Digitale Archivierung

So gelingt die Digitalisierung in wenigen Schritten

 

Stapeln Sie nicht länger Akten: Mit der digitalen Archivierung gehen Sie den ersten Schritt in Richtung papierloses Büro. Wir zeigen Ihnen, welche Vorteile eine digitale Archivierung mit sich bringt, auf welche Anforderungen Sie achten sollten und wie die digitale Ablage von Dokumenten abläuft.

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Was ist ein digitales Archiv?

Das digitale Archiv oder auch Datenarchiv genannt, dient zur Speicherung von digitalen Ressourcen auf digitalen Datenträgern bzw. Cloudspeichern. Dabei werden sowohl rein digitale Dokumente als auch papierbasierte Dokumente nach dem Scanvorgang verarbeitet und im digitalen Archiv gelagert. Damit löst das digitale Archiv die klassischen Aktenschränke im Keller ab.

Die Vorteile der digitalen Archivierung

Mit dem digitalen Archiv und der Digitalisierung Ihrer Dokumente und Ressourcen gehen einige Vorteile einher. Die garantierte Platzersparnis sowie der große Zeitgewinn und die Datensicherheit durch die Erteilung von Zugriffsberechtigungen und der damit einhergehenden Kostenersparnis sprechen für die digitale Archivierung.

Platzersparnis

Nie wieder lange nach einer Akte suchen: Statt im staubigen Archiv die Akten zu wälzen, erhalten Sie digitale Akten mit nur einem Klick. Aktenschränke und Aktenkeller haben ausgedient und bieten Platz für Neues.

Zeitgewinn

Mit der digitalen Archivierung verringern Sie Ihre Durchlaufzeiten. Das Erstellen, Prüfen, Versenden und Ablegen von Dokumenten, ist in der digitalen Verwaltung vereinfacht. So wie auch die Suche nach bestimmten Dokumenten. Die digitale Ablage ermöglicht Ihnen die Volltextsuche, mit der Sie schneller an Ihr Ziel gelangen.

Zugriffsberechtigungen

Mit der Möglichkeit Zugriffsberechtigungen festzulegen, können Sie genau bestimmen welche Personen Zugriff auf welche Dokumente bekommen und verhindern somit den Zugriff durch Unbefugte.

Kostenersparnis

Alle bereits genannten Vorteile tragen dazu bei, dass Ihre Archivierung viel effizienter

Compliance

Ein elektronisches Archiv erfüllt mit den richtigen Voraussetzungen alle rechtlichen Anforderungen an die Archivierung von Geschäftsdokumenten. Mit dem Dokumentenmanagement-System d.3ecm haben Sie die Grundlagen für die Einhaltung der DSGVO und der GoBD in der Hand.

Homeoffice

Es gibt viele verschiedene Homeoffice-Lösungen, einer der wichtigsten ist wohl die Cloud. Erst durch die Cloud können Mitarbeiter von überall aus und zu jeder Zeit auf die Dokumente aus dem Archiv zugreifen, die sie benötigen.

Sie möchten mehr über die Vorteile und den Nutzen eines Digitalen Archivs wissen? Vereinbaren Sie ein Webinar mit uns! Wir zeigen Ihnen gerne Warum sich das digitale Archiv lohnt.

Anforderungen eines digitalen Archivs

Aufgrund der großen Menge an sensiblen Daten unterliegt das digitale Archiv rechtlichen Anforderungen. Achten Sie daher auf einen Digitalisierungspartner, der die Einhaltung der gesetzlichen Anforderungen an erste Stelle stellt.

 

Regelungen zur digitalen Ablage von Dokumenten nach GoBD

Die GoBD legen verschiedene Grundsätze zur digitalen Ablage fest.

Grundsatz der Unveränderbarkeit

Über die Versionierung von Dokumenten müssen alle Änderungen an einem Dokument nachvollziehbar sein und das Original muss stets verfügbar sein.

Grundsatz der Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit

Alle rechtlichen und wirtschaftlichen Vorgänge müssen nachvollziehbar und nachprüfbar sein. Damit sind Vorgänge gemeint, die den Gewinn oder Verlust eines Unternehmens dokumentieren.

Revisionssichere und Rechtssichere Archivierung

Die revisionssichere Archivierung verlangt unter anderem, dass die Dokumente in der digitalen Ablage unveränderbar sind. Um dies zu garantieren, sind die Dokumente wie folgt aufzubewahren:

 

 

Effizienteres Arbeiten und eine höhere Produktivität durch eine elektronische Rechnungsverarbeitung
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...im Orginal (oder als Scan)

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...unverlierbar

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...unveränderbar

 

 

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... jederzeit verfügbar

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...lesbar

Einhaltung von Aufbewahrungsfristen

Geschäftliche Unterlagen unterliegen bestimmter Aufbewahrungsfristen. Für diese Zeiträume müssen diese Dokumente Verfügbar sein. Insbesondere bei personenbezogenen Daten müssen diese nach Ablauf des Zeitraums jedoch entsorgt werden.

 

 

Ablauf der digitalen Archivierung

Der Ablauf der digitalen Archivierung mit paperless-solutions

Entstehung

Mit der Entstehung, ist der Eingang und die Erstellung von Dokumenten für die digitale Archivierung gemeint.

Transport:

Handelt es sich bei den eingegangenen und erstellten Dokumenten um Papiere, werden diese eingescannt und in digitale Versionen umgewandelt.

Lagerung:

Speicherung der Dokumente im digitalen Archiv.

Entsorgung:

Nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen werden die archivierten Dokumente gelöscht.

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Entdecken Sie auch weitere Features, wie die digitale Zustellung von Gehaltsabrechnungen, der digitalen Rechnungsverarbeitung oder dem Vertragsmanagement.

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Can-Luca Senol & Hannes Göbel

Beratung & Vertrieb

PAPERLESS-SOLUTIONS GmbH

Nehmen Sie Kontakt mit uns auf. Wir helfen Ihnen gerne.

Haben Sie noch Fragen zum Digitalen Archiv?

Vereinbaren Sie über Termin-BOOKING einen Termin mit unserem Experten. Wir stehen Ihnen bei allen Fragen rund um das Thema digitaler Archivierung gerne zur Verfügung. Wir freuen uns auf Sie!

 

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FAQ

Was versteht man unter digitaler Ablage?

Unter der digitalen Ablage versteht man digitale Speichermedien zur „Ablage“ und „Archivierung“ von Dokumenten.

Wie archiviere ich Dokumente?

Sind Ihre Dokumente bereits digitalisiert, müssen diese lediglich in einem entsprechenden Speichermedium, vorzugsweise ein Cloudspeicher, abgelegt werden. Handelt es sich noch um Papierbasierte Dokumente müssen diese zuvor eingescannt werden, um sie zu digitalisieren.

Wie funktioniert die Ablage im Büro?

Mit der Ablage definieren Sie genau wie zuvor einen Ort, an dem Ihre Dokumente liegen. Nun gibt es zur Vereinfachung eine Volltextsuche, mit der Sie Ihre Dokumente leichter wiederfinden. Außerdem können nur die zuvor definierten gruppen auf bestimmte Dokumente zugreifen.

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