Ihre bestehenden Dokumente werden analysiert, strukturiert und in digitale Akten überführt. Dabei entstehen klare digitale Objektakten, Mieterakten und Eigentümerakten im zentralen Aktenmanagement. Durch OCR und Klassifizierung sind alle Inhalte sofort durchsuchbar und verfügbar, die Basis für eine papierlose Verwaltung und um Ihre Immobilienakten zu digitalisieren. Wir unterscheiden dabei nach wirtschaftlichem Nutzen: Akten, mit denen Sie laufend arbeiten, etwa Objekt- und Mieterakten, gehören ins digitale System. Reine Altbestände mit ablaufender Aufbewahrungsfrist, zum Beispiel alte Eingangsrechnungen, verbleiben dagegen oft sinnvoller bis zum Fristablauf im bestehenden Archiv, statt kostenpflichtig nachdigitalisiert zu werden. 

Ihre individuellen Freigabeprozesse werden im DMS für Immobilien digital modelliert und automatisiert. Der Rechnungsfreigabe-Workflow wird transparent und nachvollziehbar abgebildet und ermöglicht es Ihnen, Eingangsrechnungen zu automatisieren. So reduzieren Sie manuelle Abstimmungen, optimieren Ihre Software-Prozesse in der WEG-Verwaltung und können Ihre Immobilienprozesse optimieren. Im Kick-off klären wir gemeinsam, ob dafür der bewährte Standard genügt oder eine Individualisierung nötig ist. Der Standard ist günstiger, weniger fehleranfällig und wird laufend vom Hersteller aktualisiert und qualitätsgesichert; individuelle Anpassungen setzen wir gezielt um, weisen aber transparent darauf hin, dass sie bei Produktupdates ein gewisses Pflegerisiko mit sich bringen.

Die Integration erfolgt über standardisierte Schnittstellen oder individuelle Anbindungen. Ihre bestehende Property Management Software oder Verwaltungssoftware bleibt erhalten und wird sinnvoll erweitert. Dadurch entsteht eine durchgängige Systemlandschaft, mit der Sie Ihre Hausverwaltung digitalisieren und Ihre Immobilienverwaltung effizienter machen. Gibt es für Ihr System noch keine fertige Schnittstelle, übernehmen wir die Abstimmung mit dem Softwarehersteller, vom Klären des beidseitigen Datenaustauschs bis zur Koordination gemeinsamer Termine aller Beteiligten.

Das System ermöglicht standortübergreifenden Zugriff auf alle Dokumente und Prozesse. Über Rollen und Berechtigungen wird der Zugriff individuell gesteuert und ein sicherer Datenzugriff mobil ermöglicht. So wird Ihr digitales Backoffice gestärkt und die Teamzusammenarbeit deutlich effizienter.

Papierdokumente werden gescannt, per OCR verarbeitet und strukturiert abgelegt. Anschließend werden sie mit bestehenden digitalen Akten verknüpft und in eine zentrale Archivierung digital überführt. So entsteht ein vollständiges, konsistentes digitales Archiv für Ihre Immobilienverwaltung.

Ihre Mitarbeitenden erhalten praxisnahe Schulungen auf Basis realer Prozesse. Zusätzlich begleiten wir die Einführung im Arbeitsalltag und unterstützen den Aufbau eines effizienten digitalen Backoffice. So können Teams schneller produktiv arbeiten und nachhaltig Zeit sparen in der Hausverwaltung. Auf Wunsch schulen wir einzelne Mitarbeitende auch persönlich unter vier Augen, gerade wer dem neuen System skeptisch gegenübersteht, wird so gezielt abgeholt. Dabei nehmen wir auch Sorgen ernst: Es geht nicht darum, Stellen einzusparen, sondern Ihrem Team Zeit für die Aufgaben zu verschaffen, die im Verwaltungsalltag sonst zu kurz kommen. Bewährt hat sich zudem ein fester Projektverantwortlicher auf Ihrer Seite, der die Testphase koordiniert.

Alle Dokumente werden zentral im System erfasst und den jeweiligen Objekten zugeordnet. Prozesse wie Wartungen oder Schadensmeldungen lassen sich automatisiert steuern und transparent nachvollziehen. Auch Themen wie Mieterkommunikation digital und Dienstleisterprozesse werden effizient abgebildet.

Zugriffe werden über ein detailliertes Rollen- und Berechtigungskonzept gesteuert. Sensible Dokumente wie Verträge werden sicher im Vertragsmanagement Immobilien verwaltet. Ergänzend sorgt bei Immobilien die digitale Signatur für rechtssichere Freigaben und maximale Compliance. Einmal archivierte Dokumente sind zudem revisionssicher geschützt: Sie bleiben unveränderbar erhalten, können vor Ablauf ihrer Aufbewahrungsfrist nicht gelöscht werden, und jede neue Version wird nachvollziehbar dokumentiert. Ältere Stände bleiben jederzeit einsehbar.

Wiederkehrende Prozesse werden automatisiert und mit Fristen versehen. Das System erinnert aktiv an anstehende Aufgaben und unterstützt so die digitale Mietverwaltung sowie administrative Abläufe. Dadurch lassen sich Fehler vermeiden, in der Verwaltung Kosten senken und Abläufe nachhaltig optimieren.

 Ja, die Lösung skaliert nach unten wie nach oben: Selbst Immobilienverwaltungen mit nur einem Mitarbeitenden setzen sie zu überschaubaren monatlichen Lizenzkosten wirtschaftlich ein. Für klar umrissene Anforderungen bieten wir zudem standardisierte Festpreispakete an, die schnell und planbar umgesetzt sind. Und sollte sich eine Lösung für Ihren Bedarf einmal nicht rechnen, sagen wir Ihnen das offen. Wir beraten ehrlich statt um jeden Preis zu verkaufen. 

In d.velop documents ist eine eigens für das Produkt entwickelte KI integriert, mit der sich beispielsweise Dokumente zusammenfassen lassen. Datenschutz und Compliance werden direkt vom Hersteller gewährleistet und sind zertifiziert. Das ist wichtig gerade beim Umgang mit sensiblen Mieter- und Eigentümerdaten. Gerne beraten wir Sie, welche KI-Funktionen Ihre Verwaltungsprozesse sinnvoll unterstützen.