Ein DMS-Projekt in der Industrie startet mit einer Analyse Ihrer bestehenden Dokumentenprozesse und Anforderungen, z. B. in Produktion, Verwaltung und Qualitätsmanagement. Darauf aufbauend entwickeln wir eine passende Lösung für Ihr Dokumentenmanagement in der Industrie inklusive ERP-Integration und Freigabeprozessen. Das DMS bildet dabei immer das Fundament: Prozesse wie Eingangsrechnungsverarbeitung, Vertragsmanagement oder digitale Personalakten setzen modular darauf auf und lassen sich schrittweise ergänzen.

Bestehende Dokumentenprozesse werden strukturiert aufgenommen, standardisiert und in digitale Workflows überführt, um Medienbrüche zu vermeiden. Ziel ist eine durchgängige digitale Transformation hin zur papierlosen Produktion und optimierten Dokumentenlenkung. Dabei übernehmen wir Abläufe nicht ungeprüft eins zu eins: Bislang manuelle Prozesse gestalten wir als klaren Neuanfang mit optimierten digitalen Workflows. Bereits digitalisierte Prozesse passen wir hingegen behutsam an, damit Ihre Teams in ihrer gewohnten Umgebung weiterarbeiten können.

Die Dauer hängt vom Umfang der Prozesse, Schnittstellen und Datenmengen ab, liegt jedoch typischerweise zwischen wenigen Wochen und mehreren Monaten. Durch modulare Softwarelösungen für die Industrie und klare Projektphasen wird eine schnelle und planbare Umsetzung der Digitalisierung in der Industrie ermöglicht. Für klar umrissene Anforderungen, etwa eine Eingangsrechnungsverarbeitung mit einer Genehmigungsstufe ohne Drittsystem-Anbindung, bieten wir zudem standardisierte Pakete zum Festpreis an, die besonders schnell und planbar umgesetzt werden.

Bestehende Dokumente werden mittels strukturierter Datenmigration, OCR-Texterkennung und Klassifizierung in das neue System überführt. Dabei wird auf eine revisionssichere Archivierung nach GoBD und eine saubere digitale Dokumentenablage geachtet. In der Praxis prüfen wir gemeinsam, welche Altbestände sich überhaupt lohnen zu migrieren: Eine rückwirkende Digitalisierung kompletter Papierarchive ist häufig wirtschaftlich nicht sinnvoll. Dokumente mit laufender Aufbewahrungsfrist, wie Eingangsrechnungen mit zehnjähriger Aufbewahrungspflicht, können bis zum Fristablauf im bestehenden Archiv verbleiben, während alle neuen Dokumente von Beginn an digital erfasst werden.

Die Einführung erfolgt über praxisnahe Schulungen, Rollen-basierte Trainings und begleitende Unterstützung im Arbeitsalltag. So wird sichergestellt, dass alle Mitarbeitenden das neue Dokumentenmanagement und den Dokumentenzugriff sicher nutzen können. Skeptische Mitarbeitende holen wir gezielt ab, bei Bedarf auch in Einzelschulungen, in denen wir Vorteile und Abläufe im Detail durchgehen und Vorbehalte ernst nehmen. Denn Ziel der Digitalisierung ist nicht, Personal einzusparen, sondern Freiräume für wertschöpfende Aufgaben zu schaffen. Wichtig für den Projekterfolg ist außerdem ein fester Ansprechpartner auf Kundenseite, der die Testphase koordiniert und sicherstellt, dass auch seltene Sonderfälle geprüft werden.

Ja, unsere industrielle Software ist flexibel erweiterbar und kann neben Standard-Schnittstellen auch individuelle Systeme anbinden. Besonders häufig erfolgt eine Integration mit ERP-Systemen, Lieferantenmanagement oder Qualitätsmanagement-Lösungen.

 Das klären wir gemeinsam bereits im Vertriebsprozess und spätestens im Kick-off. Bei PAPERLESS-SOLUTIONS ist dabei frühzeitig ein Projektleiter oder Berater eingebunden, damit nur verkauft wird, was sich auch sinnvoll umsetzen lässt. Standardlösungen sind günstiger, weniger fehleranfällig und werden regelmäßig durch den Hersteller aktualisiert und qualitätsgeprüft. Individualisierungen bieten maximale Flexibilität, bergen bei Produktupdates jedoch ein gewisses Risiko. Darüber sprechen wir offen mit Ihnen. Oft lässt sich durch eine moderate Anpassung interner Abläufe eine schlanke Standardlösung realisieren; wo individuelle Anforderungen zwingend sind, etwa durch interne Vorgaben oder Gremien, setzen wir diese gezielt und dokumentiert um. 

Wir arbeiten eng mit Ihrer IT-Abteilung zusammen und stimmen Architektur, Sicherheit und Infrastruktur gemeinsam ab, egal ob Cloud-DMS oder On-Premises-DMS. Dadurch wird eine stabile und sichere Einbindung in Ihre bestehende IT-Landschaft gewährleistet.

Ja, das System ist modular aufgebaut und wächst flexibel mit Ihren Anforderungen in der Industrie-Digitalisierung mit. Neue Abteilungen, Dokumentenworkflows oder digitale Akten lassen sich jederzeit unkompliziert ergänzen.

Ja. Über browserbasierte Zugänge lässt sich d.velop documents auch an Terminals in der Fertigung oder im Lager nutzen, ohne zusätzliche Softwareinstallation.

 d.velop documents verfügt über eine eigens für das Produkt entwickelte, integrierte KI, etwa zum Zusammenfassen von Dokumenten. Datenschutz und Compliance werden dabei direkt vom Hersteller sichergestellt und sind entsprechend zertifiziert. Wir beraten Sie, welche KI-Funktionen für Ihre Dokumentenprozesse sinnvoll sind und weisen transparent darauf hin, dass KI-generierte Ergebnisse stets geprüft werden sollten. 

Nach der Einführung bieten wir kontinuierlichen Support, Wartung und Optimierung Ihrer Dokumentenprozesse. Damit stellen wir sicher, dass Ihr Dokumentenmanagement inklusive Eingangsrechnungsverarbeitung und Vertragsmanagement dauerhaft effizient bleibt.

Während des gesamten Projekts steht Ihnen ein fester Projektleiter als zentraler Ansprechpartner zur Verfügung. Auch nach dem Go-Live bleibt dieser Kontakt für Support, Weiterentwicklung und Prozessoptimierung im Bereich DMS in der Industrie erhalten.