Digitalisieren – aber richtig

GoBD-konforme Archivierung

Die Digitalisierung verändert die Geschäftswelt. Buchhalterische Dokumente (z.B. Rechnungen), Patientenakten, Checklisten und andere Daten werden ausschließlich digital aufbewahrt. IT-Systeme werden in alle betrieblichen Abläufe integriert und müssen deshalb den Richtlinien der GoBD unterliegen. So verlangt es das Bundesfinanzministerium unter anderem von Kleinunternehmern, Mittelständischen Unternehmungen und Großunternehmen.

GoBD-konforme Verfahrensdokumentation

Aus Gründen der Nachvollziehbarkeit wird in der Praxis meistens die Erstellung einer GoBD-konformen Verfahrensdokumentation gefordert. Insbesondere im Bereich der steuer- und handelsrechtlichen Anforderungen wird häufig auf die „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD) verwiesen, die explizit das Vorhandensein einer Verfahrensdokumentation fordern.

Für wen gelten die Grundsätze?

Die GoBD gelten für:

• buchführungspflichtige Unternehmen
• Selbstständige
• Freiberufler
• Kleinunternehmen, die nicht buchführungspflichtig sind.

GoBD-konforme Archivierung für die Buchhaltung

mit Hilfe unseres Dokumentenmanagement-Systems

Bei diesen sechs Punkten handelt es sich um die zentralen Anforderungen an ein Dokumentenmanagement-System. In den GoBD sind zudem Aufbewahrungspflichten und Aufzeichnungspflichten an einen sauberen IT-Betrieb, Erfassungs- und Verarbeitungsprozesse sowie steuerliche Anforderungen erläutert.

Für eine GoBD-konforme Buchhaltung mit Hilfe eines Dokumentenmanagement-Systems sind – neben der richtigen Software – viele weitere Faktoren, wie beispielsweise interne Anforderungen, Arbeitsanweisungen und auch das Verhalten der Anwender, zu berücksichtigen. Eine Software kann daher nur ein Hilfsmittel sein, um die Anforderungen an eine GoBD-konforme Buchführung zu erfüllen.

Unser DMS bietet Ihnen die Möglichkeit, aktuelle Anforderungen und interne Geschäftsprozesse wie z.B die Erstellung von GoBD-konformen Rechnungen möglichst mühelos und flexibel aufeinander abzustimmen. Einen einfachen Einstieg in das Thema ‚GoBD-Konformität‘ bietet die Einführung digitaler Akten.