elektronische Aktenführung

Steigern Sie Ihre Effizienz durch intelligente Datenerfassung und mühelose Auffindbarkeit mit der digitalen Akte

Die Software für die digitale Akte von PAPERLESS-SOLUTIONS GmbH ermöglicht eine automatische Dokumentenablage und verbessert die Zugänglichkeit sowie die Zusammenarbeit im Team. Unsere moderne elektronische Aktenführung sorgt für mehr Transparenz und erleichtert die Verwaltung.
 
  • Effiziente Organisation und einfache Suche
  • Verbesserte Sicherheit und klare Zugriffsrechte
  • Nachhaltigkeit und spürbare Kosteneinsparungen
 
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Unsere Kunden 

hoger
Jüke-Systemtechnik
IMS
Digitale Akten sind mehr als nur ein digitales Archiv

Top 4 Kundenfragen: Ihr Leitfaden zur digitalen Akte

Finden Sie Antworten auf häufig gestellte Fragen zur elektronischen Aktenführung in unserem exklusiven Video!

 

Digitale Akte: der Mehrwert durch die Umsetzung mit der paperless

Warum PAPERLESS-SOLUTIONS GmbH als Implementierungspartner wählen?

20-jährige Erfahrung

Mit über 20 Jahren Erfahrung in digitalen Personalakten bietet paperless Expertise in Technik, Software, Prozessoptimierung und Aktenkonsolidierung, einschließlich der Optimierung der Aktenführung.

Effizienz

Mit paperless erhalten Sie einen festen Ansprechpartner für Ihre individuellen Projekte und weitere Lösungen, wodurch Abstimmungszeiten, Projektlaufzeiten und Einführungskosten reduziert werden.

Expertise

Dank unserer Erfahrung mit digitalen Gehaltsabrechnungen ist die Einführung der digitalen Personalakte heute einfach. Unsere Kunden erhalten in wenigen Tagen eine lauffähige Umgebung und geschulte Mitarbeiter.

Zukunftssicherheit

Entwickelt für nachhaltiges Wachstum, sind diese Lösungen darauf ausgelegt, sich parallel zu Ihrem Unternehmen zu entwickeln und anzupassen. Sie bieten die Flexibilität und Skalierbarkeit, um mit den sich verändernden Anforderungen Ihres Geschäfts Schritt zu halten.

Integration

Unsere Lösungen verbessern die Effizienz durch die nahtlose Integration in bestehende Systeme und die Automatisierung von Prozessen, was zu einer Optimierung der Geschäftsprozesse führt.

Whitepaper Download

Digitale Akten – alles, was Sie wissen müssen auf einen Blick

Laden Sie sich das Whitepaper zur digitalen Akte herunter. Der Projektguide „In 3 Phasen zur erfolgreichen Einführung digitaler Akten” gibt Ihnen einen Überblick über:

    1. Bestandsaufnahme und Zieldefinition
    2. Einführung und Arbeiten mit z. B. Kunden- und Lieferantenakten
    3. Unternehmensweite Akzeptanz bei der Einführung digitaler Akten
Whitepaper anfordern
Entdecken Sie die Vorteile der digitalen Aktenführung – Zugänglichkeit, Benutzerfreundlichkeit, Integration und Transparenz

Digitale Akte vs. Papierakte: Effizienz und Sicherheit für Ihr Unternehmen

  • automatisiert ablegen

  • sofort finden

  • rechtskonform

  • Berechtigungen

  • Vernetzung

  • flexibel

  • Mobiler Zugriff

  • kompakt & effizient

Dokumente automatisch erfassen & zuordnen

  • Einheitliche Erfassung: Dokumente aus E-Mails, Scans und Systemen können Sie automatisch in die digitale Akte übernehmen.
  • Strukturierte Zuordnung: Inhalte werden anhand von Metadaten der passenden Akte zugeordnet, perfekt für eine effiziente elektronische Aktenführung.
  • Vollständige Erfassung: Kein Dokument geht durch manuelle Ablagefehler verloren, alle Akten werden digital archiviert. 

Ihre Dokumente, sofort griffbereit

  • Zielgenaue Treffer: Mit der Volltext- und Metadatensuche in der digitalen Aktenführung finden Sie relevante Dokumente sofort.
  • Klare Aktenstruktur: Informationen sind in der E-Akte Software logisch gegliedert und leicht navigierbar.
  • Direkter Zugriff: In Ihrer Software für die digitale Akte öffnen Sie gesuchte Inhalte mit wenigen Klicks. 

Sichere Archivierung nach GoBD & DSGVO

  • Unveränderbare Archivierung: Speichern Sie in Ihrer elektronischen Akte rechtssicher und manipulationsgeschützt.
  • Lückenlose Protokollierung: Jede Bearbeitung, jeder Zugriff und jede Änderung wird automatisch erfasst und dokumentiert, das sorgt für Transparenz.
  • Gesetzeskonform: Ihre Software für die elektronische Aktenführung archiviert gemäß den Anforderungen nach GoBD- und DSGVO-Vorgaben und sorgt so für Sicherheit. 

Rechte klar definiert, standortübergreifend gewahrt

  • Rollenbasierte Freigabe: Zugriff wird präzise nach Benutzerrollen im Aktenverwaltungsprogramm gesteuert.
  • Datenschutzkonform: Vertrauliche Dokumente sind nur für berechtigte Personen sichtbar, auch in der digitalen Akte.
  • Standortübergreifende Sicherheit: Rechte gelten konsistent in allen Unternehmensbereichen und Systemen der elektronischen Aktenführung.

ERP, CRM & DMS perfekt verbunden

  • Nahtlose Anbindung: Die digitale Akte verbindet sich mit Ihren ERP-, CRM- und DMS-Systemen zu einer ganzheitlichen elektronischen Aktenführung.
  • Automatisierte Prozesse: Standardaufgaben wie Freigaben oder Ablagen in der E-Akte-Software laufen selbstständig ab.
  • Medienübergreifende Arbeit: Daten fließen systemübergreifend ohne doppelte Erfassung; optimal für Ihre moderne digitale Aktenführung. 

Die Akte, die mitwächst

  • Vielseitige Aktenarten: Setzen Sie Ihre Software für die digitale Akte als Kunden-, Projekt-, Vertrags- oder Personalakte ein.
  • Branchenunabhängig: Anpassbar für Verwaltung, Bau, Industrie und Dienstleistung; jede Branche profitiert von der elektronischen Aktenführung.
  • Skalierbar: Ihre digitale Akte wächst mit den Anforderungen und Strukturen Ihres Unternehmens. 

Ihre Akte – immer dabei

  • Ortsunabhängig: Zugriff auf Akten aus dem Büro, dem Homeoffice oder von unterwegs dank digitaler Aktenführung.
  • Geräteübergreifend: Nutzbar auf Smartphone, Tablet und Laptop; das Aktenverwaltungsprogramm ist überall verfügbar.
  • Echtzeitverfügbarkeit: Immer auf dem aktuellen Stand der Dokumente in der elektronischen Akte. 

Zeit, Platz und Aufwand sparen

  • Zeitersparnis: Schnelle Recherche in der E-Akte-Software erspart Ihnen langes Suchen in Papierarchiven.
  • Raumgewinn: Wegfall von physischen Archivflächen, da alle Akten digital archiviert werden.
  • Optimierte Abläufe: Weniger manuelle Arbeitsschritte steigern Ihre Produktivität, unterstützt durch Ihre moderne Digitale-Akten-Software.

Preise 

Um Ihnen einen genauen Überblick über die Kosten der digitalen Akte zu geben, haben wir für Sie einige anschauliche Beispiele zusammengestellt.
Bei den Implementierungskosten berücksichtigen wir die Projektkoordination, die technische Umsetzung, die Integration in Ihre Systeme und die Schulung der Keyuser.

documents basic

23 €/mtl. pro User

Implementierungskosten

Durchschnittlich benötigen wir hier bei einem Standardvorgehen ca. 4-6 Personentage. Dies bedeutet ca. 7.400 €

  • Checkmark Ihr digitales Archiv
  • Checkmark Zahlreiche Eingangskanäle
  • Checkmark Aufgabenverwaltung
  • Speicherbare Suchvorlagen
Jetzt Demo anfordern
Top-Angebot: Unsere Bestseller

documents business

34 €/mtl. pro User

Implementierungskosten

Durchschnittlich benötigen wir hier bei einem Standardvorgehen ca. 6-8 Personentage. Dies bedeutet ca. 10.360 €

  • Checkmark Alles aus basic
  • Checkmark Digitale Workflows
  • Checkmark Drittsystem-Anbindungen
  • Checkmark Komfortable Kollaboration
Jetzt Demo anfordern

documents ultimate

51 €/mtl. pro User

Implementierungskosten

Durchschnittlich benötigen wir hier bei einem Standardvorgehen ca. 10-12 Personentage. Dies bedeutet ca. 16.280 €

  • Checkmark Alles aus business
  • Checkmark Mobil & offline arbeiten
  • Checkmark Enterprise Search
  • Checkmark Viele weitere funktionen
Jetzt Demo anfordern

* Beispielhafte Preise. Die oben genannten Preise dienen lediglich zur Veranschaulichung, damit Sie sich einen Überblick verschaffen können. Es ist möglich, dass die Preise bei der Integration in ein ERP-System abweichen. Gerne erstellen wir Ihnen Ihr individuelles Angebot. 

 

Infrastruktur

Cloud, Hybrid oder On-premises

Ganz gleich, in welcher Infrastruktur Sie Ihr DMS bevorzugen, wir haben alles im Angebot: von der Standard Cloud über die vertrauenswürdige Cloud bis hin zur On-premises-Lösung. Auf Wunsch kombinieren wir auch alles zu einer hybriden Lösung, um Ihren Erfolg zu sichern.

Mehr erfahren
Cloud Hybrid Onpremises Icons alle zusammen
WARTEN SIE NICHT

Wir beraten Sie gerne 

Lassen Sie uns Ihr vertrauensvoller Partner bei der Digitalisierung Ihrer Dokumente sein! Zusammen verwirklichen wir Ihr Projekt mit Leidenschaft und Professionalität.

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FAQ

Welche Vorteile bietet die digitale Akte gegenüber der Papierakte?

Die digitale Akte ermöglicht eine effiziente elektronische Aktenführung, indem sie Dokumente schnell auffindbar, sicher gespeichert und ortsunabhängig zugänglich macht. Durch die Verwendung unserer moderner E-Akte Software können Akten digital archiviert und revisionssicher verwaltet werden, was Prozesse beschleunigt und Platz spart.

Welche Arten von Dokumenten können in der digitalen Akte verwaltet werden?

In der digitalen Akte lassen sich nahezu alle Dokumentenarten zentral und strukturiert verwalten – unabhängig von Format oder Herkunft. Dazu gehören Verträge, Rechnungen, Personalunterlagen, E-Mails, Projektunterlagen, technische Zeichnungen oder sogar Fotos und gescannte Papierdokumente. Mit unserer Software zur elektronischen Aktenführung können Sie alle relevanten Unterlagen effizient organisieren und revisionssicher digital archivieren.

Wie funktioniert das Suchen nach Dokumenten in der digitalen Akte?

Die elektronische Aktenführung ermöglicht eine effiziente und schnelle Dokumentensuche. Durch die Implementierung eines digitalen Aktenplans werden Dokumente logisch kategorisiert und erhalten strukturierte Metadaten. Die E-Akte Software unterstützt diese Prozesse durch Funktionen wie Volltextsuche, automatische Verschlagwortung und eine klare Ordnerstruktur. So können Sie Dokumente schnell und zuverlässig in Ihrer digitalen Akte finden.

Wie ist der Zugriff auf digitale Akten geregelt und abgesichert?

Der Zugriff auf digitale Akten wird über ein durchdachtes Berechtigungssystem in der E-Akte-Software geregelt, das genau festlegt, wer welche Dokumente einsehen oder bearbeiten darf. Die Software zur elektronischen Aktenführung sorgt zudem für eine sichere Speicherung und Protokollierung aller Zugriffe, sodass sensible Informationen geschützt und nur autorisierten Nutzern zugänglich sind. So verbindet die digitale Aktenführung einfache Handhabung mit hohem Datenschutz und Sicherheit.

Wo werden die Daten gespeichert und wie werden sie geschützt?

Die Daten in der digitalen Aktenführung werden sicher und flexibel gespeichert – entweder auf den eigenen Storage-Systemen Ihres Unternehmens oder in zertifizierten Rechenzentren. PAPERLESS-SOLUTIONS bietet Ihnen verschiedene Betriebsmodelle an, darunter On-Premises, Trusted Cloud und hybride Lösungen. Unabhängig vom gewählten Modell wird die Speicherung Ihrer Dokumente rechtssicher und revisionssicher gewährleistet. Alle Daten werden während der Übertragung mit 256-Bit-AES-Verschlüsselung geschützt, um unbefugten Zugriff zu verhindern.