Modern arbeiten im Mobile Office

Mobiles Büro ist an Arbeitssicherheit gebunden

Es ist wohl der Wunschtraum eines jeden Büroangestellten: das Mobile Office. Reisen und spontan arbeiten, wenn man gerade Lust hat. Irgendwo unter Palmen in einer Hängematte liegen, sich mit dem Laptop ins nächste WLAN hängen und ganz entspannt loslegen.

Nur: Geht das überhaupt?

Und wenn ja: Gibt es Regelungen, die diese scheinbar grenzenlosen Freiheiten dennoch einschränken? Fest steht: Arbeitssicherheit spielt eine große Rolle, auch im Mobile Office. Trotzdem bietet es allerhand Freiräume. Alles ist aber eben doch nicht möglich. Wir erklären, wie es läuft mit dem Mobile Office.

Definition: Was ist das Mobile Office?

Mobiles Arbeiten, das ist Selbstverwirklichung und Ungebundenheit. Die Definition des Begriffs Mobile Office (auch mobiles Office oder mobiles Büro) besagt, dass Angestellte ortsunabhängig und mit Hilfe von Laptop und Handy ihre Arbeit erledigen können.

Da tun sich schon ziemlich viele Möglichkeiten auf. Denn wer im Mobile Office arbeitet, ist nicht an Arbeitszeit und Arbeitsort gebunden. Für den Arbeitgeber zählt zunächst einmal, dass die Arbeit erledigt wird. Weniger, ob die Arbeitnehmer nun an einem festen Schreibtisch oder unterwegs arbeiten.

Mobiles Office setzt hohen Digitalisierungsgrad voraus

Mobiles Arbeiten, nicht zu verwechseln mit dem Homeoffice, ist in Berufsgruppen mit einem sehr hohen Digitalisierungsgrad sehr gut möglich. Programmierer und Mediengestalter können grundsätzlich von unterwegs aus arbeiten, solange es eine stabile Internetverbindung gibt. Es gibt auch Berufe, in denen eine Mobile-Office-Regelung wenigstens zum Teil möglich wäre. Dazu zählen etwa kommunale Sachbearbeiter oder Journalisten, deren ständige Präsenz im Büro nicht zwingend erforderlich ist.

Unterschiede: Mobile Office vs. Homeoffice

Arbeitsschutz: Homeoffice vs Mobile Office

Ein mobiles Büro macht das Reisen und Arbeiten möglich und kann grundsätzlich überall sein. Ein Café in Rio de Janeiro, ein Hotelzimmer in München oder ein CoWorking-Space in Paris. Im Gegensatz dazu muss es beim Homeoffice ein fest eingerichtetes Büro in den Privaträumen des Beschäftigten geben. Die Arbeitsstättenverordnung (ArbStättV) regelt dessen Beschaffenheit. Der Aufwand ist allerdings gering.

Es reicht schon aus, wenn Technik und Mobiliar den Arbeitnehmer seine Arbeit im Homeoffice problemlos erledigen lassen.

Mobile-Office-Regelung sieht Meidung von Gefahren vor

Beim Mobile Office hat der Arbeitgeber hingegen kaum Einfluss auf den Arbeitsplatz. Dennoch muss sich der Arbeitnehmer abseits von freier Zeiteinteilung, Vereinbarkeit von Familie und Beruf und seinem Privatleben in der Zeit, die er seinem Arbeitgeber zur Verfügung stellt, um seinen eigenen Arbeitsschutz kümmern, also darauf achten, dass er sich weder gesundheitlich noch sonstwie in Gefahr begibt, wenn er seine Arbeit ausübt.

Mobiles Arbeiten: Vor- und Nachteile

Freiheiten im Mobile Office sorgen für Zufriedenheit

Ein mobiles Office ist Arbeitgeber und Arbeitnehmer gleichermaßen ein Gewinn. Arbeitgeber sparen Geld durch die Verringerung Ihrer Bürokapazitäten, den Arbeitnehmern hingegen schenkt die mobile Arbeit größtmögliche Freiheiten bei der Gestaltung ihres Alltags.

Sie können arbeiten und Pausen einlegen, wann sie möchten, und so Arbeit und Familie besser organisieren. Das sorgt für Zufriedenheit. Und wer zufrieden ist, ist motivierter, produktiver und verantwortungsbewusster, weil er weiß, wie gut er es in seinem Unternehmen hat. Hinzu kommt, dass Arbeitswege entfallen, was in der Konsequenz mehr verfügbare Netto-Lebenszeit mit sich bringt.

Mobiles Arbeiten und die Kommunikation

Wer Mitarbeiter im mobilen Büro beschäftigt, sollte besonderen Wert auf die unternehmensinterne Kommunikation legen. Um diese sicherzustellen, bedarf es Absprachen mit den Beschäftigten. Diese können etwaige Zeiten der Erreichbarkeit oder wiederkehrende Videokonferenzen betreffen. So bleibt einerseits der Informationsfluss bestehen, aber auch der regelmäßige Kontakt zum Unternehmen.

Checkliste mobiles Arbeiten: Das müssen Sie beachten

1. Arbeitszeit im Mobile Office

Mitarbeiter im Mobile Office tendieren dazu, mehr zu arbeiten, als sie sollten. Ausreichend Erholungspausen sind aber wichtig, um die Gesundheit der Mitarbeiter zu fördern. Deshalb gilt auch für die mobile Arbeit das Arbeitszeitgesetz. Es bietet einen Rahmen, innerhalb dessen die Arbeits- und Ruhezeiten der Beschäftigten im Mobile Office geregelt werden.

2. Versicherungsschutz bei mobiler Arbeit

Unfälle können immer passieren, auch während des mobilen Arbeitens. Der Arbeitgeber hat darauf kaum einen Einfluss. Experten raten Arbeitnehmern im Mobile Office, eine private Unfallversicherung abzuschließen, die auch dann einspringt, wenn es die gesetzliche Unfallversicherung nicht tut. Die nämlich greift nur, wenn die Tätigkeit, bei der sich der Unfall ereignet hat, im direkten Zusammenhang mit der Arbeitstätigkeit steht.

3. Datenschutz beim Arbeiten unterwegs

Firmen- und Kundendaten sind auch im Mobile Office zu schützen. Das gelingt am besten, wenn die IT-Sicherheit der digitalen Arbeitsgeräte gewährleistet ist. Darüber hinaus gilt es, Beschäftigten im Mobile Office einige Tipps mit auf den Weg zu geben:

1. Unterlagen mit vertraulichen Daten gehören nicht in öffentliche Mülleimer.
2. Passanten dürfen keine Einblicke auf Bildschirme oder in Unterlagen erhaschen können.
3. Dienstliche Telefonate sind nicht in aller Öffentlichkeit zu führen.

Checkliste II: So funktioniert reibungsloses mobiles Arbeiten

1. Rahmenbedingungen für das Mobile Office festlegen

Vor Beginn Ihres Arbeitsverhältnisses sollten die Arbeitszeiten und die Erreichbarkeit mit den Beschäftigten im Mobile Office festgehalten werden. So bleibt der Kommunikationsfluss zwischen Unternehmen und Beschäftigten bestehen.

2. Datensicherheit und mobiles Arbeiten

Arbeitnehmer sollten ihre Daten an einem sicheren Ort abspeichern können, am besten in der Cloud.

3. Software und Hardware für Mobile Office und Homeoffice

Mobile-Office-Apps helfen Beschäftigten, die Herausforderungen des Arbeitsalltags zu meistern. Gut geeignet für das Mobile Office ist etwa die Software-Lösung d.3ecm, ein Dokumentenmanagement-System (DMS), das die Daten im Unternehmen organisiert und Geschäftsprozesse effektiv abbildet.

Paperless Solutions bietet ein DMS on-premises und in der Cloud, damit Beschäftigte im Mobile Office von überall auf Unternehmensdaten zugreifen können. Damit sie von unterwegs auch Bestellungen genehmigen, Geschäfte abschließen oder Vereinbarungen unterzeichnen können, bietet Paperless Solutions mit DocuSign die Möglichkeit, in d.3ecm einfach digital zu unterschreiben.

Auch für Arbeitnehmer, die zuhause arbeiten, hat Paperless Solutions ideale Homeoffice-Lösungen. Sie reichen von der digitalen Eingangspost über die digitale Akte bis hin zu digitalem Vertragsmanagement und digitalen Prozessen und Workflows. Das spart viel Zeit und markiert einen großen Schritt in Richtung papierloses Büro.

4. Geeignete Arbeitsplätze für mobiles Büro

Das Mobile Office sollte ausreichend Platz für Arbeitsgeräte und einen gewissen Bewegungsradius bieten. Ideal sind CoWorking-Spaces, aber auch Business-Lounges und Hotel-Schreibtische eignen sich gut für die temporäre mobile Arbeit. Wichtig ist: Je sicherer ein Ort ist, je mehr Privatsphäre er bietet und je besser die mögliche Körperhaltung bei der Arbeit ist, desto geeigneter ist er fürs Mobile Office.

Fazit

Das Mobile Office ist ideal für jene, die außerhalb jedes Büroumfelds zeitlich und örtlich flexibel arbeiten möchten. Eine gute Vorbereitung, eine gute Selbstorganisation und ein hohes Maß an Selbstdisziplin sind allerdings Grundvoraussetzungen dafür, dass es rund läuft mit dem Mobile Office. Die Rahmenbedingungen werden dabei idealer Weise zuvor abgesteckt, um arbeitsrechtliche und versicherungstechnische Aspekte zu klären.