Projektdienstleistungen

Ob Sie als Unternehmen nur in einem kleinen Bereich die Papierflut eindämmen oder die Einsparpotenziale in allen Abteilungen langfristig ausschöpfen wollen: paperless group ist für diese Belange der bestmögliche Partner.

Wir beraten Sie ganzheitlich bei der Optimierung bestehender Geschäftsprozesse und zeigen Wege und Möglichkeiten für den Einsatz von Dokumentenmanagementsystemen auf, die unmittelbar zu einem messbaren Ergebnis führen, installieren das neue System bei Ihnen und kümmern uns anschließend um den Betrieb Ihrer Lösungen.

Beratung

Die Anforderungsanalyse über alle Nutzergruppen - das sogenannte Pflichtenheft – bildet die Grundlage aller erforderlichen Aufgabenstellungen. Hier sind die Geschäftsprozesse Ihres Unternehmens und die daraus resultierenden Anforderungen an die Software und die weiteren Dienstleistungen dokumentiert. Die Qualifikation der paperless-Berater liegt in der genauen Kenntnis der auf dem Markt zur Verfügung stehenden Software-Lösungen und Dienstleistungen. Sie verstehen es, den Fachanwendern Möglichkeiten und Grenzen verständlich zu machen und die unterschiedlichen Sonderwünsche aller Fachgruppen so einzugrenzen, dass letztendlich alle hinter der gewählten Lösung stehen.

Projektmanagement

Komplexe Projekte erfordern ein professionelles Projektmanagement, damit die Einführung der neuen Software auch ein voller Erfolg wird. Der erfahrene paperless-Projektleiter ist gleichermaßen Ansprechpartner für alle Projektbeteiligten und für die Geschäftsleitung, sorgt für klare und übersichtliche Projektstrukturen und hält das Interesse am Projekt hoch, in dem er regelmäßig mit Meilensteinen den Fortschritt dokumentiert. Er koordiniert alle Ressourcen, hält Abschlusstermine ein und sorgt für klare, übersichtliche Budgets zu jedem Zeitpunkt des Projektes.

Installation und Einrichtung

Die Anwendung wird nach erfolgreichem Projektabschluss zum operativen Einsatz gebracht. Dabei kann es um einige wenige oder um hunderte von Nutzern gehen. Dies stellt vielfältige Herausforderungen an den paperless-Systemberater. Grundlage für den Aufbau technischer Infrastrukturen, Installation der Anwendungen, Sicherheitsaspekte, Ausfallvorsorge u. v. m. ist das mit Ihrem Unternehmen abgestimmte Pflichtenheft.

Training - Akzeptanz schaffen

Nur wenn die neue Lösung eine breite Akzeptanz findet, rechnet sich der Aufwand in Beratung, Software und Infrastruktur. Training ist das Bindeglied zwischen der Verfügbarkeit einer Lösung und ihrer motivierten Nutzung. Paperless präferiert hier die Schulung unter fachlichen und praktischen Gesichtspunkten. Bei der Entwicklung des Trainings-Konzeptes und später auch bei der Schulung selbst wird daher ein Fachvertreter des Unternehmens von Anfang an dabei sein. Administratoren werden separat und eher technisch orientiert trainiert.

Verfahrensdokumentation – Nachvollziehbarkeit auch noch nach Jahren

Mitarbeiter wechseln die Aufgaben, neue kommen hinzu, für eine umfangreiche Einarbeitung ist die Zeit zu knapp. Da hilft eine nach Projektabschluss auf Kunden-Wunsch erstellte ausführliche Verfahrensdokumentation: Abläufe sind nachvollziehbar, Funktionsweisen werden klarer, Prozesse übersichtlich. Dabei ist zu wissen, dass ohne Verfahrensdokumentation ein elektronisches Archiv nicht als alleiniges Ablagemedium gesetzlich anerkannt wird.

Wartung/Service/Hotline – schnelle und kompetente Unterstützung bei allen Fragen und Aufgabenstellungen im operativen Betrieb

Mehrstufige Wartungsangebote überwachen Ihre Hard- und Software und halten sie in Betrieb. Nach Abnahme und damit Abschluss des Projektes können Sie einen auf Sie zugeschnittenen Softwarewartungsvertrag bei der paperless group abschließen, um Support in technischen Fragen zur Software sowie Softwareupdates in Anspruch nehmen zu können.

Kontakt

PAPERLESS-SOLUTIONS GmbH
Industriestraße 165a
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