Digitale Akte: Der Abschied vom Aktenkeller

Was ist eine digitale Akte?

Eine digitale oder elektronische Akte ist eine digitale Sammlung von Dokumenten und Daten, die thematisch zusammengehören. Sie ist das elektronische Abbild der herkömmlichen, physischen Akte. Viele Unternehmen digitalisieren Unterlagen und Akten und nutzen die zahlreichen Vorteile der digitalen Aktenführung.

Digitale Akte vs. Papierakte

Im Kontext der Digitalisierung erfüllt die herkömmliche Papierakte längst nicht mehr die nötigen Voraussetzungen, die ein Arbeitsalltag heutzutage mit sich bringt. Papierakten rauben wertvolle Zeit: Die Suche nach Informationen in überquellenden Aktenschränken und falsch abgeheftete oder unauffindbare Dokumente ist ineffizient und vor allem frustrierend.

Eine papierlose, digitale Aktenführung vereinfacht diesen Prozess erheblich. Akten und Unterlagen zu digitalisieren und in digitale Ordner zu strukturieren bietet Effizienz- und Kostenvorteile. Der Prozess im Überblick:

Die Vorteile einer digitalen Akte

Nahtlos in Ihr System integriert haben Sie direkt komplette, digitale Kunden- und Lieferantenakten in dem Dokumentenmanagementsystem d.3ecm zur Hand. Die Struktur dieser Akten in digitalen Ordnern, der sogenannte Aktenplan, wird Ihnen für die Module Vertrieb und Einkauf gleich mitgeliefert. So können Sie Dokumente oder E-Mails einfach per Drag & Drop ablegen und schon sind Sie in der zugehörigen Akte einsortiert – die digitale Aktenführung macht Organisation einfach.

Alle notwendigen Informationen werden automatisch zwischen Ihrem System und d.3ecm ausgetauscht. Dokumentenmanagementsystem implementieren und sofort loslegen.

Ihre Vorteile der digitalen Aktenverwaltung mit paperless

• Die wichtigsten Dokumente jederzeit und überall in der digitalen Datenbank verfügbar – genau dann, wenn Sie sie benötigen
• Einfache Suche per Volltext und schnelles Finden abgelegter Dokumente
• Volle Transparenz: DMS Berechtigungsprofile werden bei Anzeigen und Suchen berücksichtigt
• Unkomplizierte Ablage von Dokumenten per Drag & Drop in digitalen Ordnern
• Optimierter Standard-Aktenplan zur Ablage von Dokumenten aus Ihrem System in DMS für sofortige Übersicht
• Persönliche Struktur: Individualisierungen des Aktenplans sind jederzeit möglich
• Übernahme der Index-Informationen aus Ihrer Datenbank/ihren Stammdaten -> dadurch einfache Indizierung bei der Ablage in ihrem DMS
• Zukunftssicherheit: Schnittstelle zwischen DMS und Ihrem System wird als Produkt gepflegt
• Unterstützung unterschiedlicher Druck-Steuerungs-Verfahren aus Ihrem System heraus
• Automatische Verknüpfung von gescannten Dokumenten per Barcode-Verfahren