Das Software-Projekt für den Handel startet mit einer Analyse Ihrer bestehenden Prozesse und wird anschließend strukturiert umgesetzt. Dabei begleiten wir Sie von der Konzeption bis zur erfolgreichen Einführung und Optimierung Ihrer DMS-Software für Handelsunternehmen. Grundlage ist dabei immer das DMS als digitales Archiv. Prozesse wie Eingangsrechnungsverarbeitung, Vertragsmanagement oder digitale Personalakten setzen modular darauf auf und lassen sich Schritt für Schritt ergänzen.

Bestehende Dokumente werden strukturiert migriert und in das digitale Archiv überführt. Dabei stellen wir sicher, dass alle Daten vollständig, korrekt und durchsuchbar sind. Gemeinsam prüfen wir zudem, welche Altbestände eine Migration wirklich lohnen: Papierbelege mit laufender Aufbewahrungsfrist, etwa Eingangsrechnungen, die zehn Jahre aufbewahrt werden müssen, verbleiben häufig wirtschaftlich sinnvoller bis zum Fristablauf im bestehenden Archiv, während alle neuen Belege von Anfang an digital erfasst werden.

Die Integration Ihrer DMS-Software für den Handel erfolgt über standardisierte Schnittstellen zum Dokumentensystem oder durch individuelle Anbindungen. So wird Ihr DMS nahtlos Teil Ihrer bestehenden Handelssoftware-Systemlandschaft. Für verbreitete Systeme wie Microsoft Dynamics 365 Business Central oder Sage existieren fertige Schnittstellen. Setzen Sie ein kleineres Warenwirtschaftssystem ein, gehen wir direkt mit dem Hersteller ins Gespräch und organisieren die Abstimmung aller Beteiligten – von der Terminfindung bis zur technischen Umsetzung.

Ihre bestehenden Prozesse werden analysiert und digital im Workflow Management abgebildet. Dadurch entstehen effiziente, automatisierte Freigabeprozesse innerhalb Ihrer Handelssoftware. Dabei beraten wir Sie auch, ob eine Standardkonfiguration oder eine individuelle Anpassung sinnvoller ist: Der Standard ist günstiger, weniger fehleranfällig und wird regelmäßig vom Hersteller geprüft und aktualisiert. Individualisierungen setzen wir dort um, wo sie wirklich nötig sind, und sprechen offen über das Risiko, dass individuelle Anpassungen bei Produktupdates nachgezogen werden müssen.

Die Dauer hängt von Umfang und Komplexität ab, erste Ergebnisse sind jedoch oft schnell sichtbar. In vielen Fällen können Teilbereiche bereits früh produktiv genutzt werden. Für klar umrissene Anforderungen, zum Beispiel eine Eingangsrechnungsverarbeitung mit einer Genehmigungsstufe ohne Drittsystem-Anbindung, bieten wir zudem standardisierte Festpreispakete an, die besonders schnell und planbar umgesetzt sind.

Wir bieten praxisnahe Schulungen, die auf Ihre Prozessdigitalisierung abgestimmt sind. So stellen wir sicher, dass Ihr Team das Cloud-, On-Premises- oder ein hybrides DMS-System effizient nutzt. Gibt es im Team Vorbehalte gegenüber dem neuen System, nehmen wir diese ernst: In Einzelschulungen gehen wir mit skeptischen Mitarbeitenden alle Abläufe im Detail durch und zeigen die persönlichen Vorteile auf. Denn Ziel ist nicht, Personal einzusparen, sondern Zeit für andere wichtige Aufgaben zu gewinnen. Für einen reibungslosen Projektverlauf empfehlen wir außerdem einen festen Ansprechpartner auf Ihrer Seite, der insbesondere die Testphase aktiv begleitet und sicherstellt, dass auch seltene Sonderfälle geprüft werden.

Auch nach der Einführung Ihrer DMS-Software für den Handel stehen wir Ihnen mit Support und kontinuierlicher Optimierung zur Seite. So bleibt Ihr System langfristig leistungsfähig.

Papierdokumente werden gescannt, per OCR-Dokumentenerkennung verarbeitet und in das System überführt. Anschließend stehen sie zentral und jederzeit digital zur Verfügung.

Die Einführung erfolgt schrittweise und eng abgestimmt mit Ihrem Tagesgeschäft. So bleibt Ihr operativer Betrieb jederzeit stabil.

Das System ist flexibel erweiterbar und wächst mit Ihren Anforderungen. Neue Prozesse können jederzeit ergänzt und angepasst werden. Bereits digitalisierte Abläufe passen wir dabei behutsam an, damit Ihr Team in seiner gewohnten Umgebung weiterarbeiten kann, ganz ohne erneuten Systemwechsel. 

Ein DMS automatisiert dokumentenintensive Prozesse wie Eingangsrechnungen, Lieferscheine und Bestellungen und entlastet damit Einkauf, Buchhaltung und Lager gleichzeitig.

Ja. Die Lösung ist auf schwankende Belegmengen ausgelegt und skaliert automatisch, auch in umsatzstarken Phasen wie dem Weihnachtsgeschäft oder Sale-Perioden.

PAPERLESS-SOLUTIONS unterstützt gängige ERP-Systeme wie Sage 100, Microsoft Dynamics und weitere Branchenlösungen. Die Integration erfolgt über standardisierte Schnittstellen.

Die Projektdauer hängt von der Unternehmensgröße, der bestehenden IT-Infrastruktur und dem Umfang der gewünschten Integrationen ab. In enger Zusammenarbeit mit Ihrem Team sorgen wir für eine strukturierte und zügige Einführung.

Ja. Dokumente und Workflows lassen sich zentral verwalten und standortübergreifend steuern inklusive rollenbasierter Zugriffsrechte für einzelne Filialen.

Eingangsrechnungen werden automatisch erfasst, mit Bestellungen abgeglichen und zur Freigabe weitergeleitet, ohne manuellen Aufwand und mit lückenloser Nachvollziehbarkeit. Auch komplexere Belege sind kein Problem: Rechnungen mit mehreren Steuersätzen, etwa Hotelrechnungen mit 0 %, 7 % und 19 % oder in Fremdwährung, werden sauber verarbeitet und korrekt an die Finanzbuchhaltung übergeben.

Die Kosten hängen von Nutzerzahl, Funktionsumfang und Integrationsaufwand ab. Wir erstellen Ihnen auf Basis Ihrer Anforderungen ein individuelles Angebot. Dabei beraten wir ehrlich: Rechnet sich eine Lösung für Ihre Unternehmensgröße oder Ihr Belegvolumen nicht, sagen wir Ihnen das offen und empfehlen nur, was wirtschaftlich wirklich Sinn ergibt.

Die Lösung unterstützt eine revisionssichere Archivierung und hilft dabei, gesetzliche Aufbewahrungspflichten einzuhalten. Ein wichtiger Faktor für Handelsunternehmen mit hohem Belegaufkommen.

Ja. Mit der Teilen-mit-Externen-Funktion von d.velop documents lassen sich Dokumente gezielt mit externen Personen teilen. Auch externe Partner können neue Dokumentversionen bereitstellen, ohne Zugriff auf das gesamte System zu erhalten.

Ein DMS geht weit über die reine Dateiablage hinaus: Es automatisiert Workflows, stellt Compliance sicher, ermöglicht Volltextsuche und ist direkt mit ERP-Systemen verbunden. Hinzu kommt die Dokumentenlenkung: Einmal freigegebene und archivierte Dokumente bleiben unveränderbar erhalten und können vor Ablauf ihrer Aufbewahrungsfrist nicht gelöscht werden. Neue Versionen werden sauber versioniert, ältere Stände bleiben nachvollziehbar, jede Freigabe ist direkt am Dokument dokumentiert.

 d.velop documents enthält eine eigens für das Produkt entwickelte, integrierte KI, etwa zum Zusammenfassen von Dokumenten. Datenschutz und Compliance stellt dabei der Hersteller sicher, entsprechende Zertifizierungen liegen vor. Wir beraten Sie gerne, welche KI-Funktionen für Ihre Belegprozesse im Handel sinnvoll sind.