Erweitern Sie Ihr Team mit unseren DMS-Experten

Ein Managed Service für DMS- und ECM-Systeme umfasst den laufenden technischen Betrieb, die Überwachung und die Betreuung Ihrer digitalen Dokumenten- und Geschäftsprozesse. Je nach gewähltem Leistungsumfang übernehmen wir unter anderem Monitoring, Support, Hotfix Management, Problem Management und die Koordination von Updates.

Mit einem Managed Service reduzieren Sie den internen Administrationsaufwand und erhalten feste Ansprechpartner für den Betrieb Ihres DMS. Gleichzeitig werden Systemzustände überwacht, Störungen strukturiert bearbeitet und mögliche Probleme frühzeitig erkannt.

Managed Services eignen sich für Unternehmen, die ihr DMS oder ECM zuverlässig betreiben möchten, aber nicht alle Aufgaben intern abdecken wollen. Das Angebot richtet sich sowohl an kleinere Organisationen als auch an Unternehmen mit komplexen Systemlandschaften und individuellen Geschäftsprozessen.

Der genaue Leistungsumfang hängt vom gewählten Servicepaket ab. Zu den möglichen Leistungen gehören:

• Monitoring und Überwachung des Systems
• Ticket- und Telefonsupport
• Hotfix Management
• Event Management für Basis- und kundenspezifische Prozesse
• Problem Management
• regelmäßige Service- und Updategespräche
• Key-User-Support
• API-Performance-Monitoring
• Patch Management
• Concierge- beziehungsweise VIP-Service
• Notfalltelefon und erweiterte Servicezeiten

Wir bieten verschiedene Servicepakete für unterschiedliche Anforderungen:

• Basic Managed Service für die grundlegende Betreuung und Überwachung
• Advanced Managed Service mit erweiterten Support- und Managementleistungen
• Full Managed Service mit umfassender Betreuung, zusätzlichen Ansprechpartnern und erweiterten Servicebausteinen
• Individuelle Managed Services für besondere Anforderungen und kundenspezifische Systemumgebungen

 Das Basic-Paket konzentriert sich auf die grundlegende Systembetreuung und Überwachung. Advanced ergänzt diese Leistungen unter anderem um verkürzte Reaktionszeiten, Problem Management und erweitertes Event Management. Full bietet den umfassendsten Leistungsumfang mit zusätzlichen Leistungen wie Key-User-Support, API-Performance-Monitoring und Concierge-Service. 

Die Anzahl der Servicegespräche richtet sich nach dem gebuchten Paket:

• Basic Managed Service: 2 Servicegespräche pro Jahr
• Advanced Managed Service: 6 Servicegespräche pro Jahr
• Full Managed Service: 12 Servicegespräche pro Jahr

Zusätzlich sind regelmäßige Updategespräche vorgesehen.

Beim Monitoring werden relevante System- und Betriebswerte überwacht. Dadurch können Auffälligkeiten frühzeitig erkannt und Maßnahmen eingeleitet werden, bevor sie den laufenden Betrieb oder wichtige Geschäftsprozesse beeinträchtigen.

Hotfix Management umfasst die Prüfung, Koordination und gegebenenfalls Umsetzung dringender Fehlerkorrekturen. Ziel ist es, kritische Probleme möglichst schnell zu beheben und die Stabilität des DMS- beziehungsweise ECM-Systems sicherzustellen.

Patch Management richtet sich nach dem gewählten Servicepaket und der individuellen Vereinbarung. Je nach System und Leistungsumfang kann Patch Management enthalten oder als zusätzlicher Service gebucht werden. Wir unterstützen bei der Planung, Prüfung und Umsetzung relevanter Patches.

Die regulären Servicezeiten sind montags bis freitags von 08:00 bis 17:00 Uhr. Erweiterte Servicezeiten, ein Notfalltelefon sowie zusätzliche 24/7-Leistungen können je nach Vertrag und Bedarf vereinbart werden.

Je nach gewähltem Managed-Service-Paket stehen Ihnen feste beziehungsweise dedizierte Ansprechpartner zur Verfügung. Im Full Managed Service können zusätzlich Key-User-Support und ein Concierge- beziehungsweise VIP-Service vereinbart werden.

Ja. Neben der Betreuung von Basisfunktionen können auch kundenspezifische Prozesse berücksichtigt werden. Dazu gehören beispielsweise individuelle Workflows, Schnittstellen, Fachverfahren oder besondere Anforderungen an Monitoring und Support.

Ja. Die Kalkulation berücksichtigt unter anderem die Größe und Komplexität der betreuten Systemumgebung. Dadurch kann der Service für kleinere, mittlere und größere DMS-/ECM-Installationen passend zusammengestellt werden.

Der Preis hängt unter anderem vom gewählten Servicepaket, der Systemgröße, dem Vertragsmodell und den zusätzlich gebuchten Leistungen ab. Für eine genaue Einschätzung erstellen wir ein individuelles Angebot.

Zu Beginn analysieren wir Ihre Systemumgebung, die bestehenden Betriebsprozesse und Ihre individuellen Anforderungen. Anschließend legen wir den passenden Leistungsumfang fest und definieren Ansprechpartner, Servicezeiten sowie die gewünschten Support- und Monitoring-Leistungen.