Vergeuden Sie keine Zeit mehr

Die digitale Akte macht ein umfangreiches Papierarchiv voller Aktenordner überflüssig. Als Standardlösung der d.velop AG lässt sich die digitale Akte für beliebige Zwecke nutzen, z. B. als Kundenakte, Vertragsakte, Projektakte, Maschinenakte, Patientenakte etc. Archivierte Dokumente werden automatisch über einen Aktenplan in digitale Akten eingeordnet, sodass eine bequeme Recherche und somit schnellere Auskunftsfähigkeit sichergestellt ist. Das spart Zeit und Kosten, entlastet die Mitarbeiter und sorgt dank des ausgeklügelten Rechtekonzepts für mehr (Daten-)Sicherheit im Unternehmen.

Besser als Papier

Digitale Akte

Die Lösung zur Erstellung digitaler Akten orientiert sich in der Darstellung an Ihren bisherigen individuellen Ablagestrukturen. Nur mit dem Unterschied, dass sich ein Sachbearbeiter eben nicht in ein stickiges Archiv aus Aktenschränken begeben muss, sondern jedes beliebige Dokument in Sekundenschnelle digital direkt an seinem Arbeitsplatz angezeigt bekommt. So muss sich niemand an neue Konventionen oder Ablagesysteme gewöhnen und arbeitet daher dank der digitalen Akte wesentlich schneller, effizienter und noch dazu benutzerfreundlicher als zuvor.

Digitaler Aktenplan für mehr Übersicht

Das Prinzip hinter der digitalen Akte ist einfach: Sämtliche Dokumente, die das Unternehmen erreichen, werden entweder direkt (bei E-Mails oder z. B. in einer Textverarbeitung erstellten Dokumenten) oder nach dem Einscannen (bei Papierdokumenten) in digitaler Form zentral im elektronischen Archiv der d.velop AG abgelegt. Von dort aus können Sie von jedem Mitarbeiter an jedem Ort, sogar standortübergreifend, recherchiert werden. So ist die gewünschte Akte inklusive aller dazu gehörenden Dokumente unmittelbar auf dem Bildschirm des Anwenders verfügbar. Dies führt unter anderem zu

  • schnellerer Recherche
  • höherer Auskunftsfähigkeit
  • mehr Übersicht
  • besserer Servicequalität und
  • Einsparung von Lagerflächen für das bisherige Papierarchiv

Technisch up to date

  • Reduzierter Suchaufwand
  • Intuitive Nutzung, da angelehnt an Handhabung "echter" Papierakten
  • Möglichkeit der Verknüpfung von Dokumenten und Akten
  • Arbeiten auch standortübergreifend möglich
  • Vollständige Übersicht dank zentraler Datenhaltung
  • Größere Transparenz durch Verfügbarkeit aller Informationen in einer Akte

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