Digitale Akte: Der Abschied vom Aktenkeller

Mit digitalen Ordnern zu mehr Effizienz: Sparen Sie Zeit und Ressourcen mit der digitalen Akte
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Beschleunigen Sie Prozesse und erleichtern die Zusammenarbeit –auch standortübergreifend.

Mit digitalen Akten erleichtern Sie Ihren Arbeitsalltag.

 

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Was ist eine digitale Akte?

Eine digitale oder elektronische Akte ist eine digitale Sammlung von Dokumenten und Daten, die thematisch zusammengehören. Sie ist das elektronische Abbild der herkömmlichen, physischen Akte. Viele Unternehmen digitalisieren Unterlagen und Akten und nutzen die zahlreichen Vorteile der digitalen Aktenführung.

Digitale Akte vs. Papierakte

Im Kontext der Digitalisierung erfüllt die herkömmliche Papierakte längst nicht mehr die nötigen Voraussetzungen, die ein Arbeitsalltag heutzutage mit sich bringt. Papierakten rauben wertvolle Zeit: Die Suche nach Informationen in überquellenden Aktenschränken und falsch abgeheftete oder unauffindbare Dokumente ist ineffizient und vor allem frustrierend.

Eine papierlose, digitale Aktenführung vereinfacht diesen Prozess erheblich. Akten und Unterlagen zu digitalisieren und in digitale Ordner zu strukturieren bietet Effizienz- und Kostenvorteile. Der Prozess im Überblick:

 

Akten digitalisieren, um sie direkt bei Eingang in eine digitale Aktenverwaltung zu überführen, spart Zeit und Geld.

Die Vorteile einer digitalen Akte

Nahtlos in Ihr System integriert haben Sie direkt komplette, digitale Kunden- und Lieferantenakten in dem Dokumentenmanagementsystem d.3ecm zur Hand. Die Struktur dieser Akten in digitalen Ordnern, der sogenannte Aktenplan, wird Ihnen für die Module Vertrieb und Einkauf gleich mitgeliefert. So können Sie Dokumente oder E-Mails einfach per Drag & Drop ablegen und schon sind Sie in der zugehörigen Akte einsortiert – die digitale Aktenführung macht Organisation einfach.

Alle notwendigen Informationen werden automatisch zwischen Ihrem System und d.3ecm ausgetauscht. Dokumentenmanagementsystem implementieren und sofort loslegen.

Ihre Vorteile der digitalen Aktenverwaltung mit paperless

  • Die wichtigsten Dokumente jederzeit und überall in der digitalen Datenbank verfügbar – genau dann, wenn Sie sie benötigen
  • Einfache Suche per Volltext und schnelles Finden abgelegter Dokumente
  • Volle Transparenz: d.3ecm Berechtigungsprofile werden bei Anzeigen und Suchen berücksichtigt
  • Unkomplizierte Ablage von Dokumenten per Drag & Drop in digitalen Ordnern
  • Optimierter Standard-Aktenplan zur Ablage von Dokumenten aus Ihrem System in d.3ecm für sofortige Übersicht
  • Persönliche Struktur: Individualisierungen des Aktenplans sind jederzeit möglich
  • Übernahme der Index-Informationen aus Ihrer Datenbank/ihren Stammdaten -> dadurch einfache Indizierung bei der Ablage in d.3ecm
  • Zukunftssicherheit: Schnittstelle zwischen d.3ecm und Ihrem System wird als Produkt gepflegt
  • Unterstützung unterschiedlicher Druck-Steuerungs-Verfahren aus Ihrem System heraus
  • Automatische Verknüpfung von gescannten Dokumenten per Barcode-Verfahren
Erfahren Sie in unserem Whitepaper, wie die Einführung der digitalen Akte in Ihre Unternehmen zum Erfolg wird.

Digitale Akten von paperless –
alles was Sie wissen müssen auf einen Blick.

Laden Sie sich das Whitepaper zur digitalen Akte herunter. Der Projektguide “In 3 Phasen zur erfolgreichen Einführung digitaler Akten” gibt Ihnen einen Überblick über:

  1. Bestandsaufnahme und Zieldefinition.
  2. Einführung und Arbeiten mit z.B. Kunden- und Lieferantenakten
  3. Unternehmensweite Akzeptanz bei der Einführung digitaler Akten

paperless Lösungen für Digitale Akten

 

Sie möchten ein elektronisch vorliegendes Dokument mit Bezug z.B. zu einem Auftrag, einem Projekt, einem Lieferanten oder einem Kunden ablegen? Ziehen Sie das digitale Dokument einfach auf den Vorgang in Ihrem ERP-System und die Ablage ist fertig. Durch vordefinierte Attribute und die – an den Stammdaten in Ihrem ERP-Systems wie z.B. Kunden- oder Lieferanten-Nummern, Rechnungsnummern usw. erfolgt die Zuordnung über das d.3ecm automatisiert.

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Digitale Lieferantenakte

Definieren Sie individuell Ihre Lieferantenakte für mehr Übersicht in der digitalen Aktenverwaltung. Unterakten wie Anfrageakten, Bestellakten, Lieferantenschriftwechsel und ein generelles Vertragsmanagement ermöglichen Ihnen einen 360-Grad-Blick auf die wichtigsten Informationen. Effizientere Abläufe, die mit erheblichen Kosteneinsparungen einhergehen können, sind bei dieser digitalen Datenbank nur einer von vielen Vorteilen. Auch für digitale Personalakten finden Sie bei uns Lösungen.

 

 

 

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Digitale Kundenakte

Kunden heutzutage erwarten Effizienz und einen nahtlosen Kundenservice. Mit einer digitalen Kundenakte kein Problem: die wichtigsten Informationen zu einem Kunden sind nur ein paar Klicks entfernt – jederzeit und von jedem Ort.

Die Kundenakten lassen sich individuell auf Ihre Bedürfnisse anpassen. Zu den Bestandteilen von digitalen Kundenakten gehören unter anderem eine Angebots- und eine Auftragsakte sowie die Kundenkorrespondenz und Kundenrahmenverträge. Die wichtigsten Unterlagen einfach digitalisieren und jederzeit zur Hand haben.

Digitale Akten im Einsatz: Jeder unserer Kunden hat andere Anforderungen, Ausgangsvoraus-setzungen und Probleme. All diese Faktoren beeinflussen die Einführung der digitalen Akte in ein Unternehmen. Bei uns erhalten Sie die individuell beste Lösung, nahtlos integriert in Ihr ERP-System

 

digitale Akten im Einsatz

integriert in ihr ERP System

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  • Kundenakten
  • Einführung d.3ecm
  • Rechnungsworkflow
  • Anbindung an ein ERP-System

 

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  • Kundenakte, Angebotsakte, Auftragsakte
  • Lieferantenakte, Auftragsakte, Bestellakte
  • Email Archvierung
  • Anbindung an ein ERP-System

 

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  • Projektakte, Artikelrecherche
  • Stichtagsakte
  • Dokumenten zu einem Stichstag einfrieren
  • Anbindung an ein ERP-System
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  • Kundenakte, Artikelakte, Auftragsakte
  • QM-Akte
  • Konfiguration Aktenplan
  • Anbindung an ein ERP-System

 

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  • Kundenakte, Lieferantenakten
  • Bestellelle, Auftragsakte
  • Maschinenakte
  • Anbindung an ein ERP-System

 

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  • Kundenakte, Artikelakten
  • Kommissionsakte
  • Anbindung an ein ERP-System

Webinar: In 30 Minuten zur digitalen Akte 

Erfahren Sie in unserer Webinar-Aufzeichnung warum sich der Einsatz einer digitalen Akte für Ihr Unternehmen lohnt und wie Ihnen die Software der d.velop AG bei der Verwaltung und Bearbeitung von Akten in Ihrer digitalen Datenbank hilft.

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Akten digitalisieren: Schnell und einfach mit einem Scanservice

Die Digitalisierung von Akten wirkt gerade bei einer großen Anzahl an Dokumenten wie eine unüberwindbare Hürde. Wir unterstützen Sie auch in diesem Punkt: Durch unseren Scanservice digitalisieren wir sämtliche papiergebundene Dokumente aus Ihrem Unternehmen – DSGVO-konform. Auf Wunsch übernehmen wir die sichere Aktenvernichtung. 

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Live erleben

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unserer Digitale Akten Software an!

Erfahren Sie in einer unverbindlichen Live-Demo, warum zahlreiche Kunden auf die PAPERLESS-SOLUTIONS GmbH und die d.velop-Software vertrauen und wie auch Sie mit einer professionellen und digitalen Aktenverwaltung eine Kostenersparnis von bis zu 50% erzielen.

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Can-Luca Senol & Hannes Göbel

Beratung & Vertrieb

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