Verbessern Sie in 8 Schritten die digitale Zusammenarbeit in Ihrem Unternehmen

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Collaboration ist die Zukunft, weil sich die Arbeitswelt immer mehr den Menschen anpasst

Projekte lassen sich im Rahmen der Collaboration mit einem Cloud-DMS meistern.

Die Welt ist zu einem Dorf geworden, seit die Digitalisierung die Kommunikation und den Datenaustausch über Unternehmens- und Ländergrenzen hinweg revolutioniert hat. Das Internet und alle damit verbundenen Technologien ermöglichen Arbeitsweisen, an die vor zwei Dekaden noch nicht zu denken war. In der Gegenwart ist die digitale Zusammenarbeit an internationalen Projekten beinahe ein Kinderspiel. Niemand muss mehr ein Flugzeug besteigen oder Papierstapel versenden, damit Zusammenarbeit gelingt oder wichtige Informationen von A nach B gelangen. Doch wie funktioniert diese digitale Kollaboration auch in Ihrem Unternehmen? Und welche Tools benötigen Sie dafür?

Definition: Was ist digitale Zusammenarbeit?

Die digitale Zusammenarbeit (auch Kollaboration oder Collaboration) ist Teil des „New Work“ und beschreibt eine beliebig große Gruppe von Menschen, die mit digitalen Hilfsmitteln ortsunabhängig gemeinsam an einem Projekt arbeiten. Die Kommunikation wie auch der Datenaustausch in Echtzeit funktionieren dabei über das Internet. Technologien wie zum Beispiel Cloud-Dienste, Chatprogramme und Projektmanagement-Tools unterstützen das medienbruchfreie Teamwork.

Wie gelingt digitale Zusammenarbeit?

Digitale Zusammenarbeit benötigt vor allem zwei Dinge: digitale Kompetenz im Unternehmen und eine geeignete IT-Infrastruktur. Wer bisher rein analog gearbeitet hat, muss also einen größeren internen Wandel vollziehen – mehr Arbeitsabläufe verändern und Technologien einführen – als ein Unternehmen, bei dem Abläufe wie die digitale Kommunikation und der elektronische Datenverkehr bereits etabliert sind.

1. Zielsetzung: digitale Zusammenarbeit verbessern

Am Anfang steht immer der Gedanke: Was möchte ich an der Zusammenarbeit verändern und warum? Worin besteht das Ziel Ihrer Bemühungen? Digitale Collaboration kann ja einerseits bedeuten, dass die lediglich die alten Telefone abschaffen und künftig durch digitale Softphones auf dem Rechner ersetzen wollen, um die Telefonie zu vereinfachen.

Team-Zusammenarbeit mit flexiblen Arbeitsweisen

Digitale Team-Zusammenarbeit kann aber auch bedeuten, dass Sie den Boden bereiten möchten für ein Unternehmen, in dem flexible Arbeitsweisen genauso normal sind wie eine Datenbank, auf die jeder stets von überall zugreifen kann. Denn das bietet mehr Transparenz, weil jeder Projektstatus einsehbar ist, und sorgt für Zufriedenheit, weil ein Zugang zum System jederzeit und ortsunabhängig möglich ist.

2. Change-Management für den Erfolg des Projekts

Weil digitale Lösungen für die Kollaboration auch mit tiefgreifenden Veränderungen einhergehen, ist das Change-Management der wohl wichtigste Erfolgsfaktor, wenn Sie ein Digitalisierungsprojekt vorbereiten möchten. Der Aufwand, in der Belegschaft für virtuelle oder hybride Zusammenarbeit zu werben, lohnt sich, denn digitale Technologien ermöglichen moderne Arbeitsformen wie das „Remote Work“, also Homeoffice und Mobile Office, und verändern den Arbeitsmarkt nachhaltig. Heißt: Unternehmen, die sich auf digitale Arbeitsweisen einlassen, werden es in Zukunft leichter haben, effizient zu wirtschaften und die Nase am Markt vorn zu haben.

3. Effizienz und Produktivität: Vorteile von Kollaboration aufzeigen

Sie benötigen also die Bereitschaft Ihrer Belegschaft, das Projekt mitzutragen und mit Leben zu füllen. Dafür ist es wichtig zu erklären, welche Vorteile es jedem einzelnen bringt, auf eine digitale Zusammenarbeit umzustellen. Dabei verdeutlichen Sie Ihren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern, dass sie nicht nur ihren Marktwert steigern, sondern künftig deutlich effizienter und stressfreier arbeiten können, weil in ihr papierloses Büro ein Dokumentenmanagement-System (DMS) mit digitalem Archiv integriert ist, in dem sie jedes Dokument in Sekundenschnelle finden, anstatt es in Papierordnern suchen zu müssen.

4. Belegschaft für virtuelle Zusammenarbeit digital fortbilden

Ist Ihre Belegschaft digital affin? Wenn ja, dann haben Sie Glück. Wenn nicht, dann ist es wichtig, dass Sie Ihren Beschäftigten die Angst vor der Technik nehmen und sie im Prozess kontinuierlich begleiten. Die zweite Säule bei der Mitarbeiter-Entwicklung besteht, nach der Akzeptanz, im Erwerb von digitalen Kenntnissen. Denn nur wer die Digitalisierung, ihre Zusammenhänge und Technologien versteht, kann die digitale und hybride Zusammenarbeit zum Vorteil des gesamten Unternehmens nutzen. Eine rein digitale, abteilungsübergreifende und medienbruchfreie Zusammenarbeit ist eben effizienter als eine, bei der Menschen ständig ihr Büro verlassen müssen, um mit andern zu sprechen oder ihnen Unterlagen zu bringen.

5. Digitale Kompetenzen aufbauen, halten und ausbauen

Durch Schulungen und den gezielten Aufbau von Kompetenzen können Sie intern digitales Wissen etablieren, das sie für die Zukunft Ihres Unternehmens benötigen. Vielleicht gibt es in Ihren Reihen Leute, die digitalen Technologien wie Collaboration-Tools, der Cloud-Technologie oder digitaler Team-Zusammenarbeit gegenüber besonders aufgeschlossen sind und als „Influencer“ andere positiv beeinflussen können.

Wenn nötig, externes Fachwissen ins Unternehmen holen

Eine Lösung kann auch darin bestehen, Fachwissen von außen ins Unternehmen zu holen, das dabei hilft, den Sprung in die digitale Collaboration zu schaffen. Es sind grundlegende Pfeiler, um Ihr Unternehmen zukunftssicher zu gestalten, denn nur wer modern arbeitet, bekommt und hält auch die besten Fachkräfte – und damit Fachwissen.

6. Collaboration-Tools für abteilungsübergreifende Zusammenarbeit

Digitale Collaboration erfordert den Einsatz digitaler Tools. Welche Hardware und Software Sie für Ihre Zwecke benötigen, ist individuell zu analysieren. Geht es nur darum, einen Videochat einzurichten, damit Sie die virtuelle Zusammenarbeit in Ihrem Unternehmen durch Konferenzen zwischen verschiedenen Standorten oder Beschäftigten im Homeoffice und im Büro ergänzen können, reichen eine entsprechende Software und eine gute Internetverbindung aus.

Lastenheft erstellen und Bedarfe in Abteilungen erfragen

Da in den meisten Fällen aber auch eine gemeinsame Datenbank, beispielsweise ein DMS, als Arbeitsbasis für den digitalen Datenaustausch und als Wissensdatenbank dienen soll, auf die alle Berechtigten zugreifen können, gilt es zunächst alle Anforderungen zu notieren und mit dem Lastenheft auf die Suche nach einem Software-Anbieter zu gehen. Bei der Erstellung des Lastenhefts sollten Sie unbedingt alle beteiligten Abteilungen einbeziehen und sich Meinungen und Anregungen einholen.

7. Neues System und neue Workflows sukzessive einführen

Haben Sie sich für eine Software und/oder eine Hardware entschieden, die alle Anforderungen erfüllt, sorgen Sie dafür, dass bei der Installation nicht alle alten Systeme abgestellt werden und sich vom einen auf den anderen Moment alles ändert. Ideal ist es, das neue System parallel einzuführen und sukzessive neue Workflows zu nutzen. Denn gerade wenn es um die digitale Zusammenarbeit, um virtuelle Daten, deren Speicherung und Austausch geht, ist ein „Big Bang Szenario“ zu vermeiden, um Überforderung und Frustration vorzubeugen. Und nicht zuletzt: Schulen Sie Ihre Belegschaft in der Nutzung der neuen Komponenten und bieten Sie stets einen Ansprechpartner, der Fragen beantworten kann.

8. Datenschutz und Datensicherheit schulen

Digitale Zusammenarbeit muss sicher sein. Deshalb muss jeder Beschäftigte genau wissen, was er darf und was nicht. Das gilt für das Öffnen von Mail-Anhängen wie für den Umgang mit personenbezogenen Daten: Die nämlich sind auf besondere Weise zu schützen, damit sie nicht in falsche Hände geraten. In diesem Kontext kommt gerade den Themen Datenschutz und Datensicherheit eine besondere Wichtigkeit zu, weshalb Datensätze, die solche Informationen enthalten, mit Zugriffsrechten geschützt werden sollten. Die GoBD und die DSGVO geben Auskunft darüber, wie Daten, die elektronisch on-premises oder in der Cloud gespeichert werden, zu sichern sind.

Fazit

Wenn Sie planen, die digitale Zusammenarbeit in Ihrem Unternehmen zu stärken, dann wählen Sie am besten einen ganzheitlichen Ansatz. Denn auf der einen Seite stellen Sie damit Ihr Unternehmen perfekt für die Zukunft auf, und andererseits fördern Technologien Daten zutage, die Sie strategisch nutzen können. Wichtig ist, dass Sie keine Software-Insellösung installieren, nur weil gerade ein bestimmter Bedarf pressiert. Blicken Sie nach vorn und wählen Sie idealerweise Lösungen aus, die skalierbar sind und sich in Ihre Software- und IT-Landschaft integrieren lassen.

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