HR-WORKS-Schnittstelle für d.velop documents

Reisekosten aus HR WORKS automatisch archivieren

Reisekostenabrechnungen und Belege in d.velop documents zusammenführen

Die HR-WORKS-Schnittstelle von PAPERLESS-SOLUTIONS überträgt Reisekostenabrechnungen statusgesteuert in d.velop documents. Ein Reisekostenbericht bündelt die Abrechnung mit allen zugehörigen Belegen im Anhang. Zusätzlich werden definierte Personenstammdaten für Folgeprozesse und zur Validierung von Dokumenteigenschaften bereitgestellt.

So reduzieren Sie manuelle Übertragungs- und Ablageschritte und verbinden Ihre Reisekostenprozesse mit Ihrer zentralen Dokumentenverwaltung.

 

 
Beratung zur Schnittstelle anfragen
schnittstellenbild-hrworks-d.velop-documents-paperless-solutions-web-1280
Reisekostenbericht aus HR WORKS mit zugehörigen Belegen und Dokumenteigenschaften in d.velop documents auf einem Monitor.
Die Herausforderung:

Reisekosten digital abrechnen – und anschließend manuell ablegen?

Die Reisekostenabrechnung erfolgt in HR WORKS. Für die zentrale Ablage in Ihrem Dokumentenmanagement müssen Abrechnungen und Belege jedoch häufig zusätzlich exportiert und übertragen werden. Dieser wiederkehrende Arbeitsschritt kostet Zeit und schafft eine weitere Schnittstelle im Arbeitsalltag.

Wenn HR WORKS und DMS getrennt arbeiten, entsteht zusätzlicher Aufwand
  • Reisekostenabrechnungen werden manuell aus HR WORKS exportiert.
  • Abrechnungen und zugehörige Belege müssen zusammengeführt werden.
  • Die Übertragung in das zentrale Dokumentenmanagement erfolgt in einem weiteren Arbeitsschritt.
  • Personeninformationen müssen für die Ablage und weitere Dokumentenprozesse verfügbar sein.

Mit einer automatisierten Anbindung lässt sich der Weg von der Reisekostenabrechnung zur zentralen Dokumentenablage vereinfachen.

Die Lösung

HR WORKS und d.velop documents für die Reisekostenablage verbinden

Die Schnittstelle von PAPERLESS-SOLUTIONS verbindet die Reisekostenabrechnung in HR WORKS mit der Dokumentenverwaltung in d.velop documents. Sie prüft den Abrechnungsstatus und steuert darüber die Archivierung. Der erstellte Reisekostenbericht enthält die zugehörigen Belege im Anhang.

Als zweite Kernfunktion überträgt die Schnittstelle definierte Personenstammdaten in d.velop business objects. Dort stehen sie für Folgeprozesse und zur Validierung von Dokumenteigenschaften bereit.

Ihre Vorteile auf einen Blick 

hr-works-reisekosten-01-automatische-ablage

Weniger manuelle Ablageschritte

Reisekostenabrechnungen werden automatisiert aus HR WORKS an d.velop documents übergeben. Das reduziert wiederkehrende Export- und Übertragungsaufgaben.

hr-works-reisekosten-02-abrechnung-und-belege

Abrechnung und Belege zusammen

Ein Reisekostenbericht enthält alle zugehörigen Belege im Anhang. So bleiben die Unterlagen einer Abrechnung in der zentralen Dokumentenablage zusammen.

hr-works-reisekosten-03-statusgesteuerte-archivierung

Archivierung nach Abrechnungsstatus

Die Schnittstelle prüft den Status der Reisekostenabrechnung in HR WORKS. Anhand dieser Information wird die Archivierung in d.velop documents gesteuert.

hr-works-reisekosten-04-personenstammdaten

Personenstammdaten weiter nutzen

Definierte Personenstammdaten werden gemäß Ihrer freigegebenen Feldliste in d.velop business objects übertragen und für weitere Prozesse bereitgestellt.

hr-works-reisekosten-05-ablage-und-suche

Ablage und Suche unterstützen

Die übertragenen Stammdaten können zur Validierung von Dokumenteigenschaften genutzt werden. Das unterstützt eine einheitliche Dokumentablage und Suche.

hr-works-reisekosten-06-systeme-verbinden

Bestehende Systeme verbinden

HR WORKS bleibt Ihre Lösung für die Reisekostenabrechnung. d.velop documents übernimmt die zentrale Dokumentenverwaltung. Die Schnittstelle verbindet beide Aufgaben.

So arbeitet die Schnittstelle

Von der Reisekostenabrechnung zur zentralen Archivierung

Zusätzlich überträgt die Schnittstelle definierte Personenstammdaten in d.velop business objects. Diese können für Folgeprozesse sowie zur Validierung von Dokumenteigenschaften verwendet werden.

1. Schritt: Reisekosten in HR WORKS

Die Reisekostenabrechnung und ihre zugehörigen Belege liegen in HR WORKS vor.

2. Schritt: Abrechnungsstatus prüfen

Die Schnittstelle prüft den Status der Abrechnung und steuert anhand dieser Information die Archivierung.

3. Schritt: Reisekostenbericht erstellen

Ein Reisekostenbericht wird erstellt. Er enthält die zugehörigen Belege im Anhang.

4. Schritt: In d.velop documents ablegen

Der Reisekostenbericht wird in d.velop documents archiviert und steht in Ihrer zentralen Dokumentenverwaltung bereit.

Für wen ist die Schnittstelle geeignet?

Die passende Anbindung für Ihre HR-WORKS- und d.velop-Umgebung

Sie nutzen HR WORKS und d.velop documents?

Verbinden Sie zwei bereits etablierte Systeme und automatisieren Sie die Übertragung Ihrer Reisekostenabrechnungen. Besonders bei regelmäßig anfallenden Abrechnungen reduzieren Sie wiederkehrende manuelle Ablageschritte.

 

 

Ihr Vorteil:
Reisekostenberichte mit Belegen zentral ablegen und vorhandene Personenstammdaten für weitere Prozesse nutzen.

 

Sie nutzen bereits HR WORKS?

Wenn Sie Ihre Systemlandschaft um d.velop documents erweitern möchten, lässt sich die Reisekostenablage direkt anbinden. d.velop documents kann darüber hinaus als zentrale Dokumentenverwaltung für weitere Unternehmensbereiche eingesetzt werden.

 

 

 

 

Ihr Vorteil:
Die Reisekostenabrechnung bleibt in HR WORKS und wird mit Ihrer unternehmensweiten Dokumentenablage verbunden.

Sie nutzen bereits d.velop documents?

Wenn Sie HR WORKS für Ihre Reisekostenabrechnung einführen möchten, können Sie die zentrale Ablage im vorhandenen DMS mitplanen. Die Schnittstelle überträgt Reisekostenberichte mit Belegen und stellt definierte Personenstammdaten bereit.

 

 

 

Ihr Vorteil:
Neue Reisekostenprozesse an Ihr bestehendes Dokumentenmanagement anbinden.

hr-works-dvelop-documents-systemintegration

Warum Reisekosten aus HR WORKS zusätzlich im DMS archivieren?

HR WORKS und d.velop documents erfüllen unterschiedliche Aufgaben: In HR WORKS bearbeiten Sie Ihre Reisekostenabrechnungen. In d.velop documents verwalten Sie Dokumente zentral und führen Unterlagen aus verschiedenen Unternehmensbereichen zusammen.

Die Schnittstelle verbindet diese Aufgaben. Reisekostenberichte mit Belegen werden aus HR WORKS an d.velop documents übergeben. Definierte Personenstammdaten stehen dort zusätzlich für weitere Dokumentenprozesse bereit.

In der Cloud und in hybriden Umgebungen nutzbar

Die Schnittstelle unterstützt d.velop documents basic, business und ultimate in der Cloud. Auch die Anbindung eines lokal betriebenen d.velop documents-Systems ist mit d.3one und Platform Connect möglich.

Vorausgesetzt werden eine HR-WORKS-Instanz, die erforderlichen Lizenzen und Berechtigungen sowie abgestimmte Stammdatenfelder und Zuordnungen zwischen den Systemen.

Technische Voraussetzungen besprechen
Pakete und Testphase

Die HR-WORKS-Schnittstelle 30 Tage kostenlos testen

Testen Sie die automatisierte Reisekostenablage und die Übertragung definierter Personenstammdaten. Alle Pakete enthalten den gleichen Funktionsumfang. Das passende Paket richtet sich nach der Nutzerzahl.

Small

69 €/mtl.

20-49 User

Medium

99 €/mtl.

50-99 User

Large

129 €/mtl.

100-299 User

X-Large

199 €/mtl.

ab 300 User


Das Angebot umfasst die Schnittstelle. Ein HR-WORKS-Abonnement und die erforderlichen d.velop-Lizenzen werden separat benötigt.

Testphase anfragen
Ihre Systeme verbinden

Wie passt die HR-WORKS-Schnittstelle in Ihre Systemlandschaft?

Sie möchten Reisekostenabrechnungen aus HR WORKS automatisiert in d.velop documents archivieren? Wir klären mit Ihnen die technischen Voraussetzungen, die benötigten Stammdaten und das passende Paket.

Teilen Sie uns mit, welche Systeme Sie bereits einsetzen und wie Ihre Reisekostenablage heute funktioniert.

Beratung anfragen
FAQ: Fragen zur Integration

Häufige Fragen zur HR-WORKS-Schnittstelle für d.velop documents

Was überträgt die HR-WORKS-Schnittstelle an d.velop documents?

Die Schnittstelle überträgt Reisekostenabrechnungen aus HR WORKS als Reisekostenbericht mit den zugehörigen Belegen im Anhang. Zusätzlich werden definierte Personenstammdaten gemäß einer freigegebenen Feldliste in d.velop business objects bereitgestellt.

Wie funktioniert die automatische Archivierung der Reisekosten?

Die Schnittstelle prüft den Abrechnungsstatus in HR WORKS und steuert anhand dieser Information die Archivierung in d.velop documents. Der für die Übertragung maßgebliche Status wird im Rahmen der Anbindung abgestimmt.

Wofür werden die Personenstammdaten verwendet?

Die übertragenen Personenstammdaten stehen in d.velop business objects für Folgeprozesse und zur Validierung von Dokumenteigenschaften bereit. Sie können dadurch eine einheitliche Dokumentablage und Suche unterstützen.

Ist die Schnittstelle auch mit einem lokalen d.velop-System nutzbar?

Ja. Neben d.velop documents basic, business und ultimate in der Cloud ist eine hybride Anbindung möglich. Dafür benötigt das lokal betriebene d.velop documents-System d.3one und Platform Connect.

Prüft die Schnittstelle die Reisekostenabrechnungen fachlich?

Nein. Die Schnittstelle übernimmt die statusgesteuerte Übertragung und Archivierung. Sie prüft die Inhalte der Reisekostenabrechnung nicht fachlich und übernimmt keine manuelle Nachbearbeitung.

Sind HR WORKS und d.velop documents im Preis enthalten?

Nein. Die Pakete umfassen die Schnittstelle. Für HR WORKS und d.velop documents werden separate Abonnements beziehungsweise die erforderlichen Lizenzen benötigt.