So gelingt der Umstieg auf das papierlose Büro
Der Umstieg auf ein papierloses Büro bedeutet weit mehr als nur Papiere digitalisieren. Um Ihren Mitarbeitern papierloses Arbeiten zu ermöglichen, gehören mindestens folgende Schritte dazu:
1. Bestandsaufnahme
Halten Sie zunächst den Ist-Zustand Ihres Unternehmens fest und prüfen Sie für jede Abteilung, wie viel Arbeit auf Papier erledigt wird bzw. erledigt werden muss. Stellen Sie darüber hinaus den jeweiligen Digitalisierungsbedarf fest, indem Sie unter anderem folgende Fragen beantworten:
- Welche Arbeitsschritte laufen bereits digital ab?
- Welche Prozesse nehmen unverhältnismäßig viel Zeit ein?
- Welche Unternehmensprozesse sind fehleranfällig?
- Welche Arbeitsschritte wiederholen sich?
- Wie viel Post erhalten Sie durchschnittlich pro Tag?
- Wie häufig verschicken Sie täglich Post?
- Wie hoch ist Ihr täglicher Papierverbrauch?
Die Beantwortung dieser Fragen hilft Ihnen dabei, Ihre Ziele (Soll-Zustand) präzise zu definieren. „Präzise“ bedeutet in diesem Fall eine Quantifizierbarkeit Ihrer Ziele. Statt „effizientere Unternehmensprozesse“ kann dies beispielsweise eine „Effizienzsteigerung um 25 % innerhalb der ersten 3 Monate nach Einführung des papierlosen Büros“ sein.
2. Digitalisierungsgrad schaffen
Damit Sie ein digitales Büro in Ihrem Unternehmen einführen können, benötigen Sie einen gewissen Digitalisierungsgrad. Papiere digitalisieren stellt dabei nur einen von vielen Schritten dar. Stellen Sie sicher, dass jeder Mitarbeiter einen digitalen Arbeitsplatz mit entsprechender Hard- und Software zur Verfügung hat. Ein zentraler Baustein der Digitalisierung Ihrer Unternehmensorganisation ist die Implementierung eines Dokumentenmanagement-Systems (DMS). Ebenfalls entscheidend ist die Frage, ob Sie auf eine cloudbasierte Lösung oder auf einen eigenen Server (On-premises) setzen.
3. Festlegen einer Ordnerstruktur
Die Planung und Hinterlegung einer Ordnerstruktur spielt für den Erfolg des papierlosen Büros eine zentrale Rolle. Das Strukturieren sollte dabei so umfangreich und präzise wie möglich ausfallen, da sie in Kombination mit Ihrem Dokumentenmanagementsystem zur zentralen Drehscheibe für den Zugang zu Unternehmensdokumenten wird.
Tipp: Binden Sie Ihre Mitarbeiter in die Planung der Ordnerstruktur ein. Sie wissen oftmals am besten, welche Ordner vorhanden sein müssen.
4. Dokumentenmanagement- & ECM-System einführen
Nachdem Sie eine geeignete Ordnerstruktur entworfen haben und Ihren Mitarbeiter einen digitalen Arbeitsplatz ermöglicht haben, ist es Zeit für die Integration Ihres Enterprise Content Management Systems (ECM). Das ECM-System ermöglicht Schnittstellen für verschiedenste Tools und Systeme (inklusive DMS) und bringt diese durch ganzheitliches Workflow-Management in ein optimales Zusammenspiel. Insgesamt ermöglicht Ihnen das ECM als zentraler Zugriffspunkt ein einheitliches und automatisiertes Dokumentenmanagement für Ihr papierfreies Büro.
