elektronische Aktenführung

Steigern Sie Ihre Effizienz durch intelligente Datenerfassung und mühelose Auffindbarkeit mit der digitalen Akte

Die Software für die digitale Akte von PAPERLESS-SOLUTIONS GmbH ermöglicht eine automatische Dokumentenablage und verbessert die Zugänglichkeit sowie die Zusammenarbeit im Team. Unsere moderne elektronische Aktenführung sorgt für mehr Transparenz und erleichtert die Verwaltung.
 
  • Effiziente Organisation und einfache Suche
  • Verbesserte Sicherheit und klare Zugriffsrechte
  • Nachhaltigkeit und spürbare Kosteneinsparungen
 
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Ordnerstruktur im Unternehmen

Unsere Kunden 

hoger
Jüke-Systemtechnik
IMS
Digitale Akten sind mehr als nur ein digitales Archiv

Top 4 Kundenfragen: Ihr Leitfaden zur digitalen Akte

Finden Sie Antworten auf häufig gestellte Fragen zur elektronischen Aktenführung in unserem exklusiven Video!

 

Digitale Akte: der Mehrwert durch die Umsetzung mit der paperless

Warum PAPERLESS-SOLUTIONS GmbH als Implementierungspartner wählen?

20-jährige Erfahrung

Mit über 20 Jahren Erfahrung in digitalen Personalakten bietet paperless Expertise in Technik, Software, Prozessoptimierung und Aktenkonsolidierung, einschließlich der Optimierung der Aktenführung.

Effizienz

Mit paperless erhalten Sie einen festen Ansprechpartner für Ihre individuellen Projekte und weitere Lösungen, wodurch Abstimmungszeiten, Projektlaufzeiten und Einführungskosten reduziert werden.

Expertise

Dank unserer Erfahrung mit digitalen Gehaltsabrechnungen ist die Einführung der digitalen Personalakte heute einfach. Unsere Kunden erhalten in wenigen Tagen eine lauffähige Umgebung und geschulte Mitarbeiter.

Zukunftssicherheit

Entwickelt für nachhaltiges Wachstum, sind diese Lösungen darauf ausgelegt, sich parallel zu Ihrem Unternehmen zu entwickeln und anzupassen. Sie bieten die Flexibilität und Skalierbarkeit, um mit den sich verändernden Anforderungen Ihres Geschäfts Schritt zu halten.

Integration

Unsere Lösungen verbessern die Effizienz durch die nahtlose Integration in bestehende Systeme und die Automatisierung von Prozessen, was zu einer Optimierung der Geschäftsprozesse führt.

Whitepaper Download

Digitale Akten – alles, was Sie wissen müssen auf einen Blick

Laden Sie sich das Whitepaper zur digitalen Akte herunter. Der Projektguide „In 3 Phasen zur erfolgreichen Einführung digitaler Akten” gibt Ihnen einen Überblick über:

    1. Bestandsaufnahme und Zieldefinition
    2. Einführung und Arbeiten mit z. B. Kunden- und Lieferantenakten
    3. Unternehmensweite Akzeptanz bei der Einführung digitaler Akten
Whitepaper anfordern
Entdecken Sie die Vorteile der digitalen Aktenführung – Zugänglichkeit, Benutzerfreundlichkeit, Integration und Transparenz

Digitale Akte vs. Papierakte: Effizienz und Sicherheit für Ihr Unternehmen

  • Automatische Dokumentenablage

  • Zugänglichkeit und Kollaboration

  • Benutzerfreundlichkeit und intuitive Suche

  • Sicherheit und Compliance

Effiziente Organisation ohne manuellen Aufwand

Die Software für die digitale Akte automatisiert den Prozess der Dokumentenablage. Neu eingehende Dokumente, ob gescannt oder digital, werden von der E-Akte-Software selbstständig erfasst, analysiert und der entsprechenden Akte zugeordnet. Falls notwendig, werden neue Akten basierend auf den erkannten Informationen automatisch erstellt. Dieser Prozess reduziert manuellen Aufwand erheblich und vermeidet menschliche Fehler, was zu einer deutlichen Zeitersparnis führt.

Standortunabhängiger Zugriff fördert die Teamarbeit

In der Software zur elektronischen Aktenführung von PAPERLESS-SOLUTIONS GmbH haben alle autorisierten Nutzer jederzeit und überall Zugriff auf die benötigten Unterlagen. Dies ermöglicht ein effizientes und medienbruchfreies Arbeiten, selbst über Unternehmensgrenzen hinweg. Die verbesserte Kollaboration fördert den Informationsaustausch und unterstützt Teams dabei, schneller und fundierter Entscheidungen zu treffen.

Einfache Handhabung für alle Anwender

Die Plattform zeichnet sich durch ihre Benutzerfreundlichkeit und eine intelligente Suchfunktion aus. Mit unserem Aktenverwaltungsprogramm können Anwender schnell und einfach die benötigten Informationen finden, ohne sich durch komplexe Menüs navigieren zu müssen. Die intuitive Bedienung der elektronischen Aktenführung sorgt für eine hohe Akzeptanz unter den Nutzern und minimiert den Einarbeitungsaufwand.

Höchste Standards zum Schutz sensibler Daten

PAPERLESS-SOLUTIONS GmbH legt großen Wert auf die Sicherheit und Compliance Ihrer elektronischen Akte. Mit einem granularen Berechtigungskonzept der E-Akte-Software wird sichergestellt, dass nur befugte Personen Zugriff auf sensible Informationen erhalten. Die Lösung erfüllt zudem alle relevanten rechtlichen Anforderungen und Standards für die sichere Aufbewahrung von Dokumenten, was den Schutz vor unbefugtem Zugriff, Datenverlust und Compliance-Risiken gewährleistet.

Preise 

Um Ihnen einen genauen Überblick über die Kosten der digitalen Akte zu geben, haben wir für Sie einige anschauliche Beispiele zusammengestellt.
Bei den Implementierungskosten berücksichtigen wir die Projektkoordination, die technische Umsetzung, die Integration in Ihre Systeme und die Schulung der Keyuser.

documents basic

23 €/mtl. pro User

Implementierungskosten

Durchschnittlich benötigen wir hier bei einem Standardvorgehen ca. 4-6 Personentage. Dies bedeutet ca. 7.400 €

  • Checkmark Ihr digitales Archiv
  • Checkmark Zahlreiche Eingangskanäle
  • Checkmark Aufgabenverwaltung
  • Speicherbare Suchvorlagen
Jetzt Demo anfordern
Top-Angebot: Unsere Bestseller

documents business

34 €/mtl. pro User

Implementierungskosten

Durchschnittlich benötigen wir hier bei einem Standardvorgehen ca. 6-8 Personentage. Dies bedeutet ca. 10.360 €

  • Checkmark Alles aus basic
  • Checkmark Digitale Workflows
  • Checkmark Drittsystem-Anbindungen
  • Checkmark Komfortable Kollaboration
Jetzt Demo anfordern

documents ultimate

51 €/mtl. pro User

Implementierungskosten

Durchschnittlich benötigen wir hier bei einem Standardvorgehen ca. 10-12 Personentage. Dies bedeutet ca. 16.280 €

  • Checkmark Alles aus business
  • Checkmark Mobil & offline arbeiten
  • Checkmark Enterprise Search
  • Checkmark Viele weitere funktionen
Jetzt Demo anfordern

* Beispielhafte Preise. Die oben genannten Preise dienen lediglich zur Veranschaulichung, damit Sie sich einen Überblick verschaffen können. Es ist möglich, dass die Preise bei der Integration in ein ERP-System abweichen. Gerne erstellen wir Ihnen Ihr individuelles Angebot. 

 

Infrastruktur

Cloud, Hybrid oder On-premises

Ganz gleich, in welcher Infrastruktur Sie Ihr DMS bevorzugen, wir haben alles im Angebot: von der Standard Cloud über die vertrauenswürdige Cloud bis hin zur On-premises-Lösung. Auf Wunsch kombinieren wir auch alles zu einer hybriden Lösung, um Ihren Erfolg zu sichern.

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Cloud Hybrid Onpremises Icons alle zusammen
WARTEN SIE NICHT

Wir beraten Sie gerne 

Lassen Sie uns Ihr vertrauensvoller Partner bei der Digitalisierung Ihrer Dokumente sein! Zusammen verwirklichen wir Ihr Projekt mit Leidenschaft und Professionalität.

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FAQ

Welche Vorteile bietet die digitale Akte gegenüber der Papierakte?

Die digitale Akte ermöglicht eine effiziente elektronische Aktenführung, indem sie Dokumente schnell auffindbar, sicher gespeichert und ortsunabhängig zugänglich macht. Durch die Verwendung unserer moderner E-Akte Software können Akten digital archiviert und revisionssicher verwaltet werden, was Prozesse beschleunigt und Platz spart.

Welche Arten von Dokumenten können in der digitalen Akte verwaltet werden?

In der digitalen Akte lassen sich nahezu alle Dokumentenarten zentral und strukturiert verwalten – unabhängig von Format oder Herkunft. Dazu gehören Verträge, Rechnungen, Personalunterlagen, E-Mails, Projektunterlagen, technische Zeichnungen oder sogar Fotos und gescannte Papierdokumente. Mit unserer Software zur elektronischen Aktenführung können Sie alle relevanten Unterlagen effizient organisieren und revisionssicher digital archivieren.

Wie funktioniert das Suchen nach Dokumenten in der digitalen Akte?

Die elektronische Aktenführung ermöglicht eine effiziente und schnelle Dokumentensuche. Durch die Implementierung eines digitalen Aktenplans werden Dokumente logisch kategorisiert und erhalten strukturierte Metadaten. Die E-Akte Software unterstützt diese Prozesse durch Funktionen wie Volltextsuche, automatische Verschlagwortung und eine klare Ordnerstruktur. So können Sie Dokumente schnell und zuverlässig in Ihrer digitalen Akte finden.

Wie ist der Zugriff auf digitale Akten geregelt und abgesichert?

Der Zugriff auf digitale Akten wird über ein durchdachtes Berechtigungssystem in der E-Akte-Software geregelt, das genau festlegt, wer welche Dokumente einsehen oder bearbeiten darf. Die Software zur elektronischen Aktenführung sorgt zudem für eine sichere Speicherung und Protokollierung aller Zugriffe, sodass sensible Informationen geschützt und nur autorisierten Nutzern zugänglich sind. So verbindet die digitale Aktenführung einfache Handhabung mit hohem Datenschutz und Sicherheit.

Wo werden die Daten gespeichert und wie werden sie geschützt?

Die Daten in der digitalen Aktenführung werden sicher und flexibel gespeichert – entweder auf den eigenen Storage-Systemen Ihres Unternehmens oder in zertifizierten Rechenzentren. PAPERLESS-SOLUTIONS bietet Ihnen verschiedene Betriebsmodelle an, darunter On-Premises, Trusted Cloud und hybride Lösungen. Unabhängig vom gewählten Modell wird die Speicherung Ihrer Dokumente rechtssicher und revisionssicher gewährleistet. Alle Daten werden während der Übertragung mit 256-Bit-AES-Verschlüsselung geschützt, um unbefugten Zugriff zu verhindern.