnismäßig viel Zeit ein?
- Welche Unternehmensprozesse sind fehleranfällig?
- Welche Arbeitsschritte wiederholen sich?
- Wie viel Post erhalten Sie durchschnittlich pro Tag?
- Wie häufig verschicken Sie täglich Post?
- Wie hoch ist Ihr täglicher Papierverbrauch?
Die Beantwortung dieser Fragen hilft Ihnen dabei, Ihre Ziele (Soll-Zustand) präzise zu definieren. „Präzise“ bedeutet in diesem Fall eine Quantifizierbarkeit Ihrer Ziele. Statt „effizientere Unternehmensprozesse“ kann dies beispielsweise eine „Effizienzsteigerung um 25% innerhalb der ersten 3 Monate nach Einführung des papierlosen Büros“ sein.
2. Digitalisierungsgrad schaffen
Damit Sie ein digitales Büro in Ihrem Unternehmen einführen können, benötigen Sie einen gewissen Digitalisierungsgrad. Papiere digitalisieren stellt dabei nur einen von vielen Schritten dar. Stellen Sie sicher, dass jeder Mitarbeiter einen digitalen Arbeitsplatz mit entsprechender Hard- und Software zur Verfügung hat. Ein zentraler Baustein der Digitalisierung Ihrer Unternehmensorganisation ist die Implementierung eines Dokumentenmanagement-Systems (DMS). Ebenfalls entscheidend ist die Frage, ob Sie auf eine Cloudbasierte Lösung oder auf einen eigenen Server (On-Premise) setzen.
3. Festlegen einer Ordnerstruktur
Die Planung und Hinterlegung einer Ordnerstruktur spielt für den Erfolg des papierlosen Büros eine zentrale Rolle. Das Strukturieren sollte dabei so umfangreich und präzise wie möglich ausfallen, da Sie in Kombination mit Ihrem Dokumentenmanagementsystem zur zentralen Drehscheibe für den Zugang zu Unternehmensdokumenten sein wird.
Tipp: Binden Sie Ihre Mitarbeiter in die Planung der Ordnerstruktur ein. Sie wissen oftmals am besten, welche Ordner vorhanden sein müssen.
4. Dokumentenmanagement & ECM-System einführen
Nachdem Sie eine geeignete Ordnerstruktur entworfen haben und Ihren Mitarbeiter einen digitalen Arbeitsplatz ermöglicht haben, ist es Zeit für die Integration Ihres Enterprise Content Management Systems (ECM). Das ECM-System ermöglicht Schnittstellen für verschiedenste Tools und Systeme (inklusive DMS) und bringt diese durch ganzheitliches Workflow-Management in ein optimales Zusammenspiel. Insgesamt ermöglicht Ihnen das ECM als zentraler Zugriffspunkt ein einheitliches und automatisiertes Dokumentenmanagement für Ihr papierfreies Büro.
Unsere Lösungen für Ihr Papierloses Büro (Digitale Akte, Digitale Eingangsrechnungsverarbeitung etc…)
Digitale Akte
Geben Sie Ihrem papierlosen Büro die nötige Struktur – mit der digitalen Akte von Paperless Solutions.
Ob Lieferantenakte, Kundenakte oder Patientenakte: Verabschieden Sie sich endgültig vom staubigen Aktenkeller und starten Sie digital durch!
Digitale Rechnungsverarbeitung
Nutzen Sie jetzt die digitale Rechnungsverarbeitung der paperless group und erfassen Sie Ihre Rechnungen automatisch über die Cloud.
Einfach, schnell und zu 100% rechtssicher – erweitern Sie Ihr papierloses Büro mit Ihrem digitalen Rechnungseingang.
Digitale Signatur
Papierlos arbeiten, aber analog unterschreiben? Mit DocuSign können Sie per Mausklick Ihre elektronischen Dokumente einfach digital unterschreiben – und zwar DSGVO-konform.
Setzen Sie Medienbrüchen mit Ihrer digitalen Signatur ein Ende und schöpfen Sie das volle Potenzial Ihres papierlosen Büros!
Sie möchten digital durchstarten – und das mit Ihrem papierlosen Büro?
Gerne beraten wir Sie individuell rund um das Thema „papierloses Büro“. Wir freuen uns auf Ihre Anfrage!
FAQ
Was ist ein papierloses Büro?
Ein papierloses Büro ist das Resultat einer vollständigen Umstellung auf digitale Dokumente im Unternehmen. Arbeitsabläufe sowie die Ablage und Archivierung sämtlicher unternehmensbezogene Dokumente laufen somit rein digital ab.
Warum papierloses Büro?
Gründe für ein papierloses Büro sind unter anderem Kosteneinsparungen, Entlastung im Arbeitsalltag durch das Entfallen von sich wiederholenden Arbeitsschritten, nachhaltiges Arbeiten sowie besserer Kundenservice durch schnellere Auskunftsfähigkeit.
Wie funktioniert ein papierloses Büro?
Für ein papierloses Büro muss jedem Mitarbeiter ein digitaler Arbeitsplatz mit entsprechender Hard- und Software zur Verfügung stehen. Hierbei spielen insbesondere das ECM inklusive eines Dokumentenmanagement-Systems (DMS) eine zentrale Rolle. Eine entsprechende Ordnerstruktur sorgt schließlich dafür, dass sämtliche elektronischen Dokumente schnell und einfach gefunden bzw. rechtssicher archiviert werden.
