Digitale Personalakte: Profitieren Sie von den Vorteilen einer elektronischen Personalakte
Digitalisieren Sie Ihre Personalakten und sorgen Sie für mehr Transparenz und Effizienz. In jedem Meeting ohne Vorlaufzeit direkt alles im Blick haben.
Rechtlich einwandfrei
• Einhaltung von Aufbewahrungsfristen
• Automatisierte Berücksichtigung gesetzlicher Löschfristen
Was ist eine elektronische Personalakte?
Die elektronische Personalakte dient der Digitalisierung aller Personalakten, um die Verwaltung und Archivierung von allen benötigten Dokumenten des Personalwesens zu verbessern. Dazu zählen unter anderem Bewerbungsunterlagen, Arbeitsverträge und Steuerunterlagen des Personals. Da es sich dabei um sensible Daten handelt findet die Archivierung der Daten unter Berücksichtigung des Datenschutzes statt.
Per Volltextsuche alles finden
Die Software für digitale Personalakten ermöglicht passgenaue Suchfunktionen, sodass sämtliche Details aller digitalen Akten auch noch nach Jahren in Sekundenschnelle zur Verfügung stehen. Das spart Zeit.
Standortübergreifender Zugriff
Smartphone, Tablet oder Laptop – unsere Software für digitale Personalakten sind auf all Ihren Geräten verfügbar. Damit Sie bequem von überall aus auf Ihr digitales Personalarchiv zugreifen und Dokumente bearbeiten.
Datenschutzkonform
Die elektronische Personalakte macht den Datenschutz leichter.
Personalakten bieten Ihnen eine sichere 256-Bit-AES-Verschlüsselung (Advanced Encryption Standard). Mit der elektronischen Personalakte haben Sie eine klare und sichere Berechtigungsstruktur und die temporäre Berechtigungsübergabe per Mausklick.
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So funktioniert die digitale Personalakte
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Elektronische Personalakte
Die Vorteile liegen klar auf der Hand
Hohe Transparenz in Personalprozessen
Transparenz durch Verfügbarkeit aller relevanten Informationen innerhalb der elektronischen Personalakte.
Rechtegesteuerter Zugriff auf Personaldaten
Ohne großen Aufwand über die enthaltene Rechtesteuerung nur berechtigten Mitarbeitern Zugriff auf elektronische Personalakten geben.
Bessere Auskunftsfähigkeit
In der elektronischen Personalakte haben Sie alle Informationen durch ein zentrales Stammdatenmanagement an einem Ort und können diese bei Bedarf in Sekundenschnelle abrufen.
Einführung und Integration der elektronischen Personalakte in Ihr System
Nutzen Sie die digitale Personalakte mit bereits bestehenden Systemen wie SAP.
Einhaltung aller Aufbewahrungsfristen und gesetzlichen Datenschutzrichtlinien
Die Software zur digitalen Personalakte erfasst ebenfalls die Zeiträume der Aufbewahrung von Dokumenten. Damit behalten Sie alle Aufbewahrungsfristen Ihrer Personalakten im Blick.
Aufgaben und Arbeitsschritte dank Wiedervorlagen im Blick
Bilden Sie Workflows, die Ihnen Übersichtlichkeit verschaffen. Damit jedem klar ist, welche Aufgaben zu erledigen sind.
Übersichtliche und intuitiv handhabbare Oberfläche
Verzichten Sie auf Aktenschränke und lange Sucherei. Verwenden Sie stattdessen unsere softwaregestützte Lösung und gelangen Sie mit ein paar Klicks an Ihr Ziel.
Elektronische Personalakte
Personalprozesse automatisieren
Die digitale Personalakte von der paperless group übernimmt für Sie die workflow-gestützte Automatisierung aller personalbezogenen Prozesse und sorgt für die zentrale, platzsparende Archivierung aller gescannten Dokumente – vom Vertrag bis zur Krankmeldung. Sie bildet Ihre vorhandenen Ablagestrukturen im digitalen Aktenplan 1:1 ab, gewährleistet den bequemen Aktenzugriff mit komfortablen Suchmöglichkeiten und spürt falsch abgelegte Akten im Handumdrehen auf.
Die digitale Personalakte bildet die etablierte individuelle Ablagestruktur der Personalabteilung eines Unternehmens exakt ab.
Die Lösung digitale Personalakte der paperless group optimiert die Prozesse im Personalmanagement und stellt sämtliche Dokumente blitzschnell an jedem Ort zur Verfügung.
Digitale Personalakte inkl. digitaler Gehaltsabrechnung
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Unsere Aufzeichnung vom 13.11.2020
Erhalten Sie in 30 Minuten den Überblick über die Vorteile der digitalen Personalakte:
- Automatische Zuordnung neuer Dokumente in die bestehende Aktenstruktur
- Beschleunigung der Personalprozesse durch digitalen Workflow
- Einfache Ablage von Dokumenten aus führenden Systemen heraus
- Aktenansicht mit praktischer Such- und Previewfunktion
- Index- und Volltextsuche über das gesamte Archiv direkt am Arbeitsplatz
- Digitale Bereitstellung von Gehaltsabrechnungen
Stets auf dem neusten Stand
Datenschutz und Sicherheit inklusive
Auch im Rahmen eines automatisierten Personalprozesses in Form einer digitalen Personalakte kommt es natürlich auf die konsequente Einhaltung von Aufbewahrungsfristen und Datenschutzrichtlinien an. Hier sind Sie softwaregestützt mit geringem Aufwand auf der wirklich sicheren Seite. Das gilt übrigens auch für Ihr Qulaitätsmanagement, das digitalisiert keine Lücken mehr entstehen lässt. Auch in diesem Bereich lassen sich alle relevanten Dokumente transparent und nachvollziehbar speichern und verwalten. Das System ermöglicht eine automatisierte Benachrichtigung aller mit bestimmten Prozessen befassten Mitarbeiter und stellt alle Unterlagen in übersichtlicher Form zur Verfügung. Integriert in die standardmäßigen Microsoft Office Anwendungen ist ein geringer Installationsaufwand bei garantiert einfacher Bedienung der Benutzeroberfläche gewährleistet – für Mitarbeiter, die für Ihr Unternehmen stets bestens im Bilde sind.
Digitale Personalakte der paperless group
Einfach in der Anwendung
Die Softwarelösung für die digitale Personalakte der paperless group optimiert die Prozesse im Personalmanagement und stellt sämtliche Dokumente blitzschnell an jedem Ort zur Verfügung.
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Häufig gestellte Fragen
Wann endet die Aufbewahrungsfrist der digitalen Personalakte?
Die digitalen Personalakten sollten für drei Jahre aufbewahrt werden. Dies ist der Zeitraum, indem Ansprüche geltend gemacht werden können. Alle Personalakten für Steuer– und Sozialversicherungsrechtliche Angelegenheiten müssen hingegen bis zu 6 Jahre aufbewahrt werden.
Welche Dokumente sind Bestandteil der digitalen Personalakte?
In die digitale Personalakte gehören alle relevanten Dokumente, die sich auf das Personalwesen beziehen. Damit sind, mit wenigen Ausnahmen, alle Dokumente gemeint, die während der Laufbahn des Personals im Unternehmen anfallen. Dazu gehören zum Beispiel Bewerbungsunterlagen, Arbeitsverträge und Steuerunterlagen.
Welche Dokumente sind nicht Bestandteil der digitalen Personalakte?
In den Personalakten dürfen keine ärztlichen Dokumente sowie religiöse oder politische Ausrichtungen des Arbeitnehmers erfasst werden.
Was ist ein Stammdatenmanagement?
Das Stammdatenmanagement befasst sich mit der Erfassung und Verwaltung von Stammdaten, den wichtigsten Grunddaten eines Unternehmens und zielt darauf ab diese langfristig zu sichern.
Can-Luca Senol & Hannes Göbel
Beratung & Vertrieb
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