Dokumentenmanagement-System hilft bei der Distribution von Wissen innerhalb des Teams

Projekte in Unternehmen können komplex sein. Sie gliedern sich in Projektphasen, die wiederum aus einzelnen Teilschritten bestehen. Diese nennt man auch Vorgänge oder Prozesse. Vorgänge bauen im Legostein-Prinzip aufeinander auf. Sie stehen in Beziehung zueinander und sind voneinander abhängig. Deshalb müssen Sie dafür sorgen, dass Prozesse gut aufeinander abgestimmt und stets weiter optimiert werden.

Gutes Prozessmanagement führt Projekte zum Erfolg

Ein professionelles Prozessmanagement sorgt dafür, dass für jeden Vorgang stets die richtigen Ressourcen zur Verfügung stehen, damit er ohne Zeitverlust zum Gelingen der Projektphase – und jede Projektphase zum Erfolg des Gesamtprojekts beitragen kann.

Was ist ein Vorgang?

Die Begriffe Vorgang und Prozess sind im Grunde Synonyme. Ist der Vorgang eher als eine in sich geschlossene Handlungsabfolge im behördlichen Kontext zu finden, so beschreibt der Prozess in Unternehmen eine Reihe von Tätigkeiten, die etwa innerhalb einer Projektphase auftreten. Um einen Vorgang erfolgreich zu beenden, sieht die Vorgangsbearbeitung vor, dass die vorgegebenen Arbeitsschritte in einer bestimmten Reihenfolge zu erledigen sind. Begrenzt wird der Vorgang durch ein vorgegebenes Startdatum und ein Enddatum. Meilensteine können in diesem Zusammenhang noch einmal Zwischenziele darstellen.

Vorgangsmanagement: Kritische und nicht kritische Vorgänge

Man unterscheidet im Prozessmanagement zwischen kritischen und nicht kritischen Vorgängen. Während nicht kritische Vorgänge eine Pufferzeit besitzen, dulden kritische Vorgänge eine solche aufgrund von Abhängigkeiten nicht. Ihre Einhaltung ist entscheidend dafür, ob es in einem Projekt zu Verzögerungen kommt. Ein gutes Prozessmanagement sorgt dafür, dass der Zeitplan eingehalten wird, es also zu keinerlei Verschiebungen und damit zu unnötigen Kosten kommt.

Was ist Vorgangsmanagement?

Das Vorgangsmanagement und das Prozessmanagement basieren auf dem Prinzip der Collaboration. Das bedeutet, dass alle an einem Vorgang beteiligten Personen auf dieselben Ressourcen zugreifen können müssen. Für jeden Vorgang gibt es separat gebündelte Ressourcen, in der Regel Informationen wie: wichtige Dokumente, Terminkalender, Arbeitsablauf-Planungen, Aufgabenstellungen, interne und externe Mail-Kommunikation.

DMS für die elektronische Vorgangsbearbeitung

Im Vorgangsmanagement geht es darum, die Arbeit innerhalb eines Vorgangs strukturiert zu organisieren. Dazu muss jeder in der Lage sein, die für ihn wichtigen Vorgänge samt Fristen und Sachständen, Unterlagen und Terminen zu überblicken. All diese Informationen kann ein Dokumentenmanagement-System (DMS) im Rahmen der elektronischen Vorgangsbearbeitung liefern und so Ihr unternehmensinternes Workflow-Management optimieren.

Die Vorteile von digitalem Vorgangsmanagement

Digitales Vorgangsmanagement stellt in Ihrem Unternehmen die effiziente Zusammenarbeit aller Beteiligten in digitalen Geschäftsprozessen sicher. Es bündelt alle wichtigen Informationen, die zur Erledigung der Teilschritte erforderlich sind, an einem Ort. Diese IT-Lösung, meist ein DMS, ermöglicht neben der automatisierten Einsortierung von Dokumenten in eine digitale Vorgangsakte auch deren schnelles Auffinden mittels Volltextsuche und, in der Cloud, den ortsunabhängigen Zugriff.

Wissensaustausch mit einer Collaboration-Plattform

Dieser Zugriff auf die digitale Akte ist regulierbar. Sogar über Unternehmensgrenzen hinweg ist so eine sichere und effiziente Collaboration möglich. Digitales Prozessmanagement besticht hier insbesondere durch seine Transparenz, weil jeder sofort sehen kann, welche Arbeiten bereits wann und von wem erledigt wurden und welche Tätigkeiten noch ausstehen. So sind frühzeitig drohende Verzögerungen erkennbar, die ohne eine elektronische Vorgangsbearbeitung vielleicht erst viel später entdeckt worden wären.

Definition von wiederkehrenden und individuellen Prozessen

Durch digitales Vorgangsmanagement können Sie eine anhaltende Prozessoptimierung erzielen, die in einer Standardisierung der Vorgänge begründet liegt. Ob strukturiert oder individuell – die Definition von wiederkehrenden Prozessen unterstützt Sie dabei, Prozesse einheitlich zu bearbeiten, die Qualität zu definieren und sie so vergleichbar zu machen.

Wie Sie Ihr Vorgangsmanagement digital umsetzen

Für die Umstellung Ihrer Prozessmanagement-Methoden auf digitale Geschäftsprozesse benötigen Sie eine geeignete Collaboration-Plattform. Dafür bietet sich ein Dokumentenmanagement-System (DMS) an, weil es insbesondere als Cloud-Lösung ein agiles Prozessmanagement unterstützt. Ein DMS versorgt alle Beteiligten mit den notwendigen Informationen und erleichtert die Vorgangsbearbeitung, weil alle Informationen ortsunabhängig zur Verfügung stehen.

Fazit

Wenn Sie Ihre digitalen Prozesse im Unternehmen optimieren und ein maximal effizientes Vorgangsmanagement installieren möchten, benötigen Sie eine Collaboration-Plattform, die Ihnen hilft, Informationen standardisiert abzuspeichern und auffindbar zu archivieren. Ein DMS ist genau das richtige Werkzeug dafür, weil es Ihnen hilft, im Zuge der Digitalisierung Prozesse wie das Abspeichern neuer Dokumente zu vereinheitlichen und diese so der Allgemeinheit auffindbar zur Verfügung zu stellen.

Erleichtertes Prozessmanagement durch DMS-Einsatz

Digitale Geschäftsprozesse wie das GoBD-konforme Archivieren von wichtigen Unterlagen für die Steuer lassen sich mit einem DMS ebenso realisieren wie das papierlose Büro. Am wichtigsten aber ist: Es erleichtert Ihnen das Prozessmanagement, weil die notwendigen Informationen, um einen Vorgang oder einen Prozess zu erledigen, stets und überall zur Verfügung stehen.