Einfach, automatisch, rechtssicher – E-Mail archivieren mit paperless solutions.
Endlich E-Mails rechtssicher archivieren
Die rechtssichere Archivierung von E-Mails kann für Unternehmen oftmals zur Herausforderung werden. Mit den Lösungen von paperless solutions bewegen Sie sich bei der E-Mail-Archivierung stets auf der sicheren Seite. Dank der intelligenten Archivierungssoftware verlieren Sie nie den Überblick über steuerrechtliche sowie datenschutzbezogene Pflichten und genießen darüber hinaus sämtliche Vorteile der E-Mail-Archivierung.
E-Mail archivieren – die wichtigsten Gründe für eine rechtssichere E-Mail-Archivierung
E-Mail-Aufbewahrungspflicht
Der wohl wichtigste Grund für eine rechtssichere E-Mail-Archivierung ist die Aufbewahrungspflicht geschäftlicher Dokumente. Insbesondere aus steuerrechtlicher und buchhalterischer Sicht erhebt das Finanzamt Anspruch auf langfristige Nachvollziehbarkeit geschäftlicher Korrespondenzen. Seit Anfang 2017 gilt die Pflicht zur revisionssicheren Archivierung auch für elektronische Post, die der Abwicklung eines Geschäftes dienen. Die wichtigsten Gesetze und Verordnungen in diesem Zusammenhang sind:
- GoBD: Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff
- DSGVO: Datenschutz-Grundverordnung
- HBG: Handelsgesetzbuch
- AO: Abgabenordnung
- UstG: Umsatzsteuergesetz
Rechtssicher und Datenschutzkonform
Arbeiten Sie dank der E-Mail-Archivierung von paperless solutions zu 100% Compliance-konform. Die rechtssichere Speicherung Ihrer Daten und revisionssichere Archivierung Ihrer E-Mails sorgt für höchste Sicherheit – insbesondere vor nachträglicher Veränderungen Ihrer Dokumente.
Unsere E-Mail-Archivierungssoftware ordnet Ihre E-Mails automatisiert den richtigen Vorgängen und digitalen Akten zu. Dadurch bleiben all Ihre relevanten E-Mails zu jeder Zeit sekundenschnell präzise aufrufbar
Mitarbeiter und E-Mail-Speicher entlasten
Aus vollen E-Mail-Speichern resultieren oftmals genervte Mitarbeiter. Sorgen Sie dank vollautomatischer E-Mail-Archivierung für mehr Platz im E-Mail-Speicher und entlasten Sie Ihre Mitarbeiter im Arbeitsalltag. Schnell installiert, einfach konfiguriert – setzen Sie auf die intelligente Archivierungssoftware von paperless solutions.
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Optimierung von Unternehmensprozessen
Die Automatisierung von Unternehmensprozessen genießt bei der Digitalisierungsstrategie von Unternehmen für gewöhnlich hohe Priorität. Vom Dokumentenmanagement-System (DMS) über die elektronische Eingangspostverarbeitung bis hin zur digitalen Signatur – verknüpfen Sie entscheidende Schnittstellen für eine einheitliche Prozessoptimierung.
Unsere E-Mail-Archivierungssoftware ordnet Ihre E-Mails automatisiert den richtigen Vorgängen und digitalen Akten zu. Dadurch bleiben all Ihre relevanten E-Mails zu jeder Zeit sekundenschnell präzise aufrufbar
Voraussetzungen und Kriterien für eine revisionssichere E-Mail-Archivierung
Art der E-Mail-Archivierung
Grundsätzlich bietet die Gesetzgebung keine spezifischen, sondern sehr allgemein gehaltene Vorgaben für die Archivierung von E-Mails. Nach §146 AO sowie §239 HGB müssen geschäftliche sowie steuerrechtlich relevante E-Mails
- vollständig,
- richtig,
- zeitgerecht,
- unveränderlich,
- ordentlich und
- nachvollziehbar
archiviert werden. Darüber hinaus sind E-Mails gemäß GoBD vollständig, manipulationssicher, jederzeit verfügbar und maschinell auswertbar zu archivieren.
Welche E-Mails müssen Unternehmen archivieren?
Jede E-Mail, die einem Handelsbrief entspricht, ist laut §238 Abs. 2 HGB revisionssicher zu archivieren. Dies gilt außerdem für E-Mails samt Dateianhängen mit steuerrechtlichem Bezug (§147 AO) wie Handelsbücher, Lageberichte und Handels- und Geschäftsbriefe.
Wie lange müssen Unternehmen E-Mails rechtssicher archivieren?
Nach §257 HBG Abs. 4 sowie §147 AO müssen geschäftliche E-Mails (Handelsbriefe) für mindestens 6 Jahre archiviert werden. Beinhalten E-Mails jedoch Rechnungen, Jahresabschlüsse, Buchungsbelege oder Bilanzen jeglicher Art gilt in diesem Falle eine Archivierungspflicht von mindestens 10 Jahren. Dabei beginnt die Aufbewahrungsfrist mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem die E-Mail gesendet bzw. empfangen wurde.
Revisionssicher & datenschutzkonform
Viele Unternehmen sorgen für eine revisionssichere E-Mail-Archivierung gemäß GoBD und verlieren dabei die Einhaltung der DSGVO aus den Augen. Nach der Datenschutzverordnung dürfen bestimmte E-Mails nicht archiviert, sondern müssen gelöscht werden. Dies betrifft jegliche E-Mails mit personenbezogenen Daten, die nicht mehr verwendet werden. Bei Fehlen eines entsprechenden Zwecks sieht die DSGVO eine unverzügliche Löschpflicht der jeweiligen E-Mail vor. Achten Sie dank der rechtssicheren E-Mail-Archivierung von paperless solutions jederzeit auf beide Seiten der Medaille und bewahren Sie Ihre E-Mails automatisch revisionssicher und datenschutzkonform.
Automatisiert, rechtssicher, datenschutzkonform – die E-Mail-Archivierung von paperless solutions
Arbeiten Sie stets GoBD- sowie DSGVO-konform und nutzen Sie dabei sämtliche Vorteile unserer intelligenten Archivierungssoftware zur Prozessoptimierung in Ihrem Unternehmen. Insbesondere beim Thema Datenschutz bildet die automatisierte E-Mail-Archivierung eine optimale Unterstützung. Handelsübliche E-Mail-Programme werden den strengen Anforderungen zur revisionssicheren E-Mail-Archivierung nicht gerecht. Der Zweck einer personenbezogenen E-Mail kann ständig im Laufe der Zeit entfallen, wodurch eine manuelle Einhaltung der strengen DSGVO-Vorgaben früher oder später zu massiven Herausforderungen führen kann.
Beschäftigen Sie sich nicht mehr mit undurchsichtigen Vorschriften und dem daraus resultierenden Mehraufwand – lassen Sie die Softwarelösung von paperless solutions einfach für Sie arbeiten.
Hannes Göbel
Beratung & Vertrieb
PAPERLESS-SOLUTIONS GmbH
Bleiben Sie rechtssicher – mit Ihrer individuellen, automatisierten E-Mail-Archivierung
Sie möchten mehr zum rechtssicheren E-Mail-Archivierung erfahren? Gerne beraten wir Sie in einem individuellen Gespräch. Wir freuen uns auf Ihre Anfrage!
FAQ
Warum E-Mails archivieren?
Für jede E-Mail, die einem Handelsbrief entspricht, gilt die Aufbewahrungspflicht. Insbesondere steuerrechtlich relevante E-Mails eines Unternehmens müssen nach den Vorgaben der GoBD und unter Einhaltung der strengen DSGVO-Richtlinien revisionssicher archiviert werden.
Wie lange E-Mails archivieren?
Geschäftliche und steuerrechtlich relevante E-Mails sind nach §257 HBG Abs. 4 sowie §147 AO für mindestens 6 Jahre revisionssicher zu archivieren. E-Mails, die Rechnungen, Buchungsbelege, Jahresabschlüsse oder Bilanzen jeglicher
Welche E-Mails müssen archiviert werden?
Jede E-Mail, die einem Handelsbrief entspricht (§238 Abs. 2 HGB) sowie sämtliche E-Mails samt Dateianhängen mit steuerrechtlichem Bezug wie z.B. Handelsbücher, Lageberichte und Handels- und Geschäftsbriefe (§147 AO), müssen revisionssicher archiviert werden.
Wie kann man E-Mails archivieren?
Eine rechtssichere und datenschutzkonforme E-Mail-Archivierung wird durch die Archivierungssoftware der paperless solutions gewährleistet. Sämtliche E-Mails werden unter Einhaltung der DSGVO automatisiert digitalen Akten zugewiesen und 100% Compliance-konform aufbewahrt.
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*inkl. Softwareonboarding. Keine Kündigung des Testzeitraums notwendig – keine Abofalle.