Modern arbeiten im Mobile Office

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Modern arbeiten im Mobile Office

Wunschtraum für Freigeister oder der perfekte Weg zu einer besseren Work-Life-Balance?

Mobile Office und Homeoffice unterscheiden sich deutlich voneinander

Es ist wohl der Wunschtraum eines jeden Büroangestellten: das Mobile Office. Irgendwo unter Palmen in einer Hängematte liegen, sich mit dem Laptop ins nächste WLAN hängen und ganz entspannt arbeiten.

Nur: Geht das überhaupt?

Und wenn ja: Gibt es Regelungen, die diese scheinbar grenzenlosen Freiheiten dennoch einschränken? Fest steht: Arbeitssicherheit spielt eine große Rolle, auch im Mobile Office. Trotzdem bietet es allerhand Freiräume. Alles ist aber eben doch nicht möglich. Wir erklären, wie es läuft mit dem Mobile Office.

Was ist das Mobile Office?

Mobile Office, das ist Selbstverwirklichung und Ungebundenheit. Die Definition des Begriffs Mobile Office besagt, dass Angestellte ortsunabhängig und mit Hilfe von Laptop und Handy ihre Arbeit erledigen können.

Da tun sich schon ziemlich viele Möglichkeiten auf. Denn wer im Mobile Office arbeitet, ist ungebunden in Zeit und Ort . Für den Arbeitgeber zählt zunächst einmal, dass die Arbeit erledigt wird. Weniger, wo und wann dies geschieht.

Mobile Office setzt hohen Digitalisierungsgrad voraus

Das mobile Arbeiten, nicht zu verwechseln mit dem Homeoffice, ist in Berufsgruppen mit einem sehr hohen Digitalisierungsgrad möglich. Programmierer und Mediengestalter können ihre Arbeit grundsätzlich von überall aus erledigen, solange es eine stabile Internetverbindung gibt. Es gibt auch Berufe, in denen eine Mobile-Office-Regelung wenigstens zum Teil möglich wäre. Dazu zählen etwa kommunale Sachbearbeiter oder Journalisten, deren ständige Präsenz im Büro nicht zwingend erforderlich ist.

Unterschiede: Mobile Office vs. Homeoffice

Das Homeoffice wird vom Arbeitgeber gesundheitsfördernd eingerichtet

Arbeitssicherheit in Homeoffice und Mobile Office

Das Mobile Office kann überall sein. Ein Café in Rio de Janeiro, ein Hotelzimmer in München oder ein CoWorking-Space in Paris. Im Gegensatz dazu muss es beim Homeoffice ein fest eingerichtetes Büro in den Privaträumen des Beschäftigten geben. Die Arbeitsstättenverordnung (ArbStättV) regelt dessen Beschaffenheit. Der Aufwand ist allerdings gering.

Es reicht schon aus, wenn Technik und Mobiliar den Arbeitnehmer seine Arbeit im Homeoffice problemlos erledigen lassen. Beim Mobile Office hat der Arbeitgeber hingegen kaum Einfluss auf den Arbeitsplatz.

Vor- und Nachteile von mobilem Arbeiten

Freiheiten im Mobile Office sorgen für Zufriedenheit

Vom Mobile Office profitieren Arbeitgeber und Arbeitnehmer gleichermaßen. Arbeitgeber sparen durch die Verringerung Ihrer Bürokapazitäten und Arbeitnehmer hingegen schenkt das Mobile Office größtmögliche Freiheiten bei der Gestaltung ihres Alltags.

Sie können arbeiten und Pausen einlegen, wann sie möchten, und so Arbeit und Familie besser organisieren. Das sorgt für Zufriedenheit. Und wer zufrieden ist, ist motivierter, produktiver und verantwortungsbewusster, weil er weiß, wie gut er es in seinem Unternehmen hat.

Hinzu kommt, dass Arbeitswege entfallen, was in der Konsequenz mehr verfügbare Netto-Lebenszeit mit sich bringt.

Kommunikation im Mobile Office

Wer Mitarbeiter im Mobile Office beschäftigt, sollte besonderen Wert auf die unternehmensinterne Kommunikation legen. Um diese sicherzustellen, bedarf es Absprachen mit den Beschäftigten. Diese können etwaige Zeiten der Erreichbarkeit oder wiederkehrende Videokonferenzen betreffen. So bleibt einerseits der Informationsfluss bestehen, aber auch der regelmäßige Kontakt zum Unternehmen.

Regelungen im Mobile Office: Das müssen Sie beachten

Arbeitszeit im Mobile Office

Mitarbeiter im Mobile Office tendieren dazu, mehr zu arbeiten, als sie sollten. Ausreichend Erholungspausen sind aber wichtig, um die Gesundheit der Mitarbeiter zu fördern. Deshalb gilt auch für die mobile Arbeit das Arbeitszeitgesetz. Es bietet einen Rahmen, innerhalb dessen die Arbeits- und Ruhezeiten der Beschäftigten im Mobile Office geregelt werden.

Versicherungsschutz im Mobile Office

Unfälle können immer passieren, auch während des mobilen Arbeitens. Der Arbeitgeber hat darauf kaum einen Einfluss. Experten raten Arbeitnehmern im Mobile Office, eine private Unfallversicherung abzuschließen, die auch dann einspringt, wenn es die gesetzliche Unfallversicherung nicht tut. Die nämlich greift nur, wenn die Tätigkeit, bei der sich der Unfall ereignet hat, im direkten Zusammenhang mit der Arbeitstätigkeit steht.

Datenschutz im Mobile Office

Firmen- und Kundendaten müssen auch im Mobile Office geschützt werden. Das gelingt am besten, wenn die IT-Sicherheit der digitalen Arbeitsgeräte gewährleistet ist. Darüber hinaus gilt es, Beschäftigten im Mobile Office einige Tipps mit auf den Weg zu geben:

  1. Unterlagen mit vertraulichen Daten gehören nicht in öffentliche Mülleimer.
  2. Passanten dürfen keine Einblicke auf Bildschirme oder in Unterlagen erhaschen können.
  3. Dienstliche Telefonate sind nicht in aller Öffentlichkeit zu führen.

Umsetzung: So funktioniert ein reibungsloses Mobile Office

1. Rahmenbedingungen für das Mobile Office festlegen

Vor Beginn Ihres Arbeitsverhältnisses sollten die Arbeitszeiten und die Erreichbarkeit mit den Beschäftigten im Mobile Office festgehalten werden. So bleibt der Kommunikationsfluss zwischen Unternehmen und Beschäftigten bestehen.

2. Datensicherheit im Mobile Office

Arbeitnehmer sollten ihre Daten an einem sicheren Ort abspeichern können, am besten in der Cloud.

3. Software und Hardware für Mobile Office und Homeoffice

Mobile-Office-Apps helfen Beschäftigten, die Herausforderungen des Arbeitsalltags zu meistern. Gut geeignet für das Mobile Office ist etwa die Software-Lösung d.3ecm, ein Dokumentenmanagement-System (DMS), das die Daten im Unternehmen organisiert und Geschäftsprozesse effektiv abbildet.

Paperless Solutions bietet ein DMS On-Premises und in der Cloud, damit Beschäftigte im Mobile Office von überall auf Unternehmensdaten zugreifen können. Damit sie von unterwegs auch Bestellungen genehmigen, Geschäfte abschließen oder Vereinbarungen unterzeichnen können, bietet Paperless Solutions mit DocuSign die Möglichkeit, in d.3ecm einfach digital zu unterschreiben.

Auch für Arbeitnehmer, die zuhause arbeiten, hat Paperless Solutions ideale Homeoffice-Lösungen. Sie reichen von der digitalen Eingangspost über die digitale Akte bis hin zu digitalem Vertragsmanagement und digitalen Prozessen und Workflows. Das spart viel Zeit und markiert einen großen Schritt in Richtung papierloses Büro.

4. Geeignete Arbeitsplätze fürs Mobile Office

Das Mobile Office sollte ausreichend Platz für Arbeitsgeräte und einen gewissen Bewegungsradius bieten. Ideal sind CoWorking-Spaces, aber auch Business-Lounges und Hotel-Schreibtische eignen sich gut für die temporäre mobile Arbeit. Wichtig ist: Je sicherer ein Ort ist, je mehr Privatsphäre er bietet und je besser die mögliche Körperhaltung bei der Arbeit ist, desto geeigneter ist er fürs Mobile Office.

FAQ

Was bedeutet Mobile Office?

Das Mobile Office beschreibt eine Form der digitalen Arbeit, die weder im Büro noch im Homeoffice erledigt wird. Es bietet maximale Flexibilität bei der Lebensgestaltung, weil weder die Arbeitszeit noch der Arbeitsort festgelegt sind. Dennoch gibt es für Arbeitgeber und Arbeitnehmer Rechte und Pflichten.

Wann wird mobile Arbeit zu Homeoffice?

Mobile Arbeit wird dann zum Homeoffice, wenn ein vom Arbeitgeber eingerichtetes Arbeitszimmer zuhause den Arbeitsmittelpunkt bildet. Mobile Arbeit ist nämlich ortsungebunden, das Homeoffice wird im Gegensatz zum Mobile Office von der Arbeitsstättenverordnung (ArbStättVO) geregelt.

Was ist der Unterschied zwischen Homeoffice und Telearbeitsplatz?

Homeoffice und Telearbeitsplatz beschreiben grundsätzlich dieselbe Form von Arbeitsplatz, nämlich einen, den der Arbeitgeber in den Privaträumen des Beschäftigten einrichtet. Der Telearbeitsplatz ist hingegen auf Dauerhaftigkeit ausgerichtet, es gibt also keinen Arbeitsplatz mehr im Unternehmen. Der Begriff Homeoffice ist ein umgangssprachlicher, der sowohl für das Homeoffice als auch für die mobile Arbeit verwendet wird. Er kann aber auch eine temporäre Beschäftigung im heimischen Büro bedeuten. Es gibt also noch einen betrieblichen Arbeitsplatz, der zeitweise genutzt wird.

Wo darf ich mobil arbeiten?

Mobile Arbeit ist grundsätzlich überall möglich, wo es Internet gibt. Im In- und Ausland, in Bus, Bahn und Flugzeug, im Freien oder drinnen. Wichtig ist, dass der Datenschutz und die Datensicherheit gewährleistet sind.

Fazit

Das Mobile Office ist ideal für jene, die außerhalb jedes Büroumfelds zeitlich und örtlich flexibel arbeiten möchten. Eine gute Vorbereitung, eine gute Selbstorganisation und ein hohes Maß an Selbstdisziplin sind allerdings Grundvoraussetzungen dafür, dass es rund läuft mit dem Mobile Office. Die Rahmenbedingungen werden dabei idealer Weise zuvor abgesteckt, um arbeitsrechtliche und versicherungstechnische Aspekte zu klären.

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Can-Luca Senol & Hannes Göbel

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